5.2. Бланки документов, форматы.

Бланк документа - это лист бумаги форматов А4 и А5 с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную ин­формацию об организации - авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа, придает информации официальный характер.

Требования к бланкам организационно-распорядительных до­кументов установлены: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требо­вания к оформлению документов; 2) Типовая инструкция по дело­производству в федеральных органах исполнительной власти, ут­вержденная приказом Росархива 27 ноября 2000 г. № 68.

Для организации, ее структурного подразделения, должностно­го лица устанавливают следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых докумен­тов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или долж­ностного лица проектируют в том случае, если руководитель под­разделения или должностное лицо имеют право подписи.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с рус­ским языком в качестве государственного национальный язык, ре­квизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и националь­ном на одном уровне продольного бланка.

Для изготовления бланков используют форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм); допускается использование бланков форматов АЗ и А6. Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объ­ем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники, непосредственно при изготовлении конкретного докумен­та. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Для защиты бланков от недоб­росовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки раз­ных цветов.

По рекомендациям Государственного стандарта бланки доку­ментов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых то­нов красками насыщенного цвета.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.