10.4. Документальное закрепление и реализация управленческого решения
Принятое управленческое решение прежде всего выражается в устной форме с последующим письменным его закреплением. Как правило, решения в массе своей облекаются в определенные документы.
Документ, в широком смысле слова (от лат. Dokumentum доказательство, свидетельство), есть любой материальный объект с информацией, закрепленной определенным образом для передачи ее во времени и пространстве. В качестве способов фиксации информации в документе могут использоваться рисунки, графики, схемы, аудио- и видеозаписи, фотографии, записи с помощью соответствующих знаковых систем на магнитных лентах и дисках в ЭВМ и др. Практически все они используются и в организации управления. Но основным является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующими нормами и правилами.
Основными требованиями к составлению документов, используемых в организации управления, являются: своевременность разработки документа, краткость изложения информации, ее достоверность и наглядность (понятность) для объекта управления.
Документально оформленные решения можно классифицировать по следующим основным признакам:
уровень иерархиинормативно-методического обеспечения – международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;
правовой статус документа– обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т. п.);
содержание документа – технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т. п.), экономические (технико–экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес–планы и т. п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т. п.).
Как уже отмечалось, принятие решений должно выражаться в форме письменного документа (нормативного акта). Это позволяет четко и юридически обоснованно, в соответствии с действующей Конституцией и другими законами, сформулировать цели и задачи, порядок действий, а также полномочия и ответственность исполнителей и т. д.
Конечно, у рядового работника значительно меньше диапазон проблем, по которым ему приходится принимать управленческие решения. Однако важность этих решений, ответственность за возможные негативные последствия не менее значимы, чем на других уровнях управления. При этом следует помнить, что основные навыки руководителей в принятии управленческих решений формируются именно на уровне рядового сотрудника. Руководитель, не освоивший в свое время практики принятия и исполнения управленческих решений, с трудом справляется с процессом принятия решений на более высоких уровнях, чаще совершает ошибки.
При документальном закреплении управленческого решения исполнителю необходимо учитывать такие критерии, как:
продолжительность действия данного решения во времени;
краткость и ясность формулировок принятого решения;
степень детализации предполагаемого в решении действия.
В целом процесс принятия решения и его документального закрепления понимается как критическое осмысление сложившейся объективной реальности. Критика в данном случае является отражением способности сотрудника (и особенно руководителя) анализировать положение дел (в отношении управляемого объекта в целом, на отдельных его участках и направлениях), своевременно реагировать на возникающие проблемы.
За критическим осмыслением следует принятие решения и его исполнение как «догма», т. е. неукоснительное исполнение принятого решения. Критика и догма две противоположности, единство и борьба которых непременно продвигают нас к намеченной цели. Критика определяет направление и выбор будущего решения. Догма обязывает реализовать принятое решение, сложившееся представление о порядке вещей и позволяет сделать шаг вперед, совершить поступок. За поступком и действием, преобразующим мир, в котором мы живем, следует новое критическое осмысление новой реальности, новое решение и новый поступок и т. д. Неразрывная связь этих двух понятий определяет наше отношение к управленческой деятельности. Ибо тот, кто использует только критику и бежит от решения и поступка, творчески бесплоден и не добивается полезного результата в своей работе. А тот, кто следует раз и навсегда сложившейся догме, отстает от жизни, и, если ему доверена власть, возможность принимать решения, то он разрушает систему управления изнутри.
Необходимые условия для успешной реализации управленческого решения создаются еще в период его подготовки и принятия. Поэтому уже в решении должно быть предусмотрено, кто, где, когда и каким образом выполняет ту или иную задачу. Все эти элементы создают необходимые предпосылки для реализации управленческого решения. Сама же процедура исполнения (реализации) управленческого решения может быть расчленена в пространственном и временном отношениях по объектам (группам объектов), по задачам и интервалам времени.
