7.1. Основные проблемы документального обеспечения государственного управления, практика их решения.

«Документационное обеспечение» обозначает документирование любой деятельности государственных органов в любой форме: контроль за качеством и количеством создаваемых документов; обеспечение функционирования технических средств, связанных с созданием, обработкой и хранением документов.

Документ является основанием для принятия управленческого решения, служит доказательством,

Основными документами, регламентирующими организацию документационного обеспечения являются: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, ГОСТ Р 6.30-97 (новая редакция 01.04.2000г.), Государственная система документационного обеспечения .

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на пять основных групп:

• организационная (положение, уставы, инструкции, правила), посредством которых определяется статус учреждения, структурные звенья и порядок их работы;

• распорядительная - (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания) - характеризует административную деятельность учреждения. Как определено в ГСДОУ «решения, постановления, приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов».

• справочно-информационная (письма, телеграммы, докладные записки и т.д.).

• документация по личному составу (приказы по лич. составу, личные дела, карточки);

• документация по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Работа с документами в органах управления включает: получение документов, регистрацию, контроль, систематизацию, формирование дел, подготовку их к передаче в архив.

Без регистрации невозможен обеспечить учет, сохранность, контроль и поиск документов. После регистрации документы передаются соответствующим должностным лицам или в структурные подразделения. Кроме того, регистрация фиксирует поступление и отправление, т.е. юридически подтверждается факт его наличия, а также обеспечивается сохранность от возможной утраты.

Контроль дает возможность анализировать управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, выявлять недостатки, нерешенные проблемы и устранять их. А главное – принимать меры по совершенствованию управленческих решений.

Составление номенклатуры дел и формирование дел обеспечивают правильную систематизацию документов. Номенклатура – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения. И предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, определения сроков их хранения.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Перед сдачей на архивное хранение, дела проходят экспертизу ценности, которую проводит экспертная комиссия (ЭК), главными задачами которой является определение сроков хранения документов и выделение на уничтожение. ЭК работает, руководствуясь «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности учреждений с указанием сроков их хранения.

Основной проблемой в ДОУ является тотальное несоблюдение требований к документам: Полнота информации (вся информация для его исполнения). 2. Непротиворечивость. 3. Достоверность. 4. Согласованность тезаурусов (понятные понятия и язык). 5. Мотивированность. 6. Определенность. 7. Доказательность (если есть положения, то они должны быть аргументированы). 8. Четкость. 9. Информативность. 10. Законность. 11. Легкость усвоения.

Отметим, что очень часто не соблюдаются и общие требования к содержанию документов: 1. Вводная часть – в ней изложены причины составления документа и цель, которую преследует данный документ. 2. Основная часть – содержит описание событий, фактов, указаний, которые необходимы для достижения цели документа. 3. Заключительная часть – формулировка некоторых положений документа.

(А про пути совершенствования можно рассказать на примере информационных технологий, внедрению специальных программ и т.д.)

Одной из основных проблем в управленческом документоведении можно считать проблему влияния управленческого документа на качество и эффективность управления.

Изучить это влияние можно только в том случае, если значение словосочетания "управленческий документ" строго определено.

ГОСТ Р 51141-98: "...зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

В юриспруденции - это "...овеществленное изложение мыслей, которое предназначено для доказывания юридически значимых обстоятельств, а также позволяет установить его составителя".

В гражданском процессе - это "...письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентным органом в пределах его прав и обязанностей, в установленном законом порядке, содержащее наличие всех необходимых реквизитов (дату выдачи, подпись должностного лица, указание организации или органа, выдавшего документ, и т.д.).

В уголовном процессе документом признается "...любой предмет материального мира, на котором какими-то условными знаками (буквами, цифрами и др.) зафиксирована какая-то мысль или имеется изображение какого-либо объекта".

признаки управленческого документа:

- у.д. содержит две части - содержательную (текст документа) и справочную;

- содержательная часть у.д.содержит сведения о среде управления, предназначенные для использования в управлении;

- у.д. предназначен для выполнения управленческой функции.

Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

управленческая функция документа проявляется в установленном в документе типе результата, который должен получить исполнитель документа:

- строго определенный результат.

- набор строго определенных действий, указанных в документе.

- правила, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

цель управленческого документа - результат, который должен быть получен по завершению исполнения документа. установление целей у.д., предшествующее его созданию, позволяет существенно сократить кол-во создаваемых документов и повысить их коэффициент информативности.

Субъект управления, определяя содержание документа и передавая его на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы. То есть он определяет желаемую цель - цель документа.

Исполнитель в результате исполнения документа достигает некоторого результата, который на практике может не совпасть с целью документа. Причины этого несовпадения могут быть обусловлены факторами различной природы. В управленческом документоведении изучению подлежат факторы, определяемые управленческим документом.

Поэтому одной из проблем управленческого документоведения можно считать проблему определения таких требований к управленческим документам, выполнение которых исключило бы документ из числа факторов, обуславливающих несовпадение желаемой цели документа и результата, полученного после исполнения документа.

Нами предложен следующий состав требований, которым должен отвечать управленческий документ, чтобы не стать фактором, обуславливающим не совпадение цели документа и реально полученных результатов, после его исполнения.

1. Законность Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить сведениям, опубликованным в действующих НПА и др. документах, определяющих действия участников процесса управления.

Невыполнение этого требования может привести либо к тому, что цели документа будет невозможно достичь, либо достигнутые цели будут аннулированы в установленном порядке.

2. Мотивированность Желательно, чтобы содержание документа побуждало к достижению его целей. Если управленческий документ не отвечает этому требованию, то это не значит, что цели документа не будут достигнуты. Тем не менее, побуждение имеет большое значение в управлении. Поэтому в любом случае, если документ мотивирует исполнителя, достижение его целей будет более вероятным и наоборот - отсутствие в документе побуждающих положений может сделать цели документа не достижимыми.

3. Юридическая значимость если он может быть признан как свидетельство, доказательство в органах, уполномоченных определять, можно ли документ использовать как свидетельство, доказательство.

1. должен быть издан органом, уполномоченным на издание таких документов,

2. должен иметь все положенные реквизиты, оформленные в соответствии с действующими нормативными документами. Отсутствие этих признаков приводит к тому, что документ может быть не принят лицами, от решения которых зависит достижение целей документа.

Определение дальнейших требований основано на следующих обстоятельствах:

- руководитель, составляя документ, переводит значение авторского содержания (ЗСА) документа в текст. Исполнитель, анализируя управленческий документ, определяет свое значение его содержания (ЗСИ);

- руководитель полагает, что значение содержания документа, определенное исполнителем, совпадает со значением содержания, которое вложил в документ автор. Иначе несовпадение этих значений может привести к несоответствию цели документа результату, полученному после его исполнения.

Ошибки в выражении и интерпретации значения текста документа, возникающие по разным причинам, приводят к тому, что на практике возникают ситуации, когда ЗСА не совпадает с ЗСИ.

Каким требованиям должен соответствовать управленческий документ, чтобы не стать причиной несовпадения указанных значений?".

Конкретный текст - это достоверный текст, содержащий полные сведения, смысл которого понятен (определяется без сомнений) и устанавливается без дополнительных толкований и разъяснений.

Следовательно, требование конкретности можно представить, как совокупность требований достоверности, полноты и понятности.

Достоверность - сведения, содержащиеся в документе, должны соответствовать истине.

Полнота - в зависимости от сути сведений, содержащихся в тексте документа, степень их влияния на управление может быть различной, а именно: без части сведений реализация процесса управления невозможна. Например, неизвестна цель управления.

Будем называть документ полным, если он содержит все сведения, необходимые для управления

Понятность - несколько объективных условий возникновения непонятности текста:

Условие 1. Текст документа понятен, если из него можно однозначно определить лексическое значение каждого многозначного знаменательного слова, употребленного в тексте.

Условие 2. Текст документа понятен, если не возникает сомнений при определении того, какие слова по отношению к данному являются главными.

Если условия 1 и 2 выполняются, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию ОДНОЗНАЧНОСТИ.

Условие 3. Текст документа понятен, если любое слово, являющееся зависимым по отношению к какому-либо слову текста (главному слову), передает значение свойства среды управления, определяемого одним из признаков, устанавливаемых по лексическому значению этого главного слова. Невыполнение этого условия приводит к тому, что слово вступает в противоречие со своим контекстом.

Условие 4. Текст документа понятен, если одно и то же не изменяемое свойство среды управления определяется в разных частях текста документа одинаково (т.е. имеет одинаковое значение).

Если условия 3 и 4 выполняются, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию НЕПРОТИВОРЕЧИВОСТИ.

Условие 5. Текст простого предложения обладает смыслом, если для каждого слова текста найдется хотя бы одно слово, являющееся по отношению к данному либо главным, либо зависимым, и все слова предложения образуют непрерывную цепочку связности слов, в которой каждая пара соседних слов связана между собой отношением "главное слово - зависимое слово".

Если условие 5 выполняется, то будем говорить, что текст управленческого документа отвечает требованию СВЯЗНОСТИ НА УРОВНЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ.

Кроме перечисленных выше объективных условий существует еще и субъективное условие, обуславливающее понятность текста документа.

Текст документа понятен, если тезаурус составителя и тезаурус исполнителя документа в части слов, использованных в его тексте, соответствуют нормативному тезаурусу СОГЛАСОВАННОСТИ ТЕЗАУРУСОВ.

Кроме проблемы установления требований к управленческим документам, в управленческом документоведении разрабатывается проблема анализа текстов на соответствие требованиям управления и ряд других проблем.