logo
Діловодство Іванова Піддубна

Картка погодження Щодо призначення на посаду

__________________________________________________________________ (найменування посади працівника органу влади)

Прізвище, ім’я, по батькові________________________________________

Дата народження________________________________________________

Прізвище, ім’я, по батькові та посада особи. Яка проводила співбесіду

висновок

Підпис, дата

При початковому формування особової справи в опис включаються документи відповідно до їх розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала, номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів. Опис документів особової справи робиться на наступною формою:

ОПИС

Документів особової справи

Справи №_________

(прізвище, ім’я, по батькові)

№

Найменування документів

Кількість аркушів

Примітки

Працівник кадрової служби повинен перевірити правильність заповнення матеріалів особової справи, відповідність зазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Сформована особова справа реєструється у книзі руху особових справ протягом тижня з дня призначення працівника на посаду.

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

  1. Документ про призначення (постанова, наказ або розпорядження) на посаду. який повинен містити найменування органу, дату, номер і назву документа.

  2. Копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення, обрання на посаду. Якщо на посаду призначаються керівні працівники, призначення яких згідно з чинним законодавством знаходиться у компетенції керівника вищестоящої організації, то видається відповідний документ. У разі призначення працівника на посаду за погодженням з органом вищого рівня або за погодженням з головами місцевих державних адміністрацій, до особової справи додається висновок органу, з яким погоджувалося призначення.

  3. Текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу).

  4. копії документів про надані пільги.

  5. копія паспорта.

  6. копія військового квитка (для військовозобов’язаних).

  7. опис документів особової справи.

  8. У разі звільнення працівника до особової справи додається документ про звільнення.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали для внесення їх до особової справи повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених в них відомостей (особливо прізвищ, імен, по батькові) оригіналам документів.

Особова справа в міру проходження державної служби державним службовцем поповнюється відповідними матеріалами, уточнюється. Протягом роботи державного службовця до особової справи вносяться наступні документи?

  1. заяви про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади тощо;

  2. наказ про переміщення на іншу посаду або звільнення з посади;

  3. наказ, розпорядження про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладання та зняття стягнень;

  4. документи про підвищення кваліфікації;

  5. атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист);

  6. інші документи, які містять відомості про проходження державної служби.

Особові справи державних службовців є документами для службового користування, зберігаються в опечатаних металевих шафах або сейфах. Роботу щодо ведення, зберігання особових справ забезпечує кадрова служба або працівник, на якого покладено виконання кадрових питань.

Кожна особова справа підшивається у спеціально призначену для цього пронумеровану папку. На першій сторінці зверху зазначається повна назва органу. Порядковий номер справи визначається відповідно до реєстраційного номера у книзі обліку руху особових справ державних службовців.

Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку визначеному відповідною інструкцією. При цьому в особовій картці робляться відповідні відмітки про звільнення працівника, зазначається причини звільнення, дата та номер наказу про звільнення. Папки для зберігання архівних справ нумеруються і зберігаються окремо від діючих справ. У разі повернення державного службовця на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.

Питання для перевірки знань:

  1. Сутність державної служби в Україні та особливості документального оформлення роботи з персоналом в органах державної влади та місцевого самоврядування.

  2. Процес організації та документальне оформлення участі у конкурсі державних службовців

  3. Кадровий резерв та його документальне оформлення

  4. Документальне оформлення підготовки та проведення атестації державних службовців

  5. Яким чином документально оформляються підготовка, перепідготовка та підвищення кваліфікації кадрів в органах державного управління та місцевого самоврядування.

  6. Особливості документального оформлення подовження терміну перебування на державній службі.

  7. Особливості ведення особових справ державних службовців в органах влади.