Для выполнения каждой из обозначенных групп подбираются сотрудники соответствующей квалификации (опыта) и уровня полномочий (параллельно здесь может быть решен вопрос о делегировании подчиненным недостающих полномочий), способные обеспечивать контроль над развитием событий и самоконтроль. Таким образом, в целом предполагается создание гибкой системы реализации решений с таким расчетом, чтобы в решающий момент и в решающем месте иметь возможность сосредоточить основные силы.
Затем следует довести до исполнителей конкретные задачи или фрагменты принятого решения. Если доведение решения низовым структурам (исполнителям) проходит через несколько уровней управления, оно обязательно сопровождается контролем, чтобы исключить искажение первоначального замысла.
Серьезной проблемой во всем управленческом процессе является выполнение принятых решений. До трети всех управленческих решений не достигают своих целей по причине невысокой исполнительской культуры. Повысить степень выполнения принятых решений может работа по повышению их рациональности (не все решения бывают исполнимыми), совершенствованию исполнительской дисциплины, мотивации исполнительской деятельности.
Пожалуй, наиболее сложным этапом реализации принятого управленческого решения может стать его корректировка. Как один из инструментов обеспечения жизнеспособности и эффективности управленческого решения (например, планирования и реализации планов) корректировка заключается в своевременном пересмотре решений в соответствии с изменяющимися условиями их реализации или возникающими проблемами. В числе причин, требующих изменения и дополнения уже принятого решения, могут быть:
плохая организация исполнения решения и отсутствие достаточной обратной связи для контроля над ним;
резкие и непредвиденные изменения в обстановке, требующие соответствующих изменений в управленческих решениях;
серьезные ошибки в первоначальном управленческом решении, которые могут привести в итоге к нежелательным последствиям.
Однако прежде чем принимать дополнительные и корректирующие решения, следует разобраться в природе названных причин, чтобы еще более не осложнить ситуацию. При этом следует принимать во внимание тот факт, что решения, принимаемые в условиях неопределенности и риска, заранее предполагают необходимость их корректировки.
В то же время внесение изменений в ранее принятое решение требует от управленца немалого мужества, умения преодолеть инерцию мышления и даже противодействие как вышестоящих, так и своих подчиненных. Такое положение, в свою очередь, предостерегает всех участников управленческого процесса от новых необоснованных решений, которые накладываются на ход выполнения поставленных задач и могут дезорганизовать или переориентировать исполнителей. Чтобы такого не произошло, изменения и дополнения в решениях должны быть четко сформулированными и обоснованными.
- Академия управления при президенте республики беларусь
- Раздел I. Теория и методология государственного управления Глава 1. Понятие, сущность и характеристика государственного управления
- Государственно-административное и политическое управление.
- 1.1. Понятие и диалектика управления, современная управленческая парадигма
- 1.2. Государство и государственное управление как социальные феномены
- 1.3. Объективная необходимость, понятие и сущность государственного управления
- 1.4. Виды и уровни государственного управления
- Государственно-административное и политическое управление
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 2. Становление и развитие теории и практики государственного управления
- 2.1. Этапы эволюции теории государственного управления.
