4.4. Документування діяльності колегіальних органів: складання протоколів, порядок оформлення рішень

Протокол – це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують ь то­пова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісії.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх списки складається окремо й додається, а в протоколі зазначаєте лишите загальна кількість присутніх. У цій частині; подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить - такі частини: слухали; виступали; ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великий літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступною рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідач, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додасться.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:

короткі (записуються обговорювані питання, прізвище доповідачів, прийняті рішення);

повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);

стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

Реквізити:

Назва виду документа.

Заголовок (вказується структурний підрозділ а колегіальний орган).

Дата засідання.

Номер.

Гриф затвердження (якщо потрібно).

Текст.

Підписи голови й секретаря.

Витяг з протоколу (службового документу) – це засвідчена копія частини тексту службового документа.

У витягу робиться дослівний запис змісту виписуваних роз­ділів, пунктів, абзаців.

При оформленні витягу з протоколу обов'язково пишуть вступну частину, включаючи питання порядку денного, по якому робиться витяг, а потім з основної частини дослівно виписують текст потрібного розділу. Як правило, витяг роблять з одного питання порядку денного, зазначаючи пункти «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ» (пункт «ВИСТУПИЛИ» звичайно опускається). Далі проставляється реквізит «Підпис» із прізвищами голови та секретаря.

Витяг оформлюється на відповідному бланку або на чистому аркуші з відтворенням усіх реквізитів бланка і завіряється проставлянням позначки про засвідчення копії. У певних випадках, передбачених нормативними документами, витяг завіряють пе­чаткою.