8.3. Складання автобіографії, резюме, характеристики, особового листка з обліку кадрів

Автобіографія — це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2.Текст.

3. Дата.

4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала автобіографію.

Рис. 13. Зразок автобіографії

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, заохочення, захоплення.

6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Склад родини і стан сім’ї.

8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

Резюме — документ, в якому особа в стислій формі повідомляє основні відомості про себе з метою участі в конкурсі на заміщення вакантної посади.

Надсилається в установу, яка оголосила конкурс, поштою або факсом; виготовляється, як правило, з використанням персонального комп’ютера в максимально доступній для зорового сприйняття формі (використання різних шрифтів, підкреслень тощо). Обсяг резюме – більше однієї сторінки тексту.

Резюме аналізується, як правило, без участі кандидатів, з метою попереднього їх відбору, тому воно має давати максимально повне уявлення про кандидата і його відповідність оголошеній вакансії та бути при цьому точним, лаконічним, насиченим фактичною інформацією.

Рис. 14. Приклад резюме

Резюме складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4.Підпис.

Текст документа містить такі дані:

1. Ім’я, прізвище, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2. Дата й місце народження (відповідно до паспортних даних).

3.Домашня адреса, телефон.

4. Родинний стан.

5. Освіта (заклади освіти, підготовка, перепідготовка, курси тощо).

6. Науковий ступінь, учене звання (якщо є).

7. Трудова діяльність, досвід роботи (окремо — за спеціальністю, на яку претендує кандидат).

8. Додаткові дані (особисті якості, знання, навички, суміжні спеціальності — усе те, що може дати більш точні уявлення про позитивні якості кандидата).

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня).

Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Готує її керівник структурного підрозділу (у школі — класний керівник). Підписується керівником установи або ж керівником установи й керівником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що прирівнюється до гербової) печаткою.

Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.

Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку.

3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.

4. Рік народження (за необхідності — національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст.

6. Дата укладання характеристики.

7. Підпис керівника установи (другим може бути підпис керівника структурного підрозділу, інших посадових осіб).

8. Печатка установи.

Текст характеристики містить, як правило, такі дані:

- короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика;

- відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах працює або дані про навчання);

- оцінка ділових і моральних якостей особи, ставлення до колег, риси характеру, відомості про стягнення, заохочення, нагороди;

- висновки про особу, на яку складається характеристика;

- місце, куди подається характеристика.

Рис. 15. Приклад характеристики

Основним документом в особовій cпpaвi працівника є особовий листок з обліку кадрів, тому правила його оформлення повинні знати не тільки працівники кадрових служб.

Особовий листок з обліку кадрів містить перелік питань щодо даних працівника, його освіти, попередньої роботи, відношення до військової служби, сімейного стану тощо. Цей документ є узагальненням автобіографічних даних майбутнього працівника.

При заповненні особового листка з обліку кадрів використовуються такі документи: паспорт; трудова книжка; військовий квиток; документ про освіту (диплом, посвідчення, свідоцтво, атестат); документи про присвоєння вченого ступеня; документи про винаходи, що їх має працівник.

У бланку особового листка з обліку кадрів міститься 14 розділів, які заповнюються від руки працівником при оформленні на роботу, виправлення та помарки не допускаються. Kpiм того, слід дотримуватись певних правил: