logo
Діловодство Іванова Піддубна

Системи електронного документообігу

В загальнодержавних стандартах термін документообіг означає контрольований рух готових документів як всередині організації, так і за її межами. Електронний документообіг охоплює, ще й стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією по комп’ютерних мережах.

У світі існують два основних типи документів - паперові і його клони - електронні. Паперові документи породжують електронні (наприклад, сканування документа) і, навпаки, електронні - паперові документи (наприклад, процес друку документа).

Електронний документ (ЕД) - це файл, що представляє змістовну інформацію, яка може бути використана, наприклад, для пошуку документа або віднесення його до тієї або іншої групи.

Це може бути текст або електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти, Internet. Файли документів можуть бути неструктурованими (звичайні текстові документи) або структурованими. Останні містять елементи структури, що надає зовнішнім додаткам можливість їх розпізнання (форми Word, електронні таблиці, документи у форматі XML). Ще одним різновидом даної групи документів є файли збірних (“складених”) документів, наприклад файли Binder Microsoft Office.

Система електронного документообігу (СЕД) повинна підтримувати роботу з усіма типами документів, забезпечуючи прозору навігацію користувачів по всьому доступному інформаційному простору і, при необхідності, безболісно підключати до системи інші типи документів, визначаючи при цьому регламент їхньої обробки. Основним принципом організації систем роботи з ЕД є принцип "інформаційної парасольки" - працювати з усіма типами документів, що пов'язані з життєдіяльністю підприємства.

Життєвий цикл документа (ЖЦ) – це існування документа від моменту його створення до моменту його знищення.

Життевий цикл документа складається з двох основних стадій.

1. Стадія розробки документа, яка включає:

Якщо документ перебуває в стадії розробки, він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача.

2. Стадія опублікованого документа, яка включає:

Коли документ переходить з першої на другу стадію, він стає опублікованим, і права на документ залишаються тільки одні - доступ на читання. Прикладом опублікованого документа може бути шаблон стандартного бланка підприємства. Крім права доступу на читання можуть існувати права на переведення опублікованого документа в стадію розробки. В залежності від конкретної стадії титтєвого циклу документа архіви підрозділяються на такі типи:

Історія розвитку систем документообігу. Системи документообігу беруть свій початок наприкінці минулого сторіччя з появою фотоапарата, коли стало можливо створювати зменшені копії документів. Шпигунські технології були конвертовані і стали застосовуватися для створення мікрографічних архівів документів. Мікрофіша зробила якісний стрибок у вартості збереження і копіювання документів, але з погляду швидкості пошуку і колективного використання документів усе залишилося на рівні паперових документів. Поява комп'ютерних систем із колективним доступом дозволила досягти прориву й у цих областях. Відбулася трансформація від мікрографічних документів до електронних образів паперових документів, від мікрографічних систем до так званих imaging-систем. Розширена система пошуку, можливість одержувати доступ до одного документа декільком користувачам одночасно, можливість віддаленої і розподіленої роботи при незначній вартості збереження і копіювання інформації обумовило тенденцію заміни мікрографічних документів на електронні. З часом ускладнювалося устаткування і програмне забезпечення, з'являлися більш швидкісні і невибагливі до якості паперового документа сканери, спеціальні плати, що дозволяють прискорити процес друку, перегляду і сканування документів, з'явилися оптичні і магнітооптичні роботизовані бібліотеки.

Imaging-системи дали поштовх для розвитку систем розпізнавання машинописних і рукописних символів, тоді ж з'явилися перші workflow- системи, призначені для організації процесу впровадження паперових документів у систему збереження. Надалі workflow-системи були поширені на офісну діяльність підприємств.

На початку 90-х років з'явився новий клас систем, призначених для керування електронними документами. В основному це були файли текстових процесорів і запити на такого роду рішення в основному приходили від федеральних агенств і юридичних компаній. Так з'явився новий клас систем, названий СКД. Розвиток функціональності, наявність функцій роботи з образами документів призвело до того, що сучасні СКД перекривають по функціональності imaging-системи при приблизно в двічі меншій вартості. Крім функцій збереження і пошуку, що властиві imaging-системам, у СКД з'явилися функції контролю життєвого циклу документа - на відміну від своїх попередників, СКД призначені для роботи з динамічними документами.

Про переваги переходу до електронного документообігу. Для висвітлення переваг переходу до електронного документообігу представимо оцінки західних консалтингових компаній про те, як співіснують світи електронних і паперових документів:

компанія BIS оцінює, що 90 % усієї корпоративної інформації залишається на папері;

компанія XPLOR оцінює, що за останні три роки частка електронних повідомлень виросла з 29 % до 44 % від загальної частки повідомлень. Загальний обсяг інформації подвоюється за 5 років і стає в чотири рази більшим за 10 років. Співвідношення кількості паперових і електронних документів складе через п'ять років 50 на 50 %, а через 10 років - 30 на 70 %. Кількість електронних документів за рік подвоюється, а паперових – зростає лише на 7 %.

