4.7. Порядок передачі справ до архівного підрозділу установи

До архіву організації передаються справи постійного, тимча­сового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу. їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

Підготовка справ для передавання до архіву включає перевірку правильності оформлення справ і документів кожної справи, пере­вірку правильності формування документів у справи та відповід­ність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення будь-яких недоліків працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути, а також вжити заходів до розшуку відсутніх справ.

Приймання кожної справи здійснюється працівником архіву організації у присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. У всіх примірниках опису справ робиться позначка про приймання кожної справи, і в кінці опису зазна­чаються цифрами та словами фактична кількість справ, номери відсутніх справ, дата приймання-передавання справ та підписи осіб, які здають і приймають справи. Доставляння справ до архіву здійснюється підрозділами-здавальниками.

ПЕРЕДАВАННЯ ДОКУМЕНТІВ НА ДЕРЖАВНЕ ЗБЕРІГАННЯ

Національний архівний фонд України (НАФ України) - це сукупність архівних документів, які зберігаються в Ук­раїні або відповідно до міжнародних угод підлягають передаванню Україні, відображають історію духовного і матеріального жит­тя Українського та інших народів, мають культурну цінність, є надбанням української нації, визнані такими відповідно до екс­пертизи і зареєстровані в передбаченому законом порядку.

Передавання документів Національного архівного фонду на дер­жавне зберігання здійснюється щорічно після закінчення термінів їх зберігання в архіві організації згідно з графіком, затвердженим керівниками організації та відповідного державного архіву. В організаціях з невеликим обсягом справ постійного зберігання, а також у громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах термінів скликання, передавання документів на державне зберігання може здійснюватися один раз на 3 - 5 років або після закінчення термінів скликання.

Документи організацій передаються на державне зберігання у впорядкованому стані за описами, затвердженими в установлено­му порядку. Надходження документів оформлюється актом прий­мання-передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного архіву, а другий залишається у справі фонду архіву організації.

Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про при­ймання справ до державного архіву. Четвертий примірник опису разом з примірником акта залишається в архіві організації.

Випадки відсутності окремих справ застерігаються в акті при­ймання-передавання документів, а причини відсутності справ -У довідці, що додається до акта.

Разом із справами на державне зберігання передається історична довідка про організацію та її документи або доповнення до неї.

ДЕРЖАВНА РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ, ЩО ЗБЕРІГАЮТЬСЯ В АРХІВІ ОРГАНІЗАЦІЇ

Державній реєстрації підлягають усі документи організації, відне­сені експертизою цінності до складу Національного архівного фонду. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду здійснюється відповідним державним архівом сумарно за обліковими відомостями архіву організації, де зберігаються ці документи.

Після затвердження рішення ЕПК віднесення документів організації до складу Національного архівного фонду відповід­ний державний архів оформляє на ці документи реєстраційне свідоцтво, яке видається організації-власнику документів разом із примірником затвердженого опису документів.

Питання видачі, переоформлення й анулювання реєстраційних свідоцтв регулюються Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженим пос­тановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року № 853.

ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯ ДОКУМЕНТІВ ПІД ЧАС ЗМІНИ КЕРІВНИКА ОРГАНІЗАЦІЇ

Під час зміни керівника організації в акті приймання-передавання організації відображаються окремим розділом наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві струк­турних підрозділів та в архіві, а також обліково-довідкового апарату до них.

Згідно з обліковими даними служби документаційного забез­печення управління і архіву в акті зазначаються окремо кількість документів, які знаходяться в діловодстві, і кількість справ, що знаходяться в архіві, у тому числі кількість справ, віднесених до Національного архівного фонду.

Порядок передавання та подальшого користування документа­ми організації після її реорганізації або ліквідації передбачається в наказі, іншому розпорядчому акті або рішенні про реорганізацію чи ліквідацію організації.

Передавання документів організації, яка ліквідовується, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ і майна.

У разі банкрутства організації передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, установленому Законом України «Про банкрутство» з подальшими змінами до нього.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ЗАКОНОДАВСТВА ПРО НАЦІОНАЛЬНИЙ АРХІВНИЙ ФОНД ТА АРХІВНІ УСТАНОВИ

Порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи посадовими особами і громадянами України тягне за собою кримінальну, адміністративну та іншу відповідальність, передбачену законодавством України.

У статті 42 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» зазначено таке: «Працівники архівних установ, користувачі документами На­ціонального архівного фонду та інші особи, винні в недбалому зберіганні, псуванні, знищенні, підробленні, приховуванні, роз­краданні, незаконному вивезенні за межі України або незаконній передачі іншій особі документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають внесенню до нього, а також у не­законному доступі до зазначених документів та в інших порушен­нях законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, несуть відповідальність згідно із законом».

Кодексом України про адміністративні правопорушення передбачено відповідальність за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.