7.2. Правила складання повідомлень, оголошень та прес-релізів

Повідомлення — це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь в якійсь нараді, конференції, зборах.

У повідомленні повинні бути такі реквізити:

1) дата й час за сідання;

2) місце засідання;

3) тематика;

4) порядок денний;

5) прізвища доповідачів з кожного питання;

6) прізвище й телефон відповідальної особи;

7) спосіб проїзду до місця засідання.

Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник установи.

Рис. 7. Зразок повідомлення

Оголошення — це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили та ін.

В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє; дата виділяється іншим шрифтом; формулювання в тексті стислі.

За формою оголошення бувають: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.

В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту, велике значення має оформлення: написання слів більшими й меншими літерами, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо й телебаченню — час повідомлень, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.

Оголошення бувають як окремих організацій, підприємств, державних установ, навчальних закладів, так і приватних осіб.

Рис. 8. Зразок оголошення А

Рис. 9. Зразок оголошення Б

Рис. 10. Зразок оголошення В

Прес-реліз - повідомлення для преси; інформаційне повідомлення, що містить у собі новина про організації (можливо й частці особі), що випустила прес-реліз, виклад її позиції по якому-небудь питанню й передане для публікації в ЗМІ.

Як правило, містить офіційну позицію організації у вигляді реакції на той або інший інформаційний привід. Офіційні державні органи іноді випускають прес-релізи у формі "відповідей на питання". Перший прес-реліз в історії був випущений 30 жовтня 1906 року «батьком» сучасного PR Айви Чи (Іvy Lee) і пов'язаний з досить трагічною подією на залізниці Пенсільванії.

Прес-реліз є головним PR-документом у будь-якій організації. Прес-реліз дозволяє організації інформувати ЗМІ про важливі події, що відбулися в організації і є цікавими або необхідними для висвітлення їхньої широкої громадськості й/або конкретної цільової аудиторії. Прес-релізи поширюються серед журналістів на брифінгах і прес-конференціях, або розсилаються через засоби зв'язку.

Прес-реліз варто писати, якщо є дійсно цікава новина, інакше швидше за все неінформативний і непотрібний прес-реліз журналістами буде залишений без уваги, а робота над таким прес-релізом виявиться безглуздою. Щоб матеріал прес-релізу був надрукований у потрібних ЗМІ, бажано, щоб матеріал у прес-релізі відповідав наступним правилам:

інформація прес-релізу повинна бути цікава й потрібна аудиторії того видання, куди направляється прес-реліз;

інформація повинна бути актуальної, на "злість дня";

інформація повинна бути близька читачам, суспільно значимої. Добре, якщо інформацію можна зв'язати з якою-небудь суспільно важливою проблемою;

інформація повинна бути "свіжої";

добре, якщо в прес-релізі присутні слова одного або декількох лідерів думок на дану тему.

Чим краще й більше відповідає прес-реліз вищенаведеним правилам, тим більше імовірно, що його опублікують у пресі, а не викинуть у кошик. Якщо організація раз за разом буде надсилати неінформативні прес-релізи, то про інші матеріали, що виходять із тієї ж організації, у журналістів зложиться відповідна думка.

Найпоширенішим методом написання прес-релізу є прив'язка новини до певної дати, у тому числі й реально не існуючої. Це може бути День народження компанії, День 100-го покупця, День 100-денного існування фірми й т.д..

Заголовок і лид прес-релізу є найбільш важливими у всьому цьому документі. Саме по перших рядках журналіст чи визначає цікава дана новина його виданню або її можна викинути. Тому заголовок повинен бути яскравим, щоб максимально зацікавити кожного, хто його почне читати. Лид - це перший абзац. Він повинен складатися з однієї пропозиції, у якому коротко викладається суть новини (події й т.п. ). Тут важливо вказати інформацію в наступному порядку: хто є учасником події, що відбулося, новини й т.д. , що за подію, новину, коли й де воно відбулося або відбудеться, чому воно відбулося і як воно відбулося.

Прес-релізи бувають декількох різновидів:

Прес-реліз-анонс - інформація в такому прес-релізі повідомляє про подію, що тільки повинне відбутися. Вчасно розісланий такий прес-реліз забезпечить присутність представників преси на події. Крім викладу суті майбутньої події в цьому прес-релізі можна дати відповідну передісторію цієї події, що допоможе зацікавити пресу.

Прес-реліз-новина (ньюс-релиз) - несе в собі інформацію про події, що вже звершились. Тут можна додати й короткі коментарі діючих або зацікавлених осіб.

Інформаційний прес-реліз - інформує про поточному, ще не завершену подію. У цьому прес-релізі дається тільки звіт про поточні зміни або новий поворот подій, припускаючи, що суть цієї події вже відома.

Прес-реліз не повинен містити оцінних даних або інформації рекламного характеру, він повинен бути невеликим по обсязі (не більше двох сторінок) і містити в собі інформацію тільки про один-єдину новину. Інформація в прес-релізі повинна відповідати вимогам того видання, куди був відправлений прес-реліз.