Документ, як будь-яка річ, що приносить прибуток і допомагає в бізнесі, так само потребує і витрат. Як відомо, підвищувати прибуток можна шляхом зниження витрат. Західні консалтингові компанії провели оцінки витрат на обробку паперових документів. Для уникнення невідповідностей при переносі цих оцінок у нашу дійсність, ці оцінки приведені не в доларах, а в разах, штуках і відсотках. Справа в тому, що дотепер існують значні розходження у вартості оплати праці в нас і на Заході, що, природно, є немаловажним стримуючим чинником у переході до електронних документів.

Компанія DELPHI оцінює, що 15 % усіх паперових документів безповоротно губляться і працівники витрачають до 30 % свого часу на їх пошук. Компанія Сoopers&Lybrand оцінює, що компанії роблять 19 копій кожного документа і що 7,5% усіх документів губиться безповоротно. Лише у масштабах Сполучених Штатів дані втрати складають близько трильйона доларів на рік. Тому зрозуміле бажання бізнесменів якнайшвидше позбутися паперових документів і перейти до електронних. Існують оцінки, виграшу компанія в наслідок переходу до електронних документів.

Nortan Nolan Institute оцінює зростання продуктивності співробітника на 25-50 %, зменшення часу для обробки одного документа більше, ніж на 75 % і зменшення витрат на оплату площі для зберігання документів на 80 %. Приблизно такі ж оцінки дає відома компанії Ernst & Young.

Узагальнюючи викладене вище, визначимо переваги електронних документів, які полягають у можливості:

1) обслуговувати клієнта краще: ціль будь-якої організації обслуговувати краще своїх клієнтів. Впровадження систем дозволяє виконувати цю задачу більш ефективно. При роботі з ЕД час пошуку документа, а отже час реакції на запит набагато менший, ніж при роботі з паперовими документами. Отже, клієнт одержує відповідь, швидше, ніж раніше, і, природно, задоволений набагато більше.

2) управляти інформацією більш ефективно - керування життєво важливими документами, збереженими в електронному вигляді, радикально поліпшується. Ви можете:

3) захищати документи краще: Технологія дозволяє зберігати ключову інформація на оптичних або магнітних носіях інформації. Це відразу дає значні переваги, а саме:

4) збільшити продуктивність праці: праця будь-якого співробітника має дві основні складові, продуктивну і забезпечувальну. У залежності від категорії робітника і виду діяльності співвідношення цих видів діяльності різне, але при будь-якому розкладі частка забезпечувальної діяльності залишається чималою. Операції з паперовими й електронними документами відносяться до забезпечувальної діяльності і, отже, скорочуючи час на ці операції, ми скорочуємо частку цієї діяльності, звільняючи час для продуктивної праці. Крім продуктивності праці окремої людини, перехід до електронних документів радикально підвищує продуктивність праці робочих груп (при цьому перехід до обробки електронних документів ні в якому разі не варто розглядати як самоціль). Робота з електронними документами разом з мережевими технологіями дозволяє одночасно багатьом користувачам із робочої групи одержувати доступ до документів, що досить проблематично і дорого при роботі з паперовими документами. А якщо організація в своїй діяльності використовує такі технології як workflow і groupware, то це надає можливість взаємодії співробітників всередині всіх підрозділів підприємства, що дозволяє уникнути дублювання функцій і задач і, отже, ще знизити витрати;

5) зменшувати витрати:

Однак, можна виділити труднощі трьох рівнів при переході на безпаперову технологію роботи з документами.

1. Технічна неготовність організацій для роботи з електронними документами (що може виражатися як у тривіальній проблемі відсутності комп'ютера на столах у співробітників, так і в тому, що в організації немає необхідних програмно-апаратних засобів для переходу документів з однієї форми представлення до іншої – від паперового до електронного через відсутність сканера).

2. Технологічна недопустимість переходу окремих категорій конфіденційних документів в електронний вид (служби безпеки вимагають, щоб такого роду документи передавалися під розпис через довірену особу або кур'єра). Не можна випускати з поля зору і таку обставину, як відсутність у багатьох високопоставлених співробітників (керівна ланка) вільного часу для постійного спілкування з комп'ютером, що призводить до процедури переводу документа з електронного виду в паперовий (через друк) або навпаки (шляхом сканування) і створення, наприклад, версій документа.

3. Законодавча база – навіть, якщо в межах окремо взятої компанії або організації вирішили перейти до безпаперової роботи з документами, компанія всеодно не зможе існувати ізольовано - між нею і зовнішнім світом постійно циркулюють різноманітного роду документи. Виникає необхідність законодавчого вирішення питання, що власне слід розуміти під електронним документом і який його вид може мати юридичну силу (питання, пов'язані з достовірністю документів, що пересилаються, достовірністю підписів посадових осіб тощо).

Принципи побудови інформаційних систем. Серед основних принципів побудови інформаційних систем слід відзначити наступні:

Масштабність. Дана властивість є захистом інвестицій користувача, витрачених на створення і настроювання системи, навчання користувачів і обслуговуючого персоналу. Це означає, що система може працювати, як з одним користувачем, так і з 10000, як із 10 документами, так і з 10 мільйонами. При збільшенні навантаження на систему лише змінюється сервер, на якому працює система. Тому при проектуванні системи потрібно керуватися принципом підтримки максимально можливої кількості операційних систем, там де це не вдасться, необхідна підтримка Windows NT. Для того, щоб забезпечити перенесення даних, бажана підтримка багатоплатформних серверів баз даних, таких як Sybase, Oracle, Microsoft, Informix. Якщо дані принципи витримані, тоді у випадку різкого збільшення числа користувачів і, отже, навантаження на систему, можна перейти на більш потужну апаратну платформу при незмінності самої системи і даних. Крім того, масштабність – це можливість нарощувати потужність системи, не підвищуючи потужності сервера, а збільшуючи кількість серверів на підприємстві. Особливо важливо, щоб при цьому система залишалася єдиним цілим і не потребувала "настроювання з нуля".

