3.4.Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення

Більшість документів, які використовуються в управлінні носять довідковий або інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що мали місце, інформують про певні події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Одним з найпоширеніших інформаційно-довідкових документів є акт.

Акт - документ. складений однією або кількома особами, що підтверджує якісь установлені факти, події.

У ряді випадків складання актів регламентується спеціальними правовими нормами. Виділяють кілька видів актів.

Нормативні або законодавчі акти містять рішення щодо законів, указів, постанов. Вони мають форму законів, указів, постанов, рішень, статутів, інструкцій, типового договору.

Адміністративні складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ (організацій) та окремих осіб.

Акти громадянського стану – підтверджують факти, пов’язані з укладанням шлюбу, народженням та смертю людини.

Господарські - відображають явища, факти події, пов’язані з господарською діяльністю підприємства.

Акти – це також документи постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників сторонніх організацій.

Акти складаються з різних причин, а саме: після ревізії, при передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, після приймання завершених будівельних об’єктів, при проведенні випробовувань нових зразків машин, обладнання, при обстеженні побоїв, тілесних ушкоджень. При необхідності акт затверджується вище стоячою організацією або першим керівником підприємства.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких йшлося в акті.

Текст складається з двох частин: вступної та коментуючої.

У першій частині вказуються підстави для складання акту, члени комісії, її завдання, період. Після слова “Підстава” вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акту. Після слова “Складено” перераховуються особи, які складають акт або були присутні при його складанні і обов’язково зазначають їхні посади, ініціали та прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови комісії, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У другій частині описуються сутність та характер виконаної роботи, встановлені факти, а також вносяться пропозиції, робляться висновки. У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників та вказується місце їх збереження. Як правило, акт складається у трьох примірниках:

Перший примірник передається вищестоящий організації; другий - керівникові; третій примірник - у справу.

Акт підписується всіма особами, що брали участь у його складанні. (Зразок складання акту подається нижче).

Акти оформлюють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 як з кутовим (переважно), так з повздовжнім розташуванням постійних реквізитів.