15.1. Информационное обеспечение государственного управления

Сегодня уже никто не берется оспаривать утверждение, что информация является главным фактором управления современным миром, основным ресурсом и инструментом власти. Справедливы слова: «кто владеет информацией, тот владеет миром».

По утверждению Окинавской Хартии Глобального Информационного общества «информационно-коммуникационные технологии являются одним из наиболее важных факторов, влияющих на формирование общества ХХI века», поскольку их «революционное воздействие касается образа жизни людей, их образования и работы, а также взаимодействия Правительства и гражданского общества».

Информация и знания, являясь системообразующими факторами, оказывают активное влияние на все сферы жизнедеятельности современного общества: общественно-политическую, социально-экономическую, оборон-ную, научно-техническую и т. д.

Информацию следует рассматривать как некую совокупность сведений о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах и т. д. независимо от формы их представления. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль и представляют собой управленческую информацию. Эта информация выделяется из общего массива по критериям пригодности к обслуживанию процессов формирования и реализации управленческого воздействия.

Отдельные документы, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах) рассматриваются как информационные ресурсы. Информация, циркулирующая в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может относиться к внешнеполитической, экономической, социально-политической и экологической обстановке. Информация этих видов служит основой для принятия управленческих решений на республиканском уровне, на уровне региональных и местных управленческих структур, принимающих решения в пределах своей компетенции. Она может служить основой для подготовки нормативных документов.

При этом следует особо выделить качественное содержание и количественную потребность в информации, циркулирующей в органах государственного управления. Эти аспекты имеют важнейшее значение для повышения эффективности информационного обеспечения.

Весь информационный процесс складывается из следующих операций: поиска, сбора, обработки, накопления, хранения, распространения и потребления информации.

Наиболее трудоемким этапом информационного процесса является сбор информации.

Эффективность сбора информации во многом определяется тем, насколько четко:

а) определен круг информации, относящейся к диагностируемой проблеме;

в) отобраны из собранной информации необходимые данные.

Особое внимание уделяется описанию взаимосвязей различных факторов, определяющих имеющиеся затруднения и возможности.

Сбор информации осуществляется на различных этапах разработки управленческих решений. Многообразие необходимой информации обусловили различные подходы к ее классификации.

Управленческая информация имеет сложную структуру. Ее можно подразделить на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т. д.

В зависимости от источника поступления информация делится на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация отражает состояние организации и используется для оперативного управления при принятии решений, составлении учетно-отчетной документации, для передачи в другие организации. Ее можно подразделить на исходную и исходящую информацию.

Внешняя информация включает документы и материалы из организаций, которые участвуют или влияют на процесс управления. Она может быть подразделена на дескриптную и прескриптную информацию.

В дескриптной информации содержатся сведения, характеризующие объект управления.

Прескриптная информация носит нормативно-регламентирующий характер и ее предписания являются обязательными для исполнения.

Внешняя информация в зависимости от ее характера может быть:

• бессистемной, случайной (например, информация может быть получена на выставках, презентациях или в холе переговоров);

• системной, полученной в результате исследования.

Такие исследования классифицируются по ряду критериев:

а) временному горизонту (стратегические и текущие);

в) характеру сбора информации (непрерывные, периодические, эпизодические);

в) предмету (анализ структур, ситуаций, процессов);

г) объекту – демоскопические исследования (сбор информации о мотивах покупок, возрасте, профессии, доходах покупателей) и экономические (собирается информация о количестве и структуре, например, условных «продавцов и покупателей», об обороте по товарам и товарным группам, о ценах, сезонных и конъюнктурных колебаниях спроса, о предложениях, объемах продаж и т. д.).

В зависимости от времени получения различают первичную и вторичную информацию.

Первичной называется информация, которая собрана специально для подготовки данного решения. Ранее эта информация в таком виде отсутствовала. Ясно, что получение первичной информации потребует значительно больших ресурсов, чем для получения вторичной информации. При этом необходимо определить:

• общий объем необходимой информации;

• ее структуру и соотношение первичной и вторичной информации;

• сроки получения необходимой первичной информации;

• способы и источники получения информации.

Вторичная информация – это информация, которая уже имелась до момента разработки данного решения. Возможно, эта информация уже использовалась для принятия других решений. Источниками вторичной информации являются данные оперативного, статистического учета, справочные издания, нормативные акты. Для принятия многих решений только указанных данных недостаточно.

Собранная в ходе исследования информация должна отвечать ряду требований.

Значимость информации повышает способность руководителей принимать более обоснованные решения.

Эффективность информации оценивается соотношением затрат на ее сбор (или приобретение у других организаций) и результата, полученного за счет принятия более качественных решений (рост оборотов, прибыли, повышение рентабельности).

В ходе исследования необходимо определиться:

• с содержанием, видом и носителем необходимой информации;

• с методами сбора информации – первичное исследование (в виде опроса, наблюдения или эксперимента) или вторичное;

• с объемом информации (частичная, основанная на случайном сборе или на основе выборки, либо полная информация на основе сплошного обследования).

В зависимости от конкретной ситуации можно создавать собственную информационно-аналитическую структуру или воспользоваться услугами сторонних организаций. Преимущества и недостатки создания собственной информационно-аналитической структуры приведены в таблице 15.1.

Таблица 15.1. Преимущества и недостатки создания собственной информационно–аналитической структуры

Для сбора информации могут использоваться опрос, наблюдение и эксперимент.

Программа опросадолжна включать характеристику следующих параметров:

1) предмет опроса – это могут быть, например, мотивы, ориентация, поведение, намерения, предпочтения субъектов опроса и т. д.;

2) тип опроса – специальный или многоцелевой;

3) круг опрашиваемых (потребители, эксперты и т. д.);

4) число опрашиваемых, методов их выбора, числа одновременно опрашиваемых (индивидуально или в группе);

5) степень стандартизации опроса (структурированный, полуструк-турированный, свободный);

6) способ опроса (лично, письменно, по телефону), частота проведения (разовый, периодический, панельный);

7) метод отбора информации из имеющегося массива данных (полные сведения или частичные, критерии отбора);

8) эффективность опроса (оценивается как отношение объема и качества полученной информации) и возможностей использования информации для принятия решений; эффективность затрат на проведение опроса.

Наблюдениепредполагает получение информации без непосредственного контакта с источниками информации и влияния на объект наблюдения.План наблюдения должен включать характеристику:

1) объекта наблюдения;

2) положения наблюдателя по отношению к объекту; типа наблюдения (скрытое, открытое);

3) условий (в лабораторных условиях или реальный процесс);

4) частоты (разовое, эпизодическое, регулярное, непрерывное наблюдение);

5) используемой техники (TV, видео, фото и т. д.).

К числу преимуществ наблюдения по сравнению с опросом можно отнести: отсутствие влияния наблюдателя на объект наблюдения, независимость получения информации от готовности объекта предоставить ее, сравнительно низкий уровень издержек.

Возможными недостатками наблюдения являются получение информации только о внешних проявлениях реальных процессов и трудность обеспечения представительности информации.

Экспериментпозволяет получить информацию о взаимосвязях в условиях решения проблемы, близких к реальным.

В плане эксперимента определяются:

• объект эксперимента;

• место проведения;

• порядок проведения;

• исследуемая взаимосвязь.

Эксперимент проводят на пробных площадках, представляющих собой своего рода выборку, репрезентативную по отношению к генеральной совокупности – генеральному рынку. Опрос, наблюдение и эксперимент позволяют получить первичную информацию.

При вторичном анализеоцениваются уже имеющиеся данные из внутренних (бухучет, оперативный учет, статистика сбыта) или внешних (статистические и другие справочники, банки данных, экономические и политические обзоры) источников. Такие данные могут быть получены быстро и сравнительно дешево. Однако они часто не актуальны для конкретной ситуации.

Полученная информация систематизируется, проверяется ее достоверность, оценивается значимость для принятия конкретных решений.

Одним из наиболее доступных и эффективных инструментов получения информации для диагностики ситуации является диаграмма ЧКГКСК.Эта аббревиатура обозначает перечень вопросов:что? кто? где? когда? сколько? как? На эти вопросы необходимо ответить при диагностике ситуации. Этот же инструмент может быть использован при сборе информации на других этапах разработки решения. Естественно, при этом необходимы определенные коррективы. Например, при анализе проблемы особенно важным является ответ на вопроспочему?

Порядок действий включает поиск ответов на указанные вопросы, которые в развернутом виде могут быть представлены в таблице 15.2. Ясно, что и сам перечень вопросов, и их конкретизация могут совершенствоваться. Однако даже в этом виде применение данного инструмента помогает получить важную информацию.

Таблица 15.2. Применение метода систематического сбора данных

В соответствии с системным подходом организация как открытая система представлена в виде системы вход – процесс  выход. Этот подход может быть применен как для организации в целом, так и для отдельных подразделений. Естественно, что входы, процессы и выходы у конкретных организаций и даже у отдельных подразделений той или иной организации могут существенно различаться.

Вход может быть представлен людьми, сырьем, составляющими частями, деньгами или информацией. Основными элементами входов являются:

• информация, необходимая для процесса;

• материалы и сырье, необходимые для процесса;

• люди, которые принимают участие в процессе;

• оборудование, используемое в процессе.