- 2.2. Развитие теории государственного управления в России и Беларуси
- 2.3. Концепции государственного управления
- 2.4. Современные проблемы и направления совершенствования государственного управления
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 3. Методологические основы государственного управления
- 3.1. Методология государственного управления: понятие, основные элементы, их характеристика
- 3.2. Субъекты государственного управления. Государство как субъект управления
- 3.3. Объекты государственного управления. Общественные процессы как объекты государственного управления
- 3.4. Принципы государственного управления
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 4. Цели, функции и методы государственного управления
- 4.1. Цели и приоритеты государственного управления
- 4.2. Функции государственного управления
- 3.4. Принципы государственного управления
- Применение совокупности принципов государственного управления на практике должно обеспечить эффективность государственного управления
- 4.3. Методы государственного управления
- Административно-распорядительные методы
- Экономические методы
- Социально-психологические методы
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 5. Современная система государственного управления
- 5.1. Характеристика современной системы государственного управления
- 5.2. Свобода и ответственность в государственном управлении
- 5.3. Представительство интересов в государственном управлении
- 5.4. Роль общественного мнения и сми в системе государственного управления
- 5.5. Прямые и обратные связи в системе государственного управления
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 6. Бюрократия, коррупция и конфликты в системе государственного управления
- 6.1. Бюрократия и бюрократизм в системе государственного управления
- 6.2. Коррупция в государственном управлении и меры борьбы с ней
- 6.3. Развитие демократии – важнейшее направление преодоления негативных явлений в государственном управлении
- 6.4. Конфликты в государственном управлении и механизм их разрешения
- Контрольные вопросы и задания
- Раздел II. Организационная структура государственного управления Глава 7. Государственная власть и структура государственного управления
- 7.1. Ветви власти, их конституционные основы и характеристика
- 7.2. Понятие, сущность и научные подходы к построению и функционированию организационной структуры государственного управления
- 7.3. Понятие и организационная структура государственных органов, их классификация
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 8. Организационная структура государственного управления в Республике Беларусь
- 8.1. Условия, принципы и этапы формирования организационной структуры государственного управления в Республике Беларусь
- Республики Беларусь
- М и н и с т е р с т в а
- 8.2. Высшие органы государственной власти и органы особой компетенции в Республике Беларусь
- Система судебных органов в Республике Беларусь
- 8.3. Система республиканских исполнительно-распорядительных органов государственного управления
- 8.4. Органы местного управления и самоуправления
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 9. Государственная служба в системе государственного управления
- 9.1. Государственная служба как публично-правовой институт
- 9.2. Правовой статус и классификация государственных служащих
- 9.3. Профессиональная культура государственных служащих
- Контрольные вопросы и задания
- Раздел III. Управленческие процессы и технологии в государственном управлении Глава 10. Государственные управленческие решения и технологии государственного управления
- 10.1. Управленческие решения: понятие, характеристика, виды
- 10.2. Процесс разработки и принятия управленческого решения
- Методы обоснования управленческих решений
- 10.4. Документальное закрепление и реализация управленческого решения
- 10.5. Лицо, принимающее решения в системе государственного управления
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 11. Управленческие технологии
- 11.1. Управленческие технологии: понятие, содержание, характеристика
- 11.2. Технологии функционирования информационно-пропагандистских групп
- 11.3. «Электронное правительство»
- Контрольные вопросы и задания
- Раздел IV. Ресурсное обеспечение и эффективность государственного управления Глава 12. Правовое обеспечение государственного управления
- 12.1. Понятие, сущность и форма правового обеспечения государственного управления
- Виды функций, выполняемых Конституцией
- Юридическая
- Политическая
- Идеологическая (воспитательная)
- 12.2. Законность, порядок и дисциплина в государственном управлении
- 12.3. Юридическая ответственность в государственном управлении
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 13. Кадровое обеспечение органов государственного управления
- 13.1. Объективная необходимость кадрового обеспечения государственного управления
- 13.2. Управление персоналом государственной службы
- 13.3. Механизм кадрового обеспечения государственного управления
- Контрольные вопросы
- Глава 14. Финансовое обеспечение государственного управления и финансовая деятельность государства
- 14.1. Финансовые ресурсы государства
- 14. 2. Государственный бюджет в системе финансового обеспечения государственного управления
- 14.3. Деятельность государства в сфере кредитных отношений
- 14.4. Государственное управление налогообложением и таможенное регулирование
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 15. Информационное обеспечение государственного управления и информационная безопасность
- 15.1. Информационное обеспечение государственного управления
- 15.2. Обеспечение безопасности в информационной сфере
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 16. Контроль в системе государственного управления
- 16.1. Общая характеристика и принципы реализации контрольной деятельности государства
- 16.2. Мировые подходы к формированию системы государственного контроля
- 16.3. Система контроля в государственном управлении Республики Беларусь. Финансовый контроль
- Контрольные вопросы и задания
- Глава 17. Эффективность государственного управления
- 17.1. Понятие и виды эффективности государственного управления
- 17.2. Критерии и показатели эффективности
- 17.3. Оценка эффективности государственного управления
- Контрольные вопросы и задания
- Литература