6.3 Документальное оформление

Стороны, проводящие зачет взаимных требований, должны правильно составлять документы по данной операции.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными и на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н). Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа (формы), код формы;

дату составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи с расшифровками.

Перечень обязательных реквизитов документа перечислен в ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Основанием для взаимозачета является взаимная задолженность. Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности установлено, что организации должны вести аналитический учет по счетам 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" в разрезе каждого предъявленного счета, а при расчетах в порядке плановых платежей - по каждому поставщику, подрядчику, покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по расчетным документам в разрезе сроков наступления их оплаты.

Поэтому самостоятельным этапом для проведения взаимозачета следует выделить этап выявления взаимной задолженности и составления акта ее сверки. Его лучше составить для того, чтобы записи в бухгалтерском учете участников в дальнейшем были идентичны, разногласия отсутствовали.

Поскольку акт сверки - это бухгалтерский документ, а ответственными за ведение бухгалтерского учета являются руководитель предприятия и главный бухгалтер, они и должны подписывать его. Вместе с тем, суд принимает в качестве доказательств и акты сверки, подписанные только главными бухгалтерами сторон.

Следующим этапом процедуры будет погашение взаимной задолженности - подписание акта взаимозачета, направление письма в случае одностороннего взаимозачета, подписание договора при многостороннем взаимозачете.