4.5. Поняття про формування справ у діловодстві. Їх зберігання. Номенклатура справ

Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:

– до справи включаються документи, робота над якими завершена;

– документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;

– документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

– документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;

– до справи включається один примірник документа;

– кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;

– до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);

– до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;

– документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;

– документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.

Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:

– протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);

– документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2–3 рази.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба.

Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає в себе:

– експертизу наукової і практичної цінності документів;

– оформлення справ;

– опис справ;

– передачу справ до архіву .

Експертиза цінності документів – це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів розгляду, що не підлягають зберіганню. Ці описи та акти підлягають схваленню експертною комісією.

Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником .

Для , що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником після затвердження описів справ постійного зберігання ЕПК відповідного державного архіву.

Знищення відібраних справ оформляється актом. Акт про знищення документів або справ підписують голова та члени експертної комісії, затверджує керівник .

Після закінчення діловодного року в процесі підготовки справ до наступного зберігання і використання вони підлягають відповідному оформленню працівниками структурних підрозділів, які відповідають за ведення діловодства, за методичної допомоги і контролю працівників служби діловодства та архівних підрозділів . Ця робота організовується та проводиться так, щоб до архіву надходили справи, які не потребують додаткової обробки.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.

Повне оформлення передбачає виконання таких видів робіт:

– перегрупування документів справи у пряму хронологічну послідовність (із січня до грудня);

– нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому правому куті арабськими цифрами;

– складання для більш цінних справ внутрішнього опису документів;

– складання підсумкового запису справи;

– підшивання документів справи у тверду обкладинку з картону на 3–4 проколи міцною ниткою;

– оформлення обкладинки справи.

На обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вказується:

– назва ;

– назва структурного підрозділу;

– індекс справи;

– заголовок справи;

– № тому;

– дата;

– кількість аркушів;

– термін зберігання справи.

Справи короткотермінового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню. Документи в них не підшиваються, аркуші не нумеруються, опис документів і підсумковий напис не оформляється. При необхідності уточнюється оформлення обкладинки справи.

Важливим реквізитом обкладинки справи є її дата.

Датою справи постійного і тривалого зберігання, а також справи, які містять декілька томів, є крайні дати документів, занесених до справи.

Датою справи, яка містить протоколи засідань колегіальних органів, комісій тощо, є дата складання першого та останнього протоколів або дати їх затвердження.

Датою особової справи є дати підпису наказів про призначення та звільнення працівника.

Внутрішній опис для найбільш важливих документів справ постійного і тривалого зберігання розміщується на початку справи та містить зазначення індексів документів у справі, дату, їх короткий зміст і номери аркушів у справі.

У кінці кожної справи постійного і тривалого зберігання (понад 10 років) для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів складається підсумковий запис на окремому аркуші.

У ньому цифрами та прописом вказується кількість пронумерованих аркушів та окремо через знак “+” (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису (при його наявності). Напис підписується укладачем (посада, особистий підпис з розшифруванням) і датується.

Після закінчення діловодного року справи постійного і тривалого зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені відповідно до вимог державного стандарту, включаються до описів справ.

Опис справ – це систематизований перелік заголовків справ, які розкривають їх склад та зміст і закріплюють систематизацію справ та їх облік.

Описи справ є обліковими документами й основною частиною науково-довідкового апарату архіву, який забезпечує оперативний пошук документів.

Вони складаються працівниками структурних підрозділів, відповідальних за діловодство, при методичній допомозі архівного підрозділу . При цьому необхідно дотримуватись таких правил:

– номер структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ структурного підрозділу № 12-21 і заведені у 1999 році матимуть номер 12-21/П-99 (постійного зберігання); 12-21/Т-99 (тривалого зберігання); 12-21/ОС-99 (з особового складу);

– систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і у цілому;

– кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожний том вноситься до опису під окремим номером;

– справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості справ, включених до опису, перший і останній номери за описом, а також при необхідності вказуються особливості нумерації справ в описі.

Опис справ структурного підрозділу підписується особою, що його підготувала (із зазначенням посади й дати), погоджується з керівником діловодної служби та затверджується керівником структурного підрозділу.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання разом з реєстраційним журналом і контрольно-обліковими картками передаються на зберігання до архіву через два роки після завершення їх у діловодстві. Так, справи за 2000 рік повинні передаватись на зберігання до архіву у 2003 році).

Передача справ до архіву здійснюється, як правило, за графіком, складеним архівом і затвердженим керівником .

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передачі до архіву не підлягають і повинні зберігатися, як правило, у структурних підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника вони можуть бути передані до архіву за описом або номенклатурою справ.

У кінці опису в кожному його примірнику цифрами та прописом вказують кількість фактично прийнятих до архіву справ, дата прийому-передачі справ, а також ставляться підписи співробітника архіву та особи, яка передала справи.

При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві , оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Є три види номенклатури справ: типова, взірцева та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Взірцева номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові та взірцева номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі підвідомчих та використовуються останніми як методичні посібники під час складання індивідуальної номенклатури справ.

Індивідуальна номенклатура справ складається з конкретної номенклатури справ структурних підрозділів і оформляється у зведену номенклатуру. Незалежно від наявності типової чи взірцевої номенклатури справ, органи державної податкової служби повинні мати індивідуальну номенклатуру справ.

Реквізити номенклатури справ: назва установи, організації; назва виду документа; гриф затвердження; дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; гриф погодження, візи.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи складається з номера структурного підрозділу та порядкового номера справи (два знаки) у межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 12-2318, де 12 – номер самостійного структурного підрозділу (головного управління), 2 – номер управління у складі головного управління, 3 – номер відділу у складі зазначеного управління, 18 – номер справи зазначеного відділу. У тому випадку, коли самостійний структурний підрозділ не має внутрішнього поділу на управління або відділи, то у зазначених місцях проставляється цифра “0” (нуль). Наприклад: 13-0215, 01-0012.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі глибокого вивчення документів з усіх питань його діяльності під методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках:

– перший примірник – оригінал, зберігається у структурному підрозділі;

– другий примірник – передається до діловодної служби;

– третій примірник – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Зведена номенклатура справ розробляється діловодною службою на підставі номенклатури справ структурних підрозділів та аналізу діяльності у цілому. При цьому слід враховувати чинне законодавство України, положення про структурні підрозділи, номенклатури справ за минулі роки, відомчі й типові переліки документів із зазначенням термінів зберігання документів, рекомендації Головархіву України тощо.

Зведену номенклатуру справ доцільно складати, враховуючи структурний принцип її побудови. Назви розділів номенклатури справ повинні відповідати назві структурних підрозділів (згідно зі штатним розкладом), при цьому першим розділом номенклатури зазначається діловодна служба.

Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) установи й експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником .

Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою:

– перший – зберігається у справі в діловодній службі;

– другий – передається до архіву для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

– третій – надсилається до відповідного державного архіву, з яким погоджувалася номенклатура справ;

– четвертий – розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

У кінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби (у структурному підрозділі – відповідальна за діловодство особа). Про наявність заведених за рік справ повідомляється архів .

Зведена номенклатура справ , як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада – грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується в установленому порядку.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи .