9.2. Деловая переписка.

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо знать особенности языка, стиля деловой переписки и требования, предъявляемые к ней.

Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяе­мости и единообразием речевых средств. Язык деловой пере­писки должен быть нейтральным. При этом используются логиче­ские средства оценки фактов, должны отсут­ствовать просторечные и диалектные слова и выражения.

Важной задачей в составлении письма является его информа­ционное насыщение, т.е. целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценка этой ситуации.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с но­вого абзаца.

Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, аб­зацной фразы и комментирующей части. В зачине формулируется тема абзаца. В аб­зацной фразе содержится основная информация. В комментирую­щей части подводится итог сказанному в абзаце.

Рекомендуется составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически раз­нородную и логически не связанную информацию.

В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений, поэтому текст из­лагается от первого лица множественного числа без использования местоимения «мы».

Вводные слова и обороты позволяют внести различные оттенки в тон служебной переписки. При составлении делового письма следует учитывать, что тон и стиль деловой корреспонденции формируют прилагательные и на­речия, которые отражают объективность или субъективность автора письма, его настой, эмоциональное состоя­ние.

Порядок слов в предложении должен отражать логическую по­следовательность элементов содержания и соответствовать тради­ционным для данного языка нормам словорасположения.

При оформлении писем необходимы следующие обязательные реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; дата письма; регистрационный номер; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений (при необходимости); подпись, визы согласования; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.