Акт Перевірки наявності та стану документів і справ

Від ______________№__________________

Місце складання

Складений комісією на підставі наказу від__________________ № _________

Комісією:

Голова комісії ______________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Члени комісії_____________________________________________________________

Посада, прізвище, ініціали

Перевіркою встановлено:

1.Усього за описами (номенклатура ми справ, журналами обліку) налічується ______________________документів, справ.

З них наявні_____________________________________________________

Не виявлено_____________________________________________________

Індекси (номери )документів, справ, видань

2.Знайдено не віднесених до описів (номенклатури справ, журналів обліку)

3.Характеристика стану документів, справ та видань:

Перевірку проводили:

Голова комісії: _________________________ ________________

Члени комісії:__________________________ ________________

_______________________ ___________________

Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки _____________________________________________

Про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» робиться відповідне повідомлення керівника організації, який призначає комісію для розслідування факту втрати документів чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує висновок, який затверджує керівник організації. До документів з обліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться дані про втрату матеріалів а на осіб, які причетні до втрати документів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із законодавством.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року № 1893 затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовим та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Наказом керівника організації призначаються особи, які персонально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток та штампів ведеться у журналі за наступною формою.