8.1.Організація роботи з документами

Організація роботи з документами на підприємстві – це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт (табл.6).

На підприємствах як правило здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів в організації, упорядкуванням їх збереження та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак, крім централізованого документообігу великого підприємства, існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах підприємства, у відділах спеціалізованого діловодства тощо).

В залежності від територіального розташування структурних частин підприємства (закладу, організації), розміру, характеру та обсягу його роботи ці роботи можуть вестись централізовано або децентрадізовано.

При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль виконання і відправлення документів, а також формування справ

Таблиця 6.

Види робіт з документами

відбувається в одному місці на підприємстві – канцелярії або секретаріаті – і зосереджено в руках однієї особи – секретаря чи діловода.

Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засобі механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

На великих підприємствах, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль виконання, розмножування документів виконують в одному місці, а інші види робіт передані структурним підрозділам підприємства.

В практичній діяльності вдома також така форма організації діловодства як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства.

Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються фірми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичний матеріал (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо).

Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р.

Спираючись на цю інструкцію кожна організація, на яку розповсюджується її дія, розробляє власну інструкцію, яка враховує особливості організації.