Выход может быть в виде людей, получивших услугу, изделий, информации или комбинации этих элементов.

Выходы включают:

• материальные изделия и товары;

• поставленную информацию;

• изменения в результате выхода, например, в результате определенной оказанной услуги.

Диаграммы вход-выход дают краткий обзор контекста проблемы, обеспечивают эффективное представление проблемы. Ясно, что такие диаграммы не дают ответов на все вопросы.

Анализ информациивключает ее обработку, представление в виде, удобном для использования. Ощущение проблемы и ее формулировка – это творческий процесс, требующий от ЛПР образного и исследовательского мышления. В современных условиях для многих организаций творческая деятельность не просто желательна, но и абсолютно необходима для выживания и развития.

Структурные преградытворчеству возникают в значительной степени под воздействием процесса бюрократизации, который неизбежно сопровождает организационный рост.

Поведенческие преграды творчеству часто являются результатом реакций людей на организационные обстоятельства.

Функциональные преградысвязаны с выполнением конкретных функций.

Информационные преградысвязаны с организацией информационных потоков.

Основные характеристики творческой организации:

1. Наличие нескольких людей с высоким уровнем креативности или специальных подразделений, ориентированных на выдвижение идей.

2. Открытые каналы коммуникаций, большое количество внешних контактов.

3. Проведение политики разнородного найма, включая крайние, необычные способы и методы привлечения работников с выраженной креативностью.

4. Оценка идей и людей по качеству результатов их деятельности, а не по статусу, должностному положению.

5. Вложение капитала в фундаментальные исследования и в развитие персонала.

6. Гибкое долгосрочное планирование, проведение экспериментов с новыми идеями.

7. Децентрализованное управление, использование разнообразных методов принятия решений, обеспечивающих эффективное включение в этот процесс своих работников.

8. Допущение рискового характера решений, ожидание и активное использование внутренних и внешних возможностей.

9. Свобода в выборе методов выполнения заданий, участие в постановке целей и увлечение выполнением своих обязанностей, отсутствие управления в режиме «пожарной команды».

10. Наличие оригинальных и разноплановых целей, в том числе социального характера.

11. Поощрение многообразия в поведении, в подходах к решению проблем, использованию возможностей. Отсутствие жесткого применения предписанных и единообразных подходов, безусловного использования утвержденных процедур.

12. Богатство и многообразие членов организации (сообщество индивидуальностей), способность извлекать пользу из этого богатства.

13. Особый социально-психологический климат, в котором высоко ценится творческий потенциал личности и рассматривается это скорее как норма, чем исключение.

Действия по формированию такой средымогут включать ряд шагов:

• выражение доверия, внимательное выслушивание, оказание поддержки, демонстрация одобрения;

• установление равноправных отношений в деятельности по выработке идей;

• оптимизм в оценках результатов творческой деятельности, стремление видеть ценность в том, что предложено, сосредоточиваясь на положительных аспектах идеи;

• защита уязвимых (на первый взгляд) начал идеи.

Стадии сбора информации и анализа данных далеко не всегда могут быть четко разграничены и полностью последовательны. Это обусловлено рядом причин. В процессе сбора данных трудно обеспечить полную беспристрастность. Поэтому на данной фазе невозможно полностью исключить анализ. В ходе анализа может быть выявлена потребность в дополнительных данных.

В поиске глубинных причин проблем графики причины-следствия особенно эффективны. Они широко используются в программах повышения качества продукции (эти графики можно встретить под названиями «рыбья кость» или диаграмма Исикавы).

Процедура построения диаграммы причины-следствия включает следующие этапы:

• определение проблемы;

• определение главных элементов по возможным причинам проблемы;

• систематическое выявление фактов и групповое обсуждение для определения возможных причин по этим элементам;

• после записи всех потенциальных причин на графике под каждым классом проводится обсуждение каждого зафиксированного пункта. На этой основе осуществляется группировка, комбинирование и разъяснение причин.

Простым и эффективным методом понимания причин проблем является анализпочему - почему. Этот метод начинается с формулирования проблемы и поиска ответа на вопрос, почему эта проблема возникла. Таким способом могут быть установлены основные причины появления проблемы. Далее рассматривается каждая из этих причин и вновь задается вопрос, почему эти причины возникли и т. д. Эта процедура продолжается до тех пор, пока или причина окажется достаточно частной, или больше нельзя найти ответы на вопрос «почему?».

Метод «мозгового штурма»наиболее хорошо известен из всех групповых методов использования творческого потенциала. Однако этот метод, имеющий очень ясные и точные руководящие принципы, стал связываться с любым общимнеструктурированнымзаседанием или обсуждением идей. Этот метод менее эффективен в ситуациях, где группы неоднородны, состоят из экспертов в различных областях [43-50] .