Відкритість. Система повинна акуратно вписатись у вже існуючі або нові додатки, крім того, комплекс найчастіше зобов'язаний функціонувати в гетерогенних і, що особливо важливо, у розподілених середовищах. Ця вимога тісно пов'язана з вимогою масштабності, тільки вона його розширює, тому що потребує одночасної підтримки множини платформ, мережевих середовищ і серверів баз даних. Крім того, запропоноване рішення повинно забезпечувати легке підключення зовнішніх додатків, а це означає, що додаток повинен мати:

Також до вимоги відкритості системи ставиться підтримка існуючих стандартів у відповідних областях, пов'язаних з обробкою документів. До цих стандартів в області роботи з документами відносяться Shamrock і ODMA (Open Document Manаgement API), в області керування діловими процесами - WorkFlow Coalition API і т.д. Підтримка зазначених стандартів дозволить без особливих труднощів переходити на нові версії додатків.

Модульність і технологічність. Не завжди необхідно впроваджувати весь комплекс роботи з документами на підприємстві відразу. Це може бути викликано різними причинами: від відсутності відповідних засобів у даний момент, до нездатності організації "з понеділка" різко перебудувати свою роботу. Тому система повинна складатися з модулів, кожний із яких дозволяє вирішити ту або іншу задачу, причому ці модулі можуть без особливих зусиль бути додані в працюючу систему в довільній послідовності. І, що головне, вони повинні бути незалежні один від одного, зберігаючи при цьому глибоку інтеграціїю між собою. Наприклад, рішення задачі автоматизації можна почати з рішення задачі підтримки виконання завдань, а можна з електронного архіву, але незалежно від вибору, можна всеодно прийти до повноцінної системи. Неможливо знайти систему, що через 5 хвилин після інсталяції з коробки буде вирішувати весь клас задач оптимально для кожного користувача (якщо, звичайно, технологія роботи з документами у вашій компанії цілком відповідає тим настроюванням, які поставляються з комплексом, що буває вкрай рідко), але система повинна потребувати мінімальне програмування й адаптацію під кожного користувача. Виконання даного принципу знижує ціну, зменшує час впровадження, що, природно, підвищує надійність в експлуатації. Особливе значення і важливість для підприємств набуває чинник простоти модифікації настроювань існуючої системи силами обслуговуючого персоналу (відділ розробки - це, безумовно, зручно, але досить дорого для багатьох організацій) відповідно до динаміки розвитку організації.

Складові частини системи електронного документообігу

Система електронного документообігу - одна з найважливіших складових інформаційної системи, яка відповідає за управління вводом документів у систему, збереження, пошук, маршрутизацію, обробку документів, збір і аналіз інформації про поточний стан виконання ділових і адміністративних процедур.

Сучасна інтегрована система керування електронними документами повинна підтримувати механізми автоматизації комплексу таких задач:

Складовими частинами системи (підсистеми), що працює з документами, є:

Кожна підсистема має набір специфічних для неї функцій. При цьому окремі підсистеми тісно взаємодіють між собою. Поділ системи документообігу на підсистеми носить в деякій мірі “академічний” характер. У реальній практиці програмні продукти достатньо умовно можна віднести до тієї або іншої групи в нашій класифікації. Як правило, системи реалізують лише частину функцій, при цьому продукт одного класу може містити в собі частину функцій систем іншого класу. Тому побудова системи електронного документообігу з існуючих на ринку продуктів потребує не тільки гарного розуміння кінцевої задачі, але і відмінного знання ринку програмного забезпечення.

Система керування документами. Система керування документами - ядро системи роботи з документами. До її основних задач відносяться:

забезпечення реєстрації інформації, що надходить, (заповнення необхідних атрибутів документа);

організація збереження документів;

підтримка пристроїв збереження даних різних типів (від швидких магнітних дисків до стримерів, у тому числі підтримка роботи зі знімними носіями);

підтримка міграції документів між пристроями збереження в залежності від зміни активності обігу інформації. Виділяються два види міграції документів: міграція документів, що настроюється користувачем, і автоматична. Технологія автоматичної міграції документів називається Hierarchical Storage Management, а продукти, які її підтримують - HSM продуктами;

автоматичні операції з документами (копіювання, відновлення, знищення);

організація індексування документів для подальшого їхнього швидкого пошуку. Сюди відноситься підтримка індексів різноманітних типів. Виділяють два основних типи. Атрибутивний індекс, коли документу присвоюється набір текстових, цифрових і інших значень. Ці значення потім зберігаються в базах даних, і подальший пошук документа здійснюється за цими значеннями. Іншим широко застосовуваним типом індексування документа є побудова повнотекстового індексу за змістом (слова, фрази) документа;

аудит і забезпечення безпеки документів. Під цим розуміють контроль доступу до документа і протоколювання всіх подій, пов’язаних із документом.

