5.7. Особливості ведення особових справ державних службовців в органах влади

Відповідно до нормативно-правової бази України формування та ведення особової справи державного службовця здійснюється кадровою службою органу державної влади та місцевого самоврядування. Особова справа формується на кожного державного службовця і розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця. Однією з особливостей формування справи державного службовця є перевірка наявності на даного державного службовця особової справи в поточному архіві. Якщо вона є, то подані документи додаються до особової справи, про що робиться відмітки в описі документів, які знаходяться в особовій справі.

Особова справа формується з наступних документів:

1. Особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів;

2. Копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

3. Відомості про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на зайняття посади державного службовця і членів його сім’ї;

4. Підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її проходженням , а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

5. Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

6. Біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

7. Погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

8. Довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

9. Направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

10. заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

11. заява про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

12. заява щодо призначення на відповідну посаду.

Особові картки (форма П-2ДС) заповнюють всі органи , установи (організації), на працівників яких поширюється Закон України «Про державну службу». Особова картка заповнюється українською мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного).

форма П-2ДС