1 2 3 4 5 6

Ділова кореспонденція готується, як правило, на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути: реквізити відправника, а також заголовок документа, адреса організації, установи, куди посилається документ, підпис представника організації, яка підготувала документ.

Текст - головний елемент документа. Важливо, щоб зміст документа правильно і точно висвітлював факти, що в ньому викладаються. При складанні документа необхідно дотримуватись вимог закону, давати чіткі формулювання, робити аргументовані висновки. Тексти документів, як правило проділяють на дві частини. В першій частині вказують підставу для складання документа, в другій – викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Навіть у тих випадках, коли документ складається лише з однієї фрази, то в першій її частині рекомендується вказати підставу або причину створення документа, а в другій – прохання, рішення, розпорядження. У виключних випадках текст може складатися лише з заключної частини (наприклад, прохання).

Для того, щоб текст був зрозумілим і викладеним більш чітко застосовується його рубрикація. Рубрикація - це членування тексту на складові частини, а також використання заголовків. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци. Кожен абзац повинен розпочинати нову думку чи мікротему. Крім абзаців в тексті документів можуть виділятися параграфи, пункти.

Нумерація - це числове або буквене позначення послідовності розташування складових частин тексту. Існують дві системи нумерації:

• перша базується на використанні знаків різних типів і будується за складною ознакою:

А Б В Г Д

І ІІ ІІІ ІУ У