3.3. Оформлення документів

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Інколи дозволяється використовувати бланки формату А3 (297х420 мм) та А6 (105х148 мм). Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 30 мм; праве не менше 10 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 20 мм.

Береги в документі, як і робоча площа, несуть певне і досить значне навантаження, тому ними не можна нехтувати. Призначення берегів у документі таке.

Лівий берег слугує:

для підшивання документів у теки;

для прошивання документів з метою їх засвідчення;

для зшивання документів при переданні їх на зберігання до архіву;

для розміщення реквізитів: відмітка про контроль, на кутових бланках виносяться також на поле зображення емблеми організації або товарного знаку та зображення нагород.

Верхній берег призначено:

для нумерації сторінок та іншої інформації в колонтитулі;

для реквізитів: зображення Державного Герба України та Герба АРК, гриф обмеження доступу до документу;

для резолюції, якщо недостатньо площі у відведеному місці, при цьому необхідно стежити, щоб резолюція не потрапила не лівий берег.

Правий берег залишають для забезпечення збереження тексту документа. Сторінки можуть обшарпуватися, тест стиратися при частому користуванні документом, а також при його зберіганні; особливо це стосується документів постійного і тимчасового зберігання.

На нижньому березі розміщуються реквізити: відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації (штамп вхідного документа).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, номери проставляються в правому кутку верхнього поля арку­ша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.