9.3. Докладные, объяснительные записки и заявления.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы­полненной работе, а также содержащий выводы и предложения.

Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной за­писки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констати­рующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, прось­бы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголо­вок. Докладные записки, подаваемые руководителю учреждения или структурного подразделения, оформляются на простом листе бума­ги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (док­ладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вы­шестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий со­держание отдельных положений основного документа (плана, от­чета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо со­бытия, факта, поступка.

Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на об­щем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснитель­ные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказа­тельства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу, со­держащий просьбу работника.

Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, на простом листе бумаги от руки в произвольной форме или на специально разработанном в организации бланке.

9.4. Акт.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для под­тверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельном случае акт может быть составлен одним или несколь­кими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов (акты ликвидации, списания, инвентаризации, проведения испытания, несчастных случае и др.).

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме:

- члены комиссии должны изучить существо во­проса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос;

- в акте отражаются только те факты, которые точно установ­лены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные;

- акт оформляется на общем бланке.

Типовой формуляр акта содержит следующие реквизиты: наименование организации-автора; вид документа (АКТ); дата; индекс; место составления (дата и место составления должны соот­ветствовать дате и месту актируемого события); текст - делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывает­ся основание для составления акта, перечисляются лица, состав­ляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом ли­ца). В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагают­ся цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть оформлены таблицей.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть не обязательна. Акт может заканчиваться и констата­цией фактов.

После текста при необходимости указывают количество со­ставленных экземпляров актов и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

Для значительного количества повторяющихся ситуаций име­ются унифицированные трафаретные формы актов.