5.3. Требования к изготовлению документов с помощью печатных устройств.

Подготовка документов в настоящее время чаще всего осуще­ствляется на компьютере, который стал основным средством печа­тания и редактирования документов. Это позволяет сократить время по сбору необходимых данных, исключить многократную перепечатку в процессе подготовки до­кумента и поднять культуру оформления документа.

В памяти компьютера должны быть формы документов, кото­рые разрабатываются в соответствии с нормативными документа­ми. Если создаются документы, для которых нет утвержденных форм, то могут быть разработаны свои трафаретные тексты, или типовые - «шаблоны».

Шаблон может быть чистым листом, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.). При создании шаблона необходимо правильно разместить рек­визиты каждого вида документа.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документа­ции), так и на базе спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст заранее оформлен (форматирова­ние). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказы­вают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию.

При создании шаблонов рационально соблюдать определенную последовательность. Сначала создается шаблон, содержащий наи­более общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общие для пись­ма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц.

В стандарте реко­мендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке) «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями».

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает его содержание. Поме­щается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Дня того, чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, выглядели одинаково, на всех компьютерах организа­ции должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Рекомендует­ся по завершении создания документа запустить проверку грамма­тики с одновременной проверкой орфографии.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари синонимов, антонимов или иностранных языков.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» («стр.») и знаков препинания.