Раздел 11.3. Особенности презентации как распространенного

типа мероприятия.

Выявление особенностей презентации.

Презентации – широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах. Презентация может проходить самостоятельно или в рамках выставки, ярмарки. Мы будем рассматривать презентации как ПР-событие или как акцию, проводимую в целях управления общественными отношениями.

Презентация – это организованная встреча группы людей с целью представления чего-либо нового, недавно созданного.

Дословно «презентация» означает «представление». Проводятся презентации с целью наиболее ярко преподнести общественности последние достижения фирмы. Поводом могут служить – открытие нового объекта, освоение нового вида услуг, определенная дата в истории фирмы и т.д. Предполагается в ходе презентации организация общения участников, которая несет полезную информацию и является своего рода шоу, а также сопровождается угощением гостей.

В чем различие между презентацией рекламного характера и ПР-презентацией? В первом случае центром внимания ( целью) будет продвижение нового товараилиуслуги , а в нашем варианте центральной темой должно быть целое –образфирмы или организации, связанные с ним цели. ПР-презентация всегда является частью системной работы, этапом в реализации определенной концепции.

Организация и проведение презентаций - достаточно сложные технологии, требующие режиссуры, творческого подхода. К сожалению, в практике российского бизнеса долго преобладал стандартный подход к проведению презентаций. Но постепенно у заказчиков формируется вкус к профессионально и творчески подготовленным презентациям.

С учетом целей проведения и доминирования характеристик существует несколько типовпрезентаций. (Далее многие тезисы с авторскими дополнениями мы приводим из книги Л.Арредонто «Искусство деловой презентации»– см. список литературы в конце главы).

1. Внешние презентации.

Проводятся для целевых аудиторий, не являющихся персоналом организации или фирмы ( ПР-субъекта). Таких презентаций проводится больше, они более распространены.

2. Внутренние презентации.

Относятся к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом ПР-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота , к примеру, или новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентации позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации.

3. Продвигающие презентации.

Это презентации, в которых общение построено с целью продвинуть какую-либо идею в более широкую среду общественности, охватить ею как можно больше адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции.

4. Информационные презентации.

Обычно они проводятся для передачи технической информации или иной, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и доступно преподнести сложный материал, добиться его усвоения и понимания аудиторией.

5. Нисходящие презентации.

Это разновидность внутренней презентации- когда руководство компании представляет некую идею для подчиненных.

6. Восходящие презентации.

Также вариант внутренней презентации. Представление проекта или идеи «снизу», от подчиненных – к их управляющим, руководителям.

7.Письменные презентации.

Они организуются как самостоятельно, так и в качестве дополнения к устным. В увлекательной и краткой форме преподносится та новая информация, которая является основой презентации. Схемы, диаграммы, фотоиллюстрации выразительно дополняют текст. Такая подборка может быть размещена в прессе или издана отдельным буклетом. На устной презентации она может служить раздаточным материалом.

Условия успешности презентации.

1.Увлекательность.

Презентация – это событие, которое должно увлекать. Это не урок и не лекция. Это нескучное и полезное одновременно общение. Пожалуй, оно ближе к понятию «спектакль», так как есть сторона приглашающая, презентующая и берущая ответственность за то, что происходящее будет интересно приглашенным.

1. Содержательность.

Пришедшие на презентацию получают важную и значимую для них информацию, которая им полезна. Даже если развлекательные моменты окажутся не в их вкусе (что нежелательно), но они не пожалеют о затраченном времени, так как будут удовлетворены содержанием.

2. Запоминаемость.

Это крайне важное условие успешности презентации. Необходимо найти образное визуальное решение главной идеи презентации- тогда оно останется в памяти, будет заставлять возвращаться к предмету презентационного события много дней спустя. Чаще всего используются визуальные выразительные средства и решения, совмещенные с юмором, аллегориями. Например, открытие нового производственного или торгового объекта символизирует огромный пупс (кукла), у которого есть «мама» (директор) и «папа» (учредитель ). Рассказывая о презентуемом объекте, они передают пупса из рук в руки.

