9.5. Справка.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки могут быть информационные, аналитические и лично­го характера.

На практике чаще всего составляются справки, подтверждаю­щие работу и оплату труда сотрудников.

Для удобства оформления можно подготовить справки форма­лизованного вида на бланках формата А 4, имеющие адресные дан­ные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фами­лии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведе­ния, его должности, зарплаты. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выда­чи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производст­венной тематике. Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для руководства предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполни­тель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок, раскрывающий ее содержание, указывающий дату или период времени, к которому относятся све­дения, изложенные в справке.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы по количеству освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабски­ми цифрами. Справка, содержащая цифровые показатели, может быть оформлена в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалте­ром и заверяется печатью.