6.3. Наиболее употребляемые сокращения слов.

Все сокращения слов и наименования должны быть общепри­нятыми. Например, сокращенно записываются названия единиц измерения.

Официально используется множество сокращенных наимено­ваний учреждений, организаций. Некоторые из них - по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), напри­мер МГУ (Московский государственный университет); по слого­вому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохране­ния); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государст­венный институт по проектированию холодильников). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют аббревиатура ГЭС и по­добные, которые не склоняются.

Сокращение слов отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокра­щенные написания должны быть понятны читающему. Например, сокращения «бух.», «бух.» известны только специалистам («бук.» -буксир, «бух.» - бухта). Однако документ может быть предназна­чен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учиты­вать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы наруша­ет официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недо­пустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район»: и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение состав­ляют единицы обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учрежде­ний и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициа­лами, например, «Иванов В.В.», или «В.В. Иванов», она и в даль­нейшем должна писаться так же.

Допускаются сокращения в больших аналитических материа­лах, но в этом случае необходимо в начале или в конце документа расшифровать эти сокращения.