Основные этапы применения метода «мозгового штурма»:

1. Для работы формируется малая группа, желательно, не более восьми человек.

2. Для координации деятельности группы выбирается председатель. Задача секретаря заключается в том, чтобы все выдвинутые идеи были зарегистрированы.

3. Все члены группы знакомятся с ситуацией.

4. Руководитель группы дает краткий комментарий и сообщает цель работы.

5. В результате индивидуальной работы члены группы выдвигают максимальное число идей в ограниченное время (обычно полчаса).

6. Все идеи должны быть зарегистрированы.

7. Поощряется использование (не копирование) идей других членов группы.

8. Обсуждение или критика выдвигаемых идей не допускаются. Это правило особенно важно в ситуациях «мозгового штурма», где очень легко выразить неодобрение устными или невербальными средствами.

9. После завершения стадии выдвижения альтернатив происходят их обсуждение и оценка. При этом возможно выдвижение идей, которые могут представлять собой комбинации, обобщения ранее выдвинутых идей, либо абсолютно новых идей.

Ключевой фазой в методе «мозгового штурма» является письменная фиксация индивидуально выдвигаемых идей. Здесь каждый участник по отдельности записывает свои идеи на бумаге вместо их внесения в общий список. В распоряжении группы находится дополнительный список, содержащий несколько идей, предложенных руководителем до начала заседания группы. Если у члена группы иссякают идеи, он обменивает свой список на общий и продолжает записывать идеи в новом списке. Таким образом, участники будут стимулироваться идеями, которые они приобретают из общего списка. Это позволит концентрироваться на выдвижении идей и не отвлекаться на беседы, а также ослабить влияние одних членов группы на других.

Метод Гордонаимеет много общего с «мозговым штурмом» и обобщает его. В этом случае применяют почти те же правила. Однако здесь только лидер группы знает точный характер проблемы до ее обсуждения. Это ограничение препятствует группе достичь решения слишком рано. Потенциальная опасность при применении «мозгового штурма» состоит в том, что участник может прийти к мысли и поверить, что идея, которая им выдвинута, является идеальным решением проблемы, и прекратить дальнейшее выдвижение идей. Это не происходит в том случае, если только лидер знает истинный характер проблемы. Лидер ответствен за начало общего обсуждения широкого контекста проблемы. Далее он конкретизирует проблему. Ясно, что успех этого метода во многом зависит от личных качеств лидера.

Номинальный групповой методбыл развит при попытке преодолеть некоторую предвзятость, которая является результатом социальных процессов в пределах групп «мозгового штурма». Он отличается от других групповых методов тем, что стадия оценки индивидуально выдвинутых идей регламентирована более детально. Номинальный групповой метод включает следующие основные стадии:

1. члены создают независимые списки идей;

2. каждый член группы описывает одну из своих идей всей группе;

3. как только все идеи вносятся в список, они обсуждаются и оцениваются группой;

4. для достижения конечного решения члены группы голосуют по отдельности за каждую из выдвинутых идей.

Метод принудительных связейоснован на установлении взаимоотношений между, на первый взгляд, не связанными друг с другом объектами или идеями. Этот метод основан на связи идей, но степень свободы ограничена рассматриваемыми объектами, которые обычно выбираются произвольно. Часто участники обсуждения обращаются в те области, которые они никогда прежде не рассматривали.

Метод принудительных связей является особенно полезным в ситуациях, где нужны новые применения существующих изделий или услуг. Один объект существует, другой выбирается из списка или совершенно произвольно. Участников затем просят найти все возможные связи установленного объекта с объектом, выбранным произвольно. «Принуждение» таких взаимосвязей может вести ко многим новым и оригинальным идеям.

Морфологический анализ – это систематическое выведение всех возможных решений из структуры поставленной проблемы. Метод был разработан швейцарским астрономом Ф. Цвикки. Основные этапы его применения таковы:

1. Точная формулировка решаемой проблемы.

2. Точное определение класса изучаемых свойств и выявление основных параметров, от которых зависит решение проблемы. Изучение указанных параметров.

3. Выявление и изучение всех независимых и неприводимых свойств, которыми обладает каждый из параметров. Получение матрицы, имеющей nстрок, по одной строке для каждого параметра. Число элементов в столбцеmопределяется числом свойств соответствующего параметра.

4. Если в каждой строке матрицы выделить по одному элементу и соединить их, то получим цепочки – варианты решения проблемы.

5. Система матриц образует морфологический ящик.

6. Важным требованием к применению данного метода является то, что только после построения всех возможных цепочек допустима оценка отдельного решения.

8. Заключительный шаг – выбор наиболее желательных решений.