Контроль доступу – це дозвіл або заборона виконання, у залежності від повноважень користувача, що ввійшов у систему, таких операцій як - перегляд документа, копіювання документа, знищення документа, редагування документа, керування доступом до документа.

Система керування документами повинна дозволяти розраховувати вартість використання документа. Природно, що вартість документа вимірюється не в грошовому вираженні, а в часовому. Дана функція важлива не тільки для аналізу діяльності підприємства і конкретних співробітників, але і для виставляння рахунків на оплату клієнтам. Окремо слід відзначити можливість використання спеціалізованих апаратно-програмних модулів криптозахисту даних, що надають додатковий сервіс щодо захисту документів (електронний підпис, шифрування);

інтеграція з додатками обробки документа. Існує множина додатків, що породжують документи. Якщо в компанії встановлений корпоративний стандарт на використовувані додатки, то їхнє число обмежується десятком, якщо ж немає, то подібна задача перетворюється в нічний кошмар. Виділяють два типи додатків, із якими може відбуватися інтеграція:

  1. Інтеграція на рівні операцій із файлами.

  2. Інтеграція на рівні виводу на друк.

Як окремий вид інтеграції можна виділити інтеграцію з електронною поштою і факс-системами, як найбільш поширеними механізмами передачі інформації;

організація колективної роботи з документами. Як уже відзначалося раніше, організація колективної роботи з елекстронним документом дає серйозний виграш у продуктивності праці всього підприємства. Спільний доступ до електронного документа є основою для цього;

організація розподілених сховищ документів. В умовах застосування системи керування документообігом часто виникає питання про підтримку розподіленого в просторі сховища. Під вимогою розподіленості розуміємо:

доступ віддалених користувачів до сховища документів у режимі on-line або ж у режимі off-line – коли було б логічним використовувати електронну пошту для відпрацьовування механізмів замовлення-доставки документів;

взаємодію декількох сховищ і одночасний доступ користувачів до інформації, розташованої в різних архівах. Такого роду взаємодія може бути побудоване на двох основних принципах:

Системи автоматизації діловодства. Функції автоматизації діловодства в тому або іншому виді представлені в будь-якій системі автоматизації документообігу. У функції систем автоматизації діловодства не входить збереження і переміщення документів в організації. У їх функції входить фіксація документів у спеціальній БД, що виражається в заповненні спеціальної картки документа. Вміст картки документа може варіюватися в залежності від сформованої в організації ситуації. Структура документів, зафіксованих у базах даних, спирається на так звану номенклатуру справ, наявну, як правило, у кожній організації, а технологія обліку й обробки документів спирається на сформульоване в даній організації “Положення про діловодство”. Документи зберігаються в паперовому вигляді, у спеціальному архіві, але в базах даних відображається їхнє поточне місце розташування і статус, включаючи атрибути контролю виконання. Звичайно в системах діловодства розрізняють вхідні і вихідні документи, нормативно-розпорядчі документи, документи колегіальних органів управління, інформаційно-довідкові документи й ін. Документи, що знаходяться на контролі виконання, підрозділяються по виконавцях, статусу виконання, термінах виконання тощо. Кожен документ у системі являє собою запис у базу даних, що характеризується набором значень атрибутів картки. Крім обліку і пошуку документів у базах даних, система повинна забезпечувати генерацію звітів, що дозволяють одержати відомості про виконання документів і іншої зведеної інформації.

Для розробки додатків, що виконують функції автоматизації діловодства, більше усього підходять стандартні інструменти, які використовують для розробки автоматизованих робочих місць, від настільних баз даних до систем на базі різноманітних SQL серверів. Проте в тому випадку, якщо автоматизація документообігу не закінчиться даним кроком, то можна подумати і про інші інструменти, що забезпечують більш послідовний розвиток системи. Так, наприклад, при переході до електронного сховища документів база даних системи діловодства повинна містити посилання на відповідні об'єкти електронного архіву, при використанні електронних засобів маршрутизації документів система повинна забезпечувати можливість розсилання документів на робочі місця користувачів, визначення поточного місця розташування документа і так далі

Архіви документів. - це те місце, де власне зберігається електронний документ.При цьому може зберігатися або вигляд документа, або його зміст, або і те й інше. Крім власне збереження документів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії документів і їхній пошук.

На відміну від пошуку по атрибутах документів, що був і в системах попереднього класу, архіви документів повинні забезпечувати повнотекстовий пошук за вмістом текстових фрагментів у документі. В принципі, пошуковий механізм повинен мати деякий інтелект, тобто забезпечувати пошук близьких граматичних конструкцій, а також пошук близьких за змістом слів.

На відміну від систем попереднього класу, в архівах зберігаються самі документи, і тому система повинна забезпечувати розмежування прав доступу до документів. Користувач може ідентифікуватися або за допомогою мережевого імені, або за допомогою спеціального імені і пароля, визначеного в системі керування архівом. Крім поділу прав доступу на рівні користувачів, система повинна забезпечувати виділення груп користувачів або ролей. Такою функцією архіву документів є забезпечення можливості групової роботи з документами, що знаходяться в стадії створення є функція блокувань документів або Check-In/Check-Out контроль. Якщо один із користувачів системи починає редагувати документ, він блокується для доступу інших користувачів доти, поки з ним не закінчиться робота.

Ще однією функцією архіву є підтримка контролю версій. Версії документів можуть фіксуватися або автоматично, або з ініціативи користувача. У разі потреби користувач може повернутися до однієї з попередніх версій документа.

До сервісних функцій архіву документів відносяться можливість створення резервних копій документів без припинення роботи системи, інтеграція із системами забезпечення оптимальної вартості збереження даних та інше.

Системи створення документів і системи обробки документів. Однією із самостійних функцій систем документообігу є введення документів в архів. Під цим розуміється перехід від паперових документів до електронних. У найпростішому випадку ця процедура зводиться до простого сканування. Проте, як правило, простого зберігання образу документа недостатньо. Електронний образ документа повинен мати ідентифікаційні атрибути, що дозволять ідентифікувати його у системі діловодства і в архіві документів. Ці операції проводяться вручну.

Більш складною функцією є автоматичне розпізнавання вмісту документа і формування документа, що містить його текст. Для цього призначені програми, що відносяться до класу програмного звбезпечення розпізнавання тексту. Ще більш складною функцією є розпізнавання вмісту форм. При цьому програма визначає наявність записів, у тому числі і рукописних, у визначених полях бланка документа, розпізнає його вміст і автоматично заповнює значення атрибутів даного документа в системі. При необхідності значення визначених полів бланка може вибиратися з визначеного в системі довідника.

Системи керування вартістю збереження документів. На сьогоднішній день застосовується два підходи до організації збереження електронних документів. Перший полягає в тому, що тіло документа зберігається у файловій системі, другий передбачає збереження документів у реляційній або спеціалізованій базі данних.

При зберіганні документів в архіві обсяги збереження можуть швидко зростати і досягати значних обсягів. При цьому інтенсивність звертань до документів, що знаходяться в архіві, не рівномірна. До документів, що знаходяться в роботі звертаються достатньо часто, у той час як доступ до документів, робота з якими вже завершена, здійснюється дуже рідко. Відповідно, система може забезпечувати різну оперативність доступу до різних документів. Оскільки вартість збереження документів в архіві, як правило, обернено пропорційна швидкості доступу, то можна скористатися вказаною закономірністю для оптимізації вартості утримання архіву. Системи керування вартістю збереження саме і вирішують дану задачу. Забезпечуючи можливість роботи з різноманітною периферією, система забезпечує автоматичне перенесення даних на більш “дешеві” носії у випадку, якщо доступ до них здійснюється недостатньо часто.

Системи маршрутизації і контролю виконання. Однією з основних складових систем документообігу є системи маршрутизації і контролю виконання. При побудові систем маршрутизації можуть застосовуватися два основних підходи.

Перший - документо-орієнтований. Документ є основним об'єктом системи, і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоційовані саме з документом. Другий - робото-орієнтований і його основним об'єктом є робота. До роботи може бути прикріплений найрізноманітніший список об'єктів, у тому числі, і документи. Природно, робота може існувати і без документів. Другий підхід є більш загальним.

Будь-який процес маршрутизації документів - це рух одного документа, а не множини його копій, як це відбувається в системах електронної пошти.

Розглянемо тепер типи систем маршрутизації.

Вільна маршрутизація. Виділяється два основні типи маршрутів документів.

  1. Послідовна маршрутизація - документ послідовно проходить виконавців один за одним.

  2. Паралельна маршрутизація – документ одночасно надходить усім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі завершать роботу з документом.

Системи електронної пошти. Мінімальною достатньою системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, що здійснює паралельне розповсюдження документів (маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилання тим, що маршрутизований документ повертається в початок маршруту, наприклад, до ініціатора, а документ, що розсилається, посилається до виконавця без контролю факту повернення). За допомогою додаткових елементів система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Вільна маршрутизація документів із контролем виконання. Контроль виконання включає:

контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця);

контроль читання завдання - ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники, для котрих це завдання було призначено;

контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконане;

моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить із його завданням;

повідомлення про порушення термінів виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане ним завдання прострочене конкретним співробітником;

історія виконання завдань;

контроль якості виконання означає, що, якщо користувач говорить про те, що завдання виконане, це ще не означає, що воно дійсно виконано, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити або ні виконання.

Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань або у вигляді нового завдання, сформованого системою ініціатору, або за допомогою повідомлення по електронній пошті.

Маршрутизація документів по заздалегідь визначених маршрутах із контролем виконання (жорстка маршрутизація). Маршрути можуть бути більш складними, чим прості послідовні або паралельні:

1) комбіновані з послідовних і паралельних елементів;

2) умовні, із переходами в залежності від стану тих або інших змінних маршрутів.

Системи комплексної автоматизації бізнес-процесів. Розвитком систем маршрутизації документів є WorkFlow система, або системи комплексної автоматизації бізнес-процесів. На відміну від систем маршрутизації документів, об'єктом маршрутизації в них є сукупність даних, використовуваних у деякому бізнес-процесі. Більшість спеціалістів в області сучасних інформаційних технологій розглядають технологію Workflow як найбільш перспективну технологію керування бізнес-процесами.

Буквальний переклад терміна workflow - потік робіт, є безумовно коректним граматично, але майже ніяк не розкриває його змісту.

Більш інформативним є визначення продуктів класу Workflowяк програмних систем, що забезпечують повну або часткову координацію виконання виробничих операцій (завдань, робіт, функцій), що складають структуровані бізнес-процеси підприємства.

При цьому кожна система забезпечує рішення трьох таких задач:

Використання технології Workflow для вирішення задачі керування процедурами документообігу дозволяє досягти ряду принципових переваг, найважливішими з яких є такі:

1) впровадження системи класу Workflow базується не на маршрутизації проходження документів і не на автоматизації групи операцій або виду дій, а на описі бізнес-процесу, заради ефективного виконання якого здійснюється маршрутизація документів і/або автоматизація операцій. У такий спосіб упровадження системи направлене на досягнення СТРАТЕГІЧНИХ цілей проекту;

2) технологія Workflow не накладає якихось спеціальних обмежень на рівень деталізації бізнес-процесу і/або ступінь автоматизації виконуваних операції. У якості елементарної операції припустимо використовувати як рутинну, формальну дію (наприклад, зареєструвати облікові дані клієнта ), так і творчу, нетривіальну задачу (наприклад, розробити технологію підйому Титаніка ). Таким чином досягається адаптація системи до реальних бізнес-процесів підприємства, незалежно від їхнього рівня складності;

3) технологія Workflow дозволяє об'єднати в рамках єдиного інформаційного простору підприємства структуровані і неструктуровані дані, а також різноманітні програмні засоби обробки інформації. Отже, досягається незалежність правил бізнесу і відповідних правил проходження документів від індивідуальних особливостей організації роботи конкретного співробітника, структури БД, форматів представлення інформації.

За оцінками ринку систем класу Workflow, проведеними компаніями IDC/Avante і Qvum, лідером серед систем класу Workflow є Staffware (Великобританія). Staffware підтримує всі популярні системи: UNIX, Microsoft Windows NT і OS/2 у якості серверних платформ, а клієнтські місця можуть працювати в середовищах Windows 3.1, Windows 95, Windows NT, OS/2, Macintosh або асинхронних терміналах. Система Staffware цілком масштабована, що дозволяє використовувати систему в організаціях будь-яких розмірів.

Варто звернути увагу на ще один нюанс. Існуючі системи автоматизації ділових процесів ( САДП), як правило, підтримують одну з двох метафор маршрутизації: жорстку або вільну. Перша з них визначається картою ділового процесу, що конструюється заздалегідь. Таким чином, застосування жорсткої маршрутизації припустимо там, де технологія роботи з документами або просто виконання завдань добре формалізується. Більшість закордонних систем керування відноситься саме до цього класу програм, що в принципі цілком зрозуміло - за кордоном люблять порядок в усьому, у тому числі й у ділових процесах. У той же час однією з характерних особливостей вітчизняного ведення господарства є наявність випадкового або суб'єктивного чинника, що вносить деяку непевність у структуру ділових процесів. У зв'язку з цим для вітчизняних організацій доцільно використовувати вільну маршрутизацію, коли послідовність етапів ділових процесів визначається (і довизначається) на стадії виконання завдань.

Таким чином, ми приходимо до висновку, що САДП повинна враховувати і національні особливості управління, і тому, у нашому випадку, підтримувати обидві парадигми - і жорстку, і вільну маршрутизацію. Подібний симбіоз двох різних підходів дозволяє уникнути недорозумінь і отримати те поєднання жорсткої і вільної маршрутизації, що найбільш оптимально відповідає специфіці підприємства.

Системи підтримки прийняття рішень. Немаловажним моментом у функціонуванні інформаційних систем є необхідність забезпечити, крім засобів генерації даних, також і засоби їхнього аналізу. Наявні у всіх сучасних СКД і СКБД засоби побудови запитів і різноманітні механізми пошуку хоча і полегшують витяг потрібної інформації, але усе ж не спроможні дати достатньо інтелектуальну її оцінку, тобто зробити узагальнення, групування, видалення надлишкових даних і підвищити достовірність за рахунок вилучення помилок і опрацювання декількох незалежних джерел інформації (як правило, не тільки корпоративних баз даних, але і зовнішніх, розташованих, наприклад, у Internet). Проблема ця стає надзвичайно важливою в зв'язку з лавиноподібним зростанням обсягу інформації і збільшенням вимог до інфосистем по продуктивності - сьогодні успіх в управлінні підприємством багато в чому визначається оперативністю прийняття рішень, дані для яких і надає КСЕД. У цьому випадку на допомогу старим методам приходить оперативна обробка даних (On-Line Analitical Processing, OLAP). Сила OLAP полягає в тому, що на відміну від класичних методів пошуку запити тут формуються на основі гнучких нерегламентованих підходів.

Сьогодні доступний цілий ряд різноманітних систем OLAP, ROLAP (реляційні OLAP), MOLAP (багатомірні OLAP) - Oracle Express, MetaCube (Informix) і інші.

Використання Internet-технологій. Вибухове зростання Internet, який пов'язують із розвитком нової технології, має у своїй основі просте економічне обгрунтування - ця технологія економічно вигідна, оскільки вартість передачі даних по мережі стає меншою вартості обчислень на клієнтській машині і ця тенденція має стійкий характер. Звідси виникають і ті зміни у світі технологій, свідками яких ми є: стрімке зростання пропускної спроможності каналів ( Internet - 2, нові більш швидкі модеми, супутникові канали для домашнього користувача), присутність у мережі більшості корпорацій і мас медіа, електронна комерція і банки і т.п. На основі цих технологій виросли нові напрямки бізнесу, а поширеність Internet росте небаченими темпами (швидше телефонії і телебачення). Все це зумовлює швидке проникнення Internet-технологій і в процеси автоматизації діяльності органів державного управління.

Характеристика Internet-технологій. Internet-технології - це технології, в яких немає нічого революційного, за винятком того, як уже відомі рішення застосовані в новій області. Давно відомі мови розмітки (TeХ), протоколи передачі даних (TCP) і віддалених сервісів (NSF, POP), розподілені транзакції (монітори транзакцій), мови, які підтримуються багатьма платформами (С, Perl) і т.д. Весь секрет нових рішень у закладеній споконвічно сумісності, що спирається на відкриті стандарти.

Сама ж технологія поки що достатньо слабка, як і будь-яка технологія на початку свого шляху. Вимоги до системних ресурсів не зменшилися. Проте загальна економія засобів, що при теперішній дешевині комп'ютерних ресурсів і дорожнечі людських, дуже значна.

Створення реальних прикладних систем на основі Internet-технології, у свою чергу, каталізувало зміни в самій технології. Вперше ставиться під питання необхідність операційної системи (ОС), оскільки для виконання реальних додатків необхідна усього лише службова функція (недарма Sun і Oracle уклали угоду, що дозволяє убудовувати функції ОС у СКБД і СКБД в ОС).

Значно переглянуті й інші непорушні концепції. Технологія клієнт - сервер побудована на звертанні клієнта до сервера по одному певному протоколу (SQL Net, наприклад). Listener сервера забезпечує з'єднання і обробку запиту. Виникає питання - а чому до СКБД можна звертатися лише по одному спеціальному протоколу? Адже при побудові додатків в Internet доводиться декілька разів проводити перетворення протоколів http у SGI (Perl, сервлети і т.п.) і потім у SQL. Висновок - можна просто доручити listener'у опрацьовувати запити по http, POP3, IMAP4, NFS і інших протоколах. Подібна концепція, яка реалізована в Oracle8i, дозволяє реально перетворити реляційну СКБД у сховище інформації в Internet. Подібні рішення кардинально перевертають наші уявлення про правильно побудовану інформаційної системи.

Системи, засновані на застосуванні Internet –технологій. Невід'ємною рисою сучасних КІС стало застосування технологій Internet. З огляду на цей факт, при виборі складових КІС необхідно віддавати перевагу програмам (СКД, САДП), що підтримують повноцінну роботу зі звичайного браузера, фактично, мають так званого “тонкого” клієнта і спеціальне серверне програмне забезпечення, що забезпечує функціонування даного клієнта. Як правило, таке технічне рішення дозволяє використовувати стандартні сховища даних (бібліотеки документів, баз даних) із локальних, корпоративних і глобальних мереж, не вимагаючи істотних витрат на додаткове адміністрування і підтримку цілісності, надійності і безпеки збереження даних.

Розглядаючи питання застосування Internet-технологій, не можна не торкнутися такої важливої проблеми, як забезпечення інформаційної безпеки. Для запобігання несанкціонованого доступу до документів і для запобігання можливим диверсіям вмонтованих засобів СКД і САДП недостатньо. Тому до складу КІС обов'язково повинні ввійти спеціальні програмно-апаратні засоби захисту.

Вони, зокрема, дозволяють шифрувати дані, підтримують електронний цифровий підпис і можуть проводити на його основі аутентифікацію користувачів. Все це забезпечує достовірність і цілісність інформації усередині КІС. Системи керування захистом інформації (СКЗІ) – це відкриті системи, що допускають інтеграцію з зовнішніми програмами, але необхідно звернути особливу увагу на те, чи сертифікована СКЗІ і по якому класу.

Ефективність програмних засобів захисту може бути істотно підвищена за рахунок застосування апаратних і біометричних засобів: апаратних ключів, смарт-карт, устроїв розпізнавання відбитків пальців, сітківки ока, голосу, особи, цифрового підпису.

Відмітимо, що на стику сегментів локальних мереж і Internet бажана установка брандмауерів - засобів контролю за зовнішніми (вхідними і вихідними) з'єднаннями ( найбільш типовим прикладом системи даного класу є CheckPoint FireWall-1 фірма CheckPoint Software.). Вони дозволяють відслідковувати передачу інформації практично усіх відомих на сьогоднішній день протоколів Internet.

Концепція XML і проектування системи електронного документообігу. На даний час концепція XML є найбільш модною і популярною. Мова XML призначена для опису інших мов, тобто, це метамова. XML дозволяє представити дані у вигляді структурованого текстового документа. Розмітка структури задається через так звані теги, що мають певний формат. Прикладом цього є HTML-документ (внутрішній “портрет” web-сторінки), оскільки HTML є реалізацією мови на основі XML і описує набір тегів для візуалізації даних web–броузером. Документи XML – це текстові файли, які містять дані та теги, котрі ідентифікують структури внутрі тексту.

Згідно з концепцією XML структура інформаційної ситеми має вигляд дерева. Основні елементи системи задаються списком XML-тегів. В результаті отримуємо опис інформаційної системи до рівня кінцевих бізнес-об’єктів. Для кожного об’єкта робиться його опис мовою XML. Будь-який бізнес-об’єкт володіє як мінімум чотирма методами – формуванням списку елементів, що належать об’єкту, формуванням інформації по конкретному об’єкту, додаванням/редагуванням об’єкта, вилученням об’єкта.

Технологічна структура СЕД, побудованої на основі концепції XML, складається із:

  1. сервера БД, який призначений для зберігання і обробки інформації з використанням СКБД, таких як MS SQL Server, Oracle або ж Sybase. Фактично сервер БД являє собою ПЗ СКБД і набір таблиць, процедур і запитів;

  2. сервера XML-даних, який забезпечує об’єктний інтерфейс для даних (представлення даних у вигляді бізнес-об’єктів і реалізація бізнес-логіки), обробку таких даних і реалізацію певних алгоритмів ІС. XML-об’єкт може містити інформацію, яка не є частиною БД, наприклад, ілюстрації і матеріал, динамічно отримуваний із Internet. Сервер реалізується на базі Web-сервера (MS IIS, Netscape або Apachie) або ж у вигляді окремого додатка, написаного, наприклад, на C або Java;

  3. сервер HTML-інтерфейсу призначений для формування динамічних web–сторінок, які візуалізують бізнес-об’єкти із XML-даних і проводять попередню обробку введеної користувачем інформації, форматування та відправку XML-серверу. Даний сервер реалізується на базі Web-сервера (MS IIS, Netscape або Apachie).

Переваги використання трьохрівневої архітектури. Обмін даних з іншими додатками. Використання XML в якості відкритого стандарту обміну даними дозволяє вирішувати принципіально нові завдання в області побудови корпоративних систем, а саме – ефективне використання окремих модулів різних виробників в рамках однієї ІС, досягаючи цим такої їх комбінації, що є найбільш оптимальною як з точки зору функціональності, так і з точки зору фінансових вкладень.

Робота з ПЗ і апаратним забезпеченням різних виробників. Реалізація XML-серверів і серверів інтерфейсів може бути виконана для різних програмних платформ, наприклад, в рамках ІС одного підприємства можуть використовуватись СКБД Microsoft під Windows NT і Oracle під Solaris, Web-сервери Microsoft і Netscape.

Internet/Intranet-технології і якість обслуговування користувачів. Використання Internet/Intranet-технологій як базису для створення КІС відкриває ще одну найбільш цікаву можливість – управління якістю обслуговування, яка включає власне контроль якості продукції, різні схеми гарантійного і постгарантійного обслуговування протягом всього ЖЦ, внесення змін в конструкцію на основі побажань споживача і т.п. ( концепція CRM – Customer Relationship Management). Інша цікава можливість – повнофункціональне віртуальне представництво компанії в Internet, що надає можливість отримувати користувачу повний спектр технічної та інформаційної підтримки (виконання замовлення, поетапний контроль цього процесу, зміна строків і т.д.) і виконує функцію оберненого зв’язку ( оперативна “гаряча” лінія, участь в дискусіях, внесення пропозицій користувачами ).

Повномасштабний віддалений доступ і питання безпеки. Питання безпеки інформації, яка передається мережею, не має безпосереднього відношення до реалізації КІС, так як над ними працює ціла індустрія розробників спеціалізованого ПЗ. В кожному конкретному проекті створення КІС може бути вибрана система безпеки, яка найбільш задовільняє з точки зору функціональності та вартості. Можливість віддаленого доступу до корпоративної інформації буває дуже необхідною.

Відкритість та простота обслуговування. Одним із основних критеріїв оцінки ПЗ для побудови КІС є його гнучкість і адаптованість під конкретного замовника. Дуже часто адаптація великих клієнт-серверних систем ускладнюється із-за наявності внутрішніх спеціалізованих мов. У випадку використання Internet/Intranet-технологій розробник передає всі тексти замовнику, які написані на DHTML, XML, JavaScript, а навчання спеціалістів і доробка програм забирають мало часу, оскільки всі ці технології є абсолютно відкритими. Крім цього, факт відсутності спеціалізованої програми-клієнта само по собі дає значні переваги. Одна із них – суттєве скорочення чисельності обслуговуючого персоналу, тому що при інсталяції, помилках настройки, зміні версій вся робота йде лише на сервері і спеціалістам не потрібно тратити час на обхід всіх робочих місць.

Нова можливість – ASP (Application Service Provider). У зв’язку з передбачуваним випуском провідними виробниками ПЗ Internet-версій своїх продуктів з’явилась поки що теоретична можливість розміщувати КІС на серверах віддаленого провайдера і працювати з нею по каналах Internet. Але і в Росії, і на Україні цей підхід не знайде підтримку найближчим часом. По-перше, це пов’язано з неякісними каналами Internet, а по-друге, із загальною недовірою, що склалася в економічному та комерційному середовищі за останнє десятиріччя – керівник організації не захоче довірити свою корпоративну інформацію сторонньому провайдеру.