Синеокий Адвокатура Украины 2012 г

§ 12. Электронный архив адвоката

Юридические дела одной категории часто имеют немало общего в оценке обстоятельств, в судебной практике, в составлении документов и т. п. Постепенно у каждого практикующего и профессионального адвоката формируется архив, который становится существенным подспорьем в работе с новыми делами.

Постепенно у каждого практикующего и профессионального адвоката формируется архив, который становится существенным подспорьем в работе с новыми делами. У большинства адвокатов существуют собственные архивы, где содержатся копии материалов из прошлых юридических дел, а иногда оригинальные, даже уникальные документы.

Архивный документ адвоката — это документ независимо от его формы, вида материального носителя информации, места и времени создания, прекративший выполнять функции, который является собственностью адвоката и хранится по месту его профессиональной деятельности в условиях его юридической значимости.

Это означает, что адвокаты сохраняют свои архивные документы в особом режиме, обеспечивающем сохранность информации, содержащейся в них, целостность упорядоченных документальных комплексов. Ведь судебные дела одной категории часто имеют немало общего в правовой оценке обстоятельств, в судебной практике, в составлении документов и т. п. Наряду с этим пригодность территории для размещения архива определяется самим адвокатом (квартира, дом, дача, офис адвокатской фирмы, юридическая консультация), где, как правило, отсутствуют особые меры безопасности.

Ведение подобного архива по «бумажным технологиям» хотя и является классическим, но для оптимизации работы в современных условиях уже устаревшим способом. Поэтому адвокатам рекомендуется постепенно переходить к формированию своих информационных архивов в электронном виде, то есть использовать способы электронного архивирования, чего мы уже касались, рассматривая системы электронных архивов.

385

МОДУЛЬ 2

Создание адвокатом электронного архива является комплексным решением по созданию и наполнению электронного архива документов, что обеспечит эффективное использование, оперативную доступность и сохранность последних.

2) методическую часть — методические рекомендации, проекты ходатайств, жалоб (по видах), исковых и других заявлений, судебных виступлений и т. п.;

3) теоретическую часть — изменения в законодательстве (по видам) и практике его применения; обзоры подзаконных нормативных актов (ведомственных приказов, инструкций, указаний и т. п.).

Определим основные задачи, решаемые при внедрении адвокатом электронного архива: 1) повышение надежности хранения информации, уменьшение риска потери важной информации вследствие небрежности или воздействия внешних факторов; 2) повышение эффективности использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов; 3) обеспечение доступа к информации практически из любой территориально удаленной точки, поскольку адвокат-владелец архива исключительно обладает соответствующим правом доступа; 4) при необходимости корпоративная интеграция с другими информационными системами.

Электронный архив адвоката выполняет следующие функции: 1) организация хранения электронных версий непроцессуальных документов, их копий и копий процессуальных документов, учетной, справочной и аналитической информации; 2) ведение классификаторов и рубрикаторов и их использование для поиска юридических документов, 3) установление и поддержание логических связей между документами как в пределах одного дела, так и в общем массиве юридических дел, которые занесены в архив; 4) организация поиска документов; 5) обеспечение доступа к информации с ограниченным доступом и электронных документов других лиц (своих помощников или коллег) в соответствии с правами доступа, процессуальных требований и норм адвокатской этики; 6) идентификация электронных документов по их реквизитам.

Фактически каждое адвокатское досье сначала переформатируется в свой электронный аналог (ЭАП), а уже потом заносится в электронный банк информации адвоката и остается составной частью собственного электронного архива. Такая динамика образует определенный информационный цикл форм фиксации результатов адвокатской деятельности «адвокатское досье» —♦ «электронное адвокатское производство» —* «электронный архив адвоката».

386

ОСОБЕННАЯ ЧАСТЬ

Итак, мы убедились в том, что электронный архив адвоката является качественно новым уровнем использования профессиональной информации, поскольку такая форма хранения значительно снижает возможность потери документов и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа.

В целом же, адвокат при формировании своего электронного архива может структурно разделить его на три условных блока: 1) практическую часть — конкретные юридические дела и результаты их рассмотрения; 2) методическую часть — методические рекомендации, проекты ходатайств, жалоб (по видам), исковых и других заявлений, судебных выступлений и т. п.; 3) теоретическую часть — изменения в законодательстве (по видам) и практике его применения; обзоры подзаконных нормативных актов (ведомственных приказов, инструкций, указаний и т. п.).

Фактически каждое адвокатское досье (электронное производство) заносится в электронный банк информации и является составной частью электронного архива каждого адвоката. Такой технологический подход оказывает заметную помощь в профессиональной деятельности адвоката. Если вопросы о содерж'ании, структуре и времени хранения адвокатского досье не решены на уровне локального нормативного акта адвокатского образования, то решение по ним адвокат принимает самостоятельно.

Таким образом, правильно сформированное адвокатское досье с учетом достижений современных информационных технологий говорит о профессионализме в деятельности опытного адвоката. Такое адвокатское досье может послужить не только при работе по конкретному делу, хранение в электронном виде сегодня является наиболее удобной формой, поэтому его сохранение в электронном виде можно считать вспомогательным методическим фактором в работе адвоката по следующим делам.

Если адвокат, работающий индивидуально, будет не в состоянии осуществлять свою профессиональную деятельность по любым основаниям, он должен немедленно, но не позднее одного месяца с даты возникновения таких оснований, после консультаций с клиентом и получения его согласия, передать дело клиента, которое он ведет (вместе с адвокатским досье или его электронной или бумажной копией), другому адвокату с его согласия и письменно уведомить об этом клиента.

После прекращения договора о предоставлении правовой помощи адвоката (адвокатскому объединению) рекомендуется сохранять все материалы адвокатского досье в течение трех лет с момента закрытия адвокатского досье (прекращения договора о предоставлении правовой помощи). Такой срок обусловлен тем, что охватывает максимальное время цикла прохожде-

387

МОДУЛЬ 2

ния дела по всем судебным инстанциям. В отличие от этого, электронное адвокатское производство имеет предпосылки для неограниченного срока хранения, например, на оптических носителях (CD и DVD).

Отдельно заметим, что электронное адвокатское производство в ходе досудебного следствия или судебного разбирательства остается вспомогательной (факультативной) формой, поскольку частично дублирует свой «бумажный» вариант: первое является двойной копией (копией с копии), а второе, условно говоря — оригинальной (первой) копией. Таким образом, адвокатское досье является черновиком и после окончательного рассмотрения (окончание полного юридического цикла движения дела) в отличие от ЭАП может уничтожаться [3; 7; 8; 10; 134; 165; 174; 219; 222; 224 и др.].

Ключевые слова

Архив, архивный документ адвоката, электронное адвокатское производство, электронный архив адвоката, информационные технологии.

388

ОСОБЕННАЯ ЧАСТЬ

Судьи часто бывают неопытны, и толъкд обманом ихмая&оудержать от ошибок

ТСвинтилиан (35-96), римский учитель Красноречия

Содержание