8.2.Структура та обсяг документообігу на підприємстві.
Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення14
До організації документообігу пред’являються наступні вимоги:
Прямо плинність руху документів (документ найкоротшим) шляхом попадає до виконавця, зворотні переміщення документів виключаються).
Розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов’язків;
Забезпечення лише необхідного руху документів, виключаючи дублювання, зайві інстанції та дії.
Одноманітність маршруту руху документів і технічних операцій (порядок проходження);
Документообіг складається з трьох документопотоків. Документопотік – це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух документів безперервним потоком без затримки, Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.
Документопотік вхідних документів – це рух документів, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів як правило породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
Документопотік вихідних документів – це рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів підприємства. Невелика кількість вихідних документів може потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу “Прошу дати довідку щодо питання … у термін до…..”).
Документопотік внутрішніх документів – це рух документів, які використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства. Через канцелярію проходить також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації – це направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.
Всі документи, що проходять через канцелярію пов’язані між собою, оскільки у більшості з них є посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило, породжує відповідний йому вихідний. Без зв’язків як таких можуть з’являтися лише внутрішні і вхідні документи. В той же час вхідні документи можуть мати зв’язки як з вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді (рис.4). Всі документи пов’язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання певним чином дублюючи зв’язки.
Зв’язки в більшості випадків спрямовані за принципом: “керівник - підлеглий”. Іноді зустрічаються неспрямовані зв’язки, що об’єднуються родинні документи (документи, що присвячені одному питанню).
- Академія муніципального управління
- Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування
- Передмова
- 1. Документ і документаційне забезпечення управління в україні
- 1.1.Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні
- Діловодство (справочинство) - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
- Документ- це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини
- 1.2. Нормативно-методична база діловодства
- 1.3. Види документів та їх класифікація.
- Класифікація основних документів у діловодстві
- 1.4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських документів
- 1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування.
- Сукупність дії, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності
- 1.6.Історія розвитку діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування
- Контрольні питання та завдання:
- 2. Основні вимоги, що пред'являються до складання та оформлення управлінських документів
- 2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика
- Реквізити - це елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.
- Запам"ятайте: При підписанні документів не допускається ставити прийменник "за" або навкісну риску перед найменуванням посади.
- Зверніть увагу!
- 12.03.01
- 10.10.02., № 124
- 15.03.02., № 4
- Зверніть увагу !
- 2.2. Бланк документа, вимоги, що пред’являються до нього.
- Н а к а з
- Журнал Обліку видачі бланків
- 2.3. Загальні вимоги до оформлення тексту документів
- 1 2 3 4 5 6
- 2) 3) 4) 5)
- 3. Оформлення організаційно-розпорядчої документації
- 3.1.Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою.
- Управлінські документи та органи управління, що їх створюють
- 3.2. Складання та оформлення організаційних документів.
- Структура тексту
- 15.12.99 Р. Структура тексту
- 21.12.01.
- Структура тексту:
- 3.2. Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення
- Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.
- Р о з п о р я д ж е н н я
- Розпорядження
- Види наказів
- Н а к а з
- 3.4.Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення
- 24.05.99
- Протокол
- Рішення
- 4. Документація з особового складу
- 4.1. Поняття та класифікація документів з особового складу
- 4.2. Документи з контрактної системи наймання працівників.
- 4.3. Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи
- Ват “Рекорд”
- 31 Травня 2002р.
- 4.4.Особливості документального оформлення організації роботи з кадрами в органах місцевої влади
- 4.5. Накази з особового складу
- 4.6. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільненні працівників
- 4.7. Складання особистих офіційних документів.
- Доручення
- 5. Особливості документального оформлення роботи з персоналом в органах державної влади та місцевого самоврядування
- 5.1.Державна служба та її особливості в Україні
- 5.2. Документальне оформлення участі у конкурсі державних службовців
- Декларація Про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан Державного службовця та особи, яка претендує на заняття посади державного службовця щодо себе та членів своєї сім’ї *
- Вищестояща організація, якій підпорядкована установа, організація Назва організації установи н а к а з
- 5.3. Документальне оформлення та робота з кадровим резервом для зайняття посад державних службовців
- Список Осіб, зарахованих до кадрового резерву
- 5.4. Документальне оформлення підготовки та проведення атестації державних службовців
- Атестаційний лист
- 5.5. Особливості документального оформлення підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів в органах державного управління та місцевого самоврядування.
- Угода-направлення
- Картка працевлаштування
- Направлення на роботу Випускника-магістранта в освітній галузі «Державне управління»
- Повідомлення про працевлаштування Випускника-магістра в освітній галузі «Державне управління»
- 5.6. Документальне оформлення подовження терміну перебування на державній службі
- Подання Щодо погодження продовження Терміну перебування на державній службі
- 5.7. Особливості ведення особових справ державних службовців в органах влади
- Особова картка № _________ і. Загальні відомості12
- Біографічна довідка
- Картка погодження Щодо призначення на посаду
- 6. Документування діяльності колегіальних органів державного управління і місцевого самоврядування
- 6.1.Планування роботи в органах влади
- Затверджено
- План роботи
- 6.2. Порядок підготовки, проведення та документального оформлення апаратних нарад, засідань, зборів, конференцій, колегій.