Могут быть использованы возможности мультимедийного изображения, которые имеют огромные ресурсы выразительности. Важно, чтобы хорошо поработали художники и режиссеры нашего «спектакля». Используются иногда игровые приемы, в сценарий презентации вводятся костюмированные персонажи, что также остается надолго в памяти гостей.

Наиболее сложная, но особо запоминающаяся форма презентации – перформанс. Это оригинальное «действо», своего рода спектакль. В отличие от более традиционной презентации перформансы отличаются интригующей режиссурой, аллегорическими приемами, поэтому используются редко и в определенной среде. Они более характерны для художественной и артистической среды.

3. Активизация.

Гости презентации не могут быть безучастными зрителями. Успешная, грамотная презентация – это интерактивное общение ведущих с залом. Формы активизации используются самые разные: от письменного и устного анкетирования приглашенных до прямого вовлечения их в действие. Но особенно важным является –через убеждение побудить людей к действию, желательному для нас, организаторов презентации.

4. Сбалансированность.

Эффективная презентация не должна иметь «флюсов», то есть преобладания каких-то элементов над другими. Например, не должна быть излишне информационной и сухой ( в ущерб увлекательности) или слишком поверхностной, развлекательной ( в ущерб содержательности). С одной стороны презентация содержит объективную информацию, новость, с другой – ей может быть присущ индивидуальный стиль. Важно сбалансировать презентацию и по времени, отведенному для ведущих, для демонстрации , для угощения.

Подготовка презентации.

Прежде всего необходимо определиться с целями проведения и типом презентации. Этап планирования начинается с осмысления творческого замысла. Важно найти режиссерский ход, который обеспечит успех презентации. Надо задуматься и над рядом других вопросов. Например, насколько часто проводились презентации по схожей теме в данной целевой аудитории, насколько ожидаема и нужна представляемая информация, какой общественный резонанс мы рассчитываем получить.

В основе планирования лежат следующие первичные факторы: ведущие презентацию, аудитория, место проведения , временные рамки.

От ведущих презентацию зависит большая часть успеха. Ведущий может быть один, но чаще используют «дуэт» ведущих – мужчина и женщина. Это должны быть хорошие коммуникаторы, владеющие содержанием материала, ведущие себя естественно и органично. Они могут пользоваться вспомогательным текстом, но не должно быть ощущения, что идет чтение «по бумажке».

Кого приглашать на презентацию? Если мы ведем речь о внешней ПР-презентации, не забудем позвать представителей СМИ. Ведь наше мероприятие является помимо всего прочего информационным поводом. Затем, в зависимости от целей презентации, формируется список приглашенных. Важно помнить, что презентация – не конференция, не форум. Оптимальный предел по количеству слушателей – 60 человек. Только тогда мы сможем обеспечить эффект убеждения, столь важный для данной формы работы.

Место проведения презентации выбирается прежде всего из соображений комфортности для приглашенных. Местонахождение помещения – удобное для проезда, снабженное автостоянкой. Конференц-зал не должен быть излишне просторным, чтобы не создавалось ощущение незначительности события ( мало людей в большом зале). Но тесной комната общения не должна быть. Хорошее освещение, условия для проветривания мы также стремимся обеспечить. Рядом предполагается помещение для фуршета или иного вида угощения.

Существуют разные схемы рассадки гостей презентации: «театральный» стиль, «классная комната», в виде буквы «Т» или буквы «U».

Сколько длится презентация? Этот вопрос увязан со структурой презентации. Необходимо также учитывать психологические аспекты восприятия устных коммуникаций. Психологи проанализировали, как изменяется уровень внимания слушателей в зависимости от разных факторов. Так, например, важно подсказывать аудитории – что ее ждет впереди или когда закончится ваше сообщение. Это повышает ее внимание. Демонстрации на экране или в иной форме также возбуждают интерес. Презентация может длиться 40 минут и 2 часа. Все дело в сбалансированности происходящего, способности организаторов удержать внимание приглашенных и обеспечить передачу необходимой информации. Считается оптимальным вариант вечерней презентации, переходящей в прием с угощением:1-1,5 часа содержательная часть, затем 1-1,5 часа развлекательная . Дневные презентации обычно укладываются в более короткий период времени : 40 мин. и 40 мин.

Структура презентации.

Традиционный вариант презентации предполагает наличие двух основных частей: информационно-содержательной и развлекательной. Исключением являются презентации, построенные по принципу спектакля или перформанса. Они требуют отдельной творческой разработки. Уместно вести речь о структуре информационно-содержательной части традиционной презентации. Она может быть построена по следующей схеме.

1. Открывающая часть или вступление.

2. Раздел №1.

3. Демонстрация (или иная аудиовизуальная вставка).

4. Раздел №2.

5. Демонстрация (или иная аудиовизуальная вставка).

6. Раздел №3.

7. Демонстрация (или иная аудиовизуальная вставка).

8. Заключение.

Как видим, содержание материала разбивается на несколько разделов, дробится на несколько подтем. Каждая должна быть представлена максимально убедительно и понятно , преподнесение содержания не должно утомлять.

После информационно-содержательной части объявляется небольшой перерыв, а затем предлагается развлекательная часть. Это может быть небольшой концерт, сопровождаемый фуршетом. Угощение в виде ужина за столиками может быть перенесено на более позднее время. Важно то, что информационно-содержательная часть не должна совмещаться с фуршетом. С большим вкусом следует подбирать концертную программу. Хорошо, если гости встретятся с исполнителями, которые их действительно порадуют или удивят.

Рекомендации по проведению презентации.

-Обычно, люди запоминают не более 10% содержания, излагаемого на презентации. Максимально удается добиться 50% запоминания. Поэтому старайтесь использовать максимум выразительных средств для закрепления предлагаемой информации.

-Общая атмосфера презентации – самое главное условие успеха. Тщательно подберите весь обслуживающий персонал, продумайте мельчайшие детали сервиса. Самые талантливые усилия ведущих могут быть сведены на нет хамством или неправильным поведением второстепенных участников события.

-Презентация – это прежде всего коммуникация. Заботиться о ее эффективности , многообразии –значит, обеспечить успех.

-Гости презентации – не просто слушатели, активные участники общения. Они должны почувствовать себя партнерами нашей организации. Создайте перспективу взаимного сотрудничества вокруг презентуемых идей!

-После презентации у человека должна остаться в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с нашей организацией. Делайте в завершение маленькие подарочки гостям!

-Завершением презентации не заканчивается работа ПР-специалиста. Важно собрать информацию о произведенном впечатлении (ненавязчивые опросы, анкеты, звонки в последующие дни), проанализировать появившиеся публикации или сюжеты по ТВ и радио.

Выводы.

Взаимодействие со СМИ является основой успешной деятельности PR-служб. Сотрудничество со СМИ обеспечивается в различных формах, среди них –пресс-конференции, пресс-клубы, брифинги, презентации и др. Каждая из форм имеет свою специфику, которую необходимо знать PR-специалисту. С учетом этих знаний необходимо проводить конкретные мероприятия в соответствующих ситуациях по их использованию. Успешное сотрудничество со СМИ предполагает соблюдение ряда требований и знаний специфики конкретного канала информации. Овладение технологиями сотрудничества со СМИ позволяет PR-специалисту существенно повысить эффективность PR-коммуникации.

Вопросы для самоконтроля.

1. Подготовьте план организации пресс-службы органа государственной власти и управления.

2. Какие элементы входят в систему сотрудничества со СМИ?

3. Какие существуют формы PR-коммуникации во взаимодействии со СМИ?

4. Чем брифинг отличается от пресс-конференции?

5. Разработайте сценарий пресс-конференции.

Лекция 12