3.6. Оформлення на документах позначок

Відмітку про контроль виконання документа позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту.

Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа, відступивши 1,5—3 міжрядкові інтервали, а текст, що стосується додатка, друкують через один міжрядковий інтервал. Слово «Додаток» друкують без відступу від лівого берега.

Якщо документ має додатки, повні назви яких наведено в текс­ті, позначку про наявність додатків оформлюють у такій формі:

Додаток: на 3 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає в тексті, то ці назви треба подати із зазначенням кількості аркушів у кож­ному додатку та кількості їхніх примірників. Приклад

Додатки: 1 Акт приймання виконаних підрядних робіт віл 01.04.2008 на 2 арк. у 3 прим.

2 Довідка про вартість виконаних робіт і витрат на 5 арк. у 3 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додат­ки, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Приклад

Додаток: лист Державного комітету архівів України від 07.02.1999 № 162/01-04 і додаток до нього, всього на 5 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не зазначають.

Приклад

Додаток: Методичні рекомендації в 2 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому до­кументі після тексту зазначають:

Додатки згідно з описом на 57 арк.

Якщо додаток надсилають не на всі зазначені в документі ад­реси, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 4 арк. в 1 прим, на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роб­лять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Приклад Додаток 1

до наказу Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики 28.04.2005 № 101

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії та проставляють нижче реквізиту («Підпис») без відступу від межі лівого берега. Слово «Копія» у верхньому правому куті не зазнача­ють і двокрапку після слів «Згідно з оригіналом» не ставлять.

Приклад Згідно з оригіналом

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

15.04.2008

Відомості про виконавця документа включають прізвище (або прізвище, ім'я та по батькові) виконавця і номер його служ­бового телефону, які зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Приклад Іванов 775 33 22 або

Іванов Микола Петрович 775 33 22

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи проставляють у лівому куті нижнього берега лицьо­вого боку першого аркуша документа. Вона має включати такі дані:

п

АТ «Прогрес» Дата___________

№_____________

слова «До справи»;

номер справи, в якій зберігатиметься документ;

дату направлення документа до справи;

назву посади та підпис виконавця.

Приклад До справи № 11-5

Відповідь направлено 06.03.2008 № 11-12/133

Посада Підпис Ініціал(и), прізвище

07.03.2008

Відмітка про наявність документа в електронній формі включає повне ім'я файлу, його місце збереження, код оператора та інші пошукові дані. Її проставляють у центрі правого берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про надходження документа до організації (реєстрування) містить скорочену назву організації — одержувача документа, дату надходження документа (у разі необхідності — час надходження, години і хвилини) та реєстраційний індекс докумен­та, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Відмітку про надходження документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.

Для штампа відводиться місце на бланку

формату А4 площею 16 мм х 41,6 мм,

а формату А5 - 13 мм х 41,6 мм

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нор­мативно-правових актах органів державної влади, включених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств інших органів державної виконавчої влади». Для його розташування у верхньому правому куті після номера акта чи після грифа затвердження залишають вільне місце розміром 60х100 мм.