- 6.3. Документування діяльності виборчих комісій та комісій з референдумів.
- 7. Звернення громадян до органів державного управління та самоврядування
- Сутність звернення громадян до органів державного управління та місцевого самоврядування
- 7.2. Особливості складання окремих документів
- 7.3. Термін розгляду і відповідальність за їх порушення
- 7.4. Реєстрація звернень в державні органи управління
- 7.5. Організація прийому громадян у місцевій державній адміністрації.
- 7.6. Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації
- 7.7. Звернення громадян в інші органи державної влади
- 8 Організація документообігу в установі
- 8.1.Організація роботи з документами
- 8.2.Структура та обсяг документообігу на підприємстві.
- Вхідний
- 8.3. Основні принципи організації канцелярської роботи.
- 8.4. Організація процесу руху документів.
- Приймання вхідних документів
- Реєстрація документів
- Відповідальний виконавець
- Проект вихідного документа
- Ж у р н а л реєстрації вхідних документів
- Журнал реєстрації вихідних документів
- Складання номенклатури справ та їх формування
- Питання для перевірки знань
- 9. Мета, завдання та функції служби документаційного забезпечення управління
- 9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством
- 9.2.Функції ділової служби
- 9.3.Функції керівника діловодної служби
- 9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу
- 9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування
- Питання для перевірки знань.
- 10. Захист документів
- 10.1.Правова охорона документів
- 10.2.Комерційна таємниця та її зберігання
- 10.3. Захист за допомогою технічних засобів
- 11. Робота та охорона документів, які містять державну таємницю та конфіденційну інформацію, що є власністю держави
- 11.1.Сутність державної таємниці, особливості віднесення інформації до державної таємниці.
- Відомості, що становлять державну таємницю
- 11.2. Охорона та робота з документами, що містять державну та комерційну таємницю.
- Трудова діяльність з часу первинного надання допуску
- Облікова картка громадянина Про надання допуску до державної таємниці
- 11.3. Сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави.
- 11.4. Охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
- Картка Обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»
- Картка обліку справ та видань, що видаються з грифом «Для службового користування»
- Акт Про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню
- 11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності.
- Акт Перевірки наявності та стану документів і справ
- Журнал Обліку та видачі печаток і штампів
- Журнал Обліку бланків
- 12. Інформаційні технології підтримки документообігу
- 12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій
- Інформаційні технології - оптимізація менеджменту
- Системи електронного документообігу
- 12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу
- Питання для перевірки знань.
- Перелік умовних позначень, символів, одиниць скорочень і термінів до розділу 12.
- Термінологічний словник
- Список літератури:
- Додатки
- Стаття 3. Статутний фонд акціонерного товариства
- 3.8. Додаткові питання, що випливають з прав на акції.
- Стаття 4. Розподіл прибутків. Відрахування резервного та інших фондів
- Стаття 5. Органи управління та контролю товариства
- Стаття 6. Загальні збори акціонерів
- Стаття 7. Спостережна рада товариства
- 7.1. Спостережна рада Товариства.
- 7.2. Кількісний склад та обрання.
- 7.6. Засідання та прийняття рішень.
- Стаття 8. Правління товариства
- 8.1. Правління Товариства.
- 8.2. Кількісний склад та призначення.
- 8.3. Компетенція Правління Товариства. Правління Товариства:
- Стаття 9. Ревізійна комісія
- Стаття 10. Кадрові питання
- Стаття 11. Право підпису від імені товариства
- Стаття 12. Фінансово-облікові документи. Бухгалтерська та аудиторська звітність
- Стаття 13. Припинення діяльності та ліквідація товариства
- Додаток б ______________ міська держвна адміністрація розпорядження
- Регламент ____________ міської державної адміністрації
- Загальні положення
- Планування роботи _______________міської державної адміністрації
- Порядок підготовки та проведення апаратних нарад, організація роботи постійних та тимчасових робочих органів ___________ міської державної адміністрації
- Порядок підготовки і видання розпоряджень ________ міської державної адміністрації
- Організація діловодства в міській державній адміністрації
- Формування справ і підготовка їх до передачі в архів
- Організація контролю за виконанням документів у _________ міській державній адміністрації
- Організація роботи з кадрами в ____________ міський державній адміністрації
- Організація прийому громадян у ____________ міській державній адміністрації. Порядок розгляду письмових звернень.
- Виконання машинописних і розмножувальних робіт у _____________ міській державній адміністрації
- Інформування населення міста про діяльність міської державної адміністрації
- Методичні рекомендації щодо розробки Положень про управління, відділи об’єднань, підприємств і організацій, різних господарчих товариств
- 1. Мета розробки положень
- 2. Склад і зміст положення
- 3. Порядок розробки, узгодження та затвердження положень про управління і відділи трестів (об’єднань), підприємств і організацій, господарських товариств
- 1. Загальні положення
- 2. Склад і зміст посадової інструкції
- 3. Порядок затвердження і введення в дію посадових інструкцій
- Додаток д
- 2. Посадові обов’язки.
- 3. Права:
- 4. Відповідальність:
- 5. Повинен знати:
- 6. Кваліфікаційні вимоги: