3.8. Використання комп’ютерних технологій при підготовці документів

Створення проектів документів за допомогою обчислювальної тех­ніки (ПК) передбачає деякі додаткові вимоги до їх оформлення.

Так, береги для підшивання (верхній при альбомній орієнтації листа, лівий при книжковій орієнтації листа) дозволено збільшувати до 35 мм.

Основний текст документа, написи на рисунках, у таблицях, колонтитулах тощо необхідно виконувати шрифтом одного типу і розміру.

Щоб уможливити прочитання тексту документа на різних обчислювачах, рекомендовано користуватися найбільш поширеними текстовими редакторами і шрифтами. Сьогодні такими редакторами є Word (версія 97 і вище), а шрифтами — Times New Roman та Arial, які постачають з більшістю обчислювачів.

Висота шрифту має бути сумірною з висотою шрифту конторської друкарської машинки.

Проект документа рекомендується друкувати шрифтом розміру 14 пунктів через півтора — два міжрядкові інтервали (в головці таблиці — через один інтервал).

Шрифтом 12 пунктів через один міжрядковий інтервал можна друкувати:

текст «Передмови»;

текст «Змісту»;

таблиці (якщо таблиця не становить основний текст доку­мента);

примітки;

приклади;

бібліографічні дані.

Шрифтом 10 пунктів через один міжрядковий інтервал можна друкувати:

текст виноски у кінці сторінки;

підрядковий текст у формах документів.

Інший розмір шифру можна використовувати за погодженням із замовником та зважаючи на специфіку конкретних елементів документа.

Відстань між заголовками розділу, підрозділу, приміткою, прикладом та попереднім і подальшим текстом, а також між за­головками розділу і підрозділу має становити не менше ніж дві висоти шрифту.

Оскільки проект документа друкують з обох боків аркуша, має бути встановлено такі параметри сторінки:

дзеркальне розташування берегів;

книжкова орієнтація аркуша;

розрізняти колонтитули: парної та непарної сторінок, пер­шої сторінки;

формат номера сторінки (арабські цифри).

Абзацний відступ повинен бути однаковим у всьому тексті документа. Розмір відступу визначає розмір шрифту. Рекомен­дований розмір відступу — 4 або 5 знаків (у метричній системі мір це становить приблизно 1,25 см).

Окремі фрагменти тексту необхідно виділяти шрифтом.

Великими літерами виділяють:

заголовки структурних елементів документа («ПЕРЕДМОВА», «ЗМІСТ», «ВСТУП»);

назву документа;

заголовки структурних елементів найвищого рівня підпо­рядкованості (розділів і додатків).

Напівгрубим шрифтом виділяють:

назву документа;

заголовки структурних елементів документа (розділів, пі­дрозділів, пунктів, підпунктів), за їх наявності;

позначення, статус і назву додатків;

слова «Примітка», «Рисунок__», «Рисунок__, аркуш__», «Таблиця__» поряд із відповідними структурними елементами;

стандартизовані терміни в розділі «Терміни та визначення понять»;

вислів «Ключові слова» в бібліографічних даних.

Похилим світлим шрифтом (курсивом) виділяють:

слово «Приклад» біля відповідного структурного елемента;

фізичні та математичні величини в тексті документа і у фор­мулах або інших виразах.

Шрифтом меншого розміру виділяють:

підрядковий текст у формах документів;

слово «Примітка» і текст примітки;

текст виноски в кінці сторінки;

текст у таблиці (за потреби, беручи до уваги специфіку наведеного в ній матеріалу).

У разі необхідності впорядкованого подання в документі абетково-цифрових елементів, які записані одним або кількома різними абетками і/або) цифрами, програми сортування мають розміщувати їх у такому порядку:

за українською абеткою та іншими кириличними абетками;

за латинською абеткою;

за грецькою абеткою;

за іншими абетками:

позначення та скорочення, які починаються з чисел — у по­слідовності зростання цих чисел.

У таблицях, розташованих на декількох сторінках, слова «Продовження таблиці __» на чергових після першої сторінки та «Кінець таблиці __» на останній сторінці у разі друкування за допомогою обчислювачів можна не подавати.

Рисунки, виконані текстовим редактором Word, треба згрупо­вувати як один графічний об'єкт.

Форматуючи текст документа, необхідно користуватися тільки інструментальними засобами текстового редактора. Використову­вати для форматування тексту символи «Проміжок» і «Табуляція» не рекомендовано.

Формули треба набирати формульним редактором.