1.1. Сутність діловодства

Інформаційне забезпечення управління складається з організації пошуку, збору, зберігання та передачі інформації з метою її використання у процесі рішення управлінських задач. В організації інформаційного забезпечення центральна роль належить документуванню.

Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання називається – діловодством.

Під діловодством розуміється сукупність процесів, які забезпечують документування управлінської інформації та організовування роботи зі службовими документами.

Отже, діловодство включає два моменти: документування (або створення документів) і організування роботи з документами.

Задачі діловодства:

• забезпечення ефективного процесу управління;

• утворення документів;

• зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство включає такі поняття:

Документування – запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі.

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Справа – сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації.

Документ – інформація, що записана на любому матеріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою, у любій організації для використання у своїй діяльності.

Документування управлінської інформації – це створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

Документування включає всі операції з підготовки, складання, погодження, оформлення і виготовлення документа.

Система документування припускає наявність та дотримання певних норм і вимог до створення документів, що закріплено законодавчими актами та нормативними документами про діловодство.