2.4. Вимоги до організаційно-функціональної структури служб діловодства

Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснює керівник організації. Ведення діловодства відповідно до вимог нормативних документів (національних стандартів, інструкції діловодства організації) покладається на службу документаційного забезпечення управління - ДЗУ (або діловодну службу), і можуть бути управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретаріати. У структурних підрозділах, де штатним розкладом не передбачено посади працівників з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену особу. Робота діловодної служби регламентується положенням про цю службу, яке розробляється на основі Статуту організації (Положення про організацію).

Всю роботу з документаційного забезпечення управління можна підрозділити на два основні напрями — це безпосереднє оперативне інформаційно-документаційне обслуговування діяль­ності підприємства і організаційно-методичне керівництво всією роботою з документами та інформацією, що міститься в них. Ці напрями визначають завдання, що стоять перед цією службою:

• забезпечення єдиного порядку документування і роботи з документами;

• вдосконалення форм і методів роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної та організаційної техніки;

- скорочення документообігу та кількості документів.

Відповідно до покладених завдань до функцій діловодної служби входять:

4. розробка інструкції з діловодства;

5. розробка номенклатури справ;

6. організація (за дорученням керівника) підготовки проектів Документів, забезпечення їх оформлення і випуску;

7. здійснення експедиційного опрацьовування (приймання і відправки), реєстрації, обліку, зберігання, оперативного пошуку та доставляння документів;

8. організація своєчасного розгляду документів, що надходять, контроль правильності оформлення документів, що подаються на підпис керівництву;

9. розробка і проектування бланків ОРД. а також у згоді бланків на відповідність стандартам, підготовлених структурними підрозділами до друку;

10. організація друкованого виготовлення, копіювання і тиражування документів;

11. запровадження національних стандартів та інших нормативних документів;

12. запровадження уніфікованих систем документації та документів, вжиття заходів до скорочення кількості форм і ви документів;

13. здійснення контролю підготовки га оформлення документів їх своєчасного виконання в організації, вжиття заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнен­ня і аналіз даних про хід та результати цієї роботи;

14. підготовка скликаних керівництвом нарад, організація їх технічного обслуговування;

15. організація та забезпечення документаційного і організаційно-технічного обслуговування роботи колегіальних органів;

16. здійснення організаційно-методичного керівництва роботою з документами в підрозділах організації;

17. здійснення контролю над організацією роботи з документа­ми в структурних підрозділах формуванням справ, поточним зберіганням, підготовкою справ до здавання до архіву;

18. організовування роботи архіву відповідно до законодавства з архівної справи України, національних стандартів і правил роботи архівів;

19. забезпечення дотримання єдиного порядку відбору, обліку, збереженості належної якості опрацьовування і використання документів, які утворюються в діяльності організації і нале­жать до сфери її управління, для передавання на державне зберігання;

20. завірення документів і проставляння печатки відповідно до діючої в організації інструкції;

21. оформлення документів на службові відрядження і реєстрація працівників, які прибули у відрядження на підприємство;

22. організація підвищення кваліфікації працівників служби документування і структурних підрозділів у роботі з документами.

Служба документаційного забезпечення управління має бути самостійним структурним підрозділом, очолюваним начальником, який безпосередньо підпорядковується керівнику організації.

У великих організаціях діловодна служба має складну структуру. До неї можуть входити:

бюро діловодства, що включає організаційно-методичну, інспекційну, обліково-довідкову групи;

бюро контролю виконання доручень;

бюро по роботі з пропозиціями, заявами та скаргами гро­мадян:

секретаріат;

експедиція, що включає групи доставки, опрацьовування вхідної та вихідної кореспонденції;

машинописне бюро;

копіювально-розмножувальне бюро;

архів;

редакції газети та радіомовлення;

друкарня та ін.

Штатний розклад такого підрозділу може мати такий склад

а) керівники (розділ 1 КП):

1. начальник управління (1231)

2. заступник начальника управління (1231)

3. начальник бюро (функціональний підрозділ) (1231)

4. завідувач канцелярії (1231)

5. завідувач копіювально-розмножувального бюро (1239)

6. завідувач друкарні (1239)

7. завідувач експедиції (1222.2)

8. завідувач радіовузла (1229.6)

9. завідувач редакції (1229.7)

10. завідувач архіву (1229.7);

б) професіонали (розділ 2 КП):

1) інспектор-методист (2352)

2. архівіст (2431.2)

3. документознавець (2432.1)

4. перекладач (2444.2)

5. кореспондент (2451.2)

6. редактор (2451.2);

в) фахівці (розділ З КП):

1. методист (3340)

2. інспектор з контролю за виконанням доручень (3431)

3. референт (3434)

4. помічник керівника підприємства (установи, організації) (3434.1);

г) технічні службовці (розділ 4 КП):

1. друкарка (4111)

2. друкарка, що працює з іноземним текстом (4111)

3. друкарка редакції (4111)

4. стенографістка (4111)

5. оператор комп'ютерного набору (4112)

6. оператор копіювальних та розмножувальних машин (4112)

7. секретар керівника (організації, підприємства, установи) (4115)

8. секретар-друкарка (4115)

9. секретар-стенографістка (4115)

10. архіваріус (4141)

11. експедитор (перевезення пошти) (4142)

12. коректор (4143)

13. діловод (4144);

д) найпростіші професії (розділ 9 КП):

кур'єр (9151).

Ефективна організація забезпечення документування діяльності підприємств, організацій та установ вимагає необхідної і достат­ньої кількості працівників цієї служби.

Основними критеріями для визначення кількості та складу працівників діловодної служби є:

обсяг документообігу - сумарна кількість вхідних документів і створених організацією за певний період;

загальна чисельність працівників організації,

ступінь механізації та автоматизації діловодних процесів.

Чіткий розподіл функцій та обов'язків між конкретними виконавцями закріплюється посадовими інструкціями, в яких за значено їх організаційно-правове становище. Точне знання своїх обов'язків дозволяє правильно планувати робочий день, виключити дублювання операцій та підвищити відповідальність кожного працівника. Ураховуючи ще недостатню професійну підготовленість персоналу, слід якомога більше уваги в інструкціях приділити методиці роботи, тобто вказати не тільки що робити, але і як виконувати ті чи інші операції.

Працівники структурних підрозділів, які відповідають за діловодство в цих підрозділах, функціонально мають бути під­порядковані керівнику діловодної служби.

Взаємовідносини діловодної служби зі структурними підроз­ділами організації такі:

з усіма структурними підрозділами — з питань роботи з документами, контролю їх виконання, підготовки та подання керівництву необхідних документів, тобто з усіх питань документаційного забезпечення управління;

з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

з кадровою службою і відділом праці та заробітної плати — з питань добору і розстановки кадрів, підвищення їх кваліфіка­ції в умовах широкого застосування персональних комп'ютерів і оргтехніки, розробки заходів, пов'язаних з удосконаленням організації праці та методів роботи з документами;

зі службами матеріально-технічного постачання і госпо­дарського обслуговування — з питань забезпечення засобами оргтехніки, витратними матеріалами, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслу­говування;

з інформаційно-обчислювальним центром — з питань розробки нових інформаційних технологій, оперативного опрацьо­вування інформації, дотримання вимог нормативних документів, а також ремонту і обслуговування ПК та оргтехніки.

Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших організацій.