Складання номенклатури справ та їх формування

Номенклатура справ – систематизований перелік назв справ, що створюються в структурних підрозділах є обов’язковим документом управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ у діловодстві.

Номенклатура справ (див. с.233.) складається на кожний діловодний рік для встановлення єдиної системи формування справ за їх змістом та різновидом, для здійснення відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства. Вона має наступний вигляд:

До номенклатури справ включають всі справи і документи, що відображають документовані ділянки роботи та окремі питання діяльності відповідного структурного підрозділу.

За своєчасне та якісне складання номенклатури справ та їх перегляд відповідає керівник структурного підрозділу.

Найменування організації

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

______№_____________

(місце складання)

на ____рік

___________________________________________

найменування розділу

Найменування посади

керівника структурного

підрозділу Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО* ПОГОДЖЕНО

Протоколом експертної комісії

структурного підрозділу

_________________________№_________

Підпис, ініціали, прізвище

Дата

_______________________

*у разі наявності експертної комісії структурного підрозділу

Завідуючий архівом Організації

(особа відповідальна за архівний підрозділ установи)

До номенклатури справ не включають друкованих видань, збірників постанов Кабінету Міністрів України “Відомостей Верховної Ради України”, брошур, довідників, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформацій та інших подібних матеріалів.

Найменування справ у номенклатурі повинно в стислій формі, конкретно відображати склад і зміст документів, що мають групуватись у справах. Основною частиною найменування справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться, а також вид документа (наказ, розпорядження, довідка, лист тощо).

Кожна справа, що включена до номенклатури повинна мати свій індекс, який складається з індексу управління (відділу) і порядкового номера справи в межах відділу. Наприклад: 02-1-03, де 02 - індекс управління; 1 - індекс відділу; 03 - порядковий номер справи.

Якщо матеріали складаються з кількох томів, то номер тому додається до індексу.

Строки зберігання справ визначаються згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств.

Після закінчення діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорія фактично заведених справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом начальник управління (відділу).

Формування справ - це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ.Під час формування справ потрібно додержуватись таких правил:

• групувати у справи слід тільки оригінали, у разі їх відсутності засвідчені у встановленому порядку копії, не допускати до включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню

• групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ).

• особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі.

• групувати в справи окремо документи постійного строку зберігання та тимчасового.

• включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності.

• справа не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 мм завтовшки).

• документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

Оперативне зберігання документів. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. З метою забезпечення схоронності справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів, а справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника організації, начальника відповідного управління (структурного підрозділу) з обов’язковим залишенням у справ завіреної копії документа.

Підготовка справ до зберігання та використання. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого зберігання повинні здаватися до архіву. Підготовка документів до передачі в архів передбачає:

• експертизу цінності документа;

• оформлення справ;

• складання описів справ;

• передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. (Зразок акту наведено нижче)

Справи постійного і тривалого зберігання підлягають такому оформленню:

підшивання в обкладинку з твердого картону

нумерацію сторінок у справі;

складання підсумкового напису;

складання у разі потреби внутрішнього опису документів;

оформлення обкладинки справи.(схема на стор.)

написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

за результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу (схема на стор.).

Про виділення для знищення документів,

що підлягають зберіганню

На підставі________________________________________

(назва і вихідні дані документів

із зазначенням строків їх зберігання)

відібрано для знищення такі, що не мають науково-історичної цінності і втратили практичне значення, документи фонду №___________________(найменування фонду)

Разом ________________________справ за ____________________роки

(цифрами, літерами)

Описи справ постійного зберігання за _______________________ роки затверджено, а справи з особового складу погоджено з ЕПК____________________________ (найменування архівної установи)

________________________________________________________________

(протокол від _________№________________________)

Дата

СХВАЛЕНО

Протоколом ЕК від _____________№__________________

Документи в кількості _____________справ вагою__________ кг здано в

(цифрами і літерами)

________на переробку за приймально-здавальною накладною від ______№____

(найменування установи)

Формат А 4 (210 х 297)

Найменування організації

(найменування структурного підрозділу)

Опис №

(назва розділу)

Літерні номери:

Вилучено номери:

Найменування посади укладача опису розшифровка підпису

дата

Передав____­­_______справ та _______________реєстраційно-контрольних

(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)

карток до документів ***

Найменування посади підпис розшифровка підпису

особи структурного підрозділу

дата

*Графа шоста вилучається в описах справ постійного зберігання

** У разі наявності ЕК структурного підрозділу

*** Передаються разом із справами загального відділу

Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та справ з особового складу структурного підрозділу установи

Формат А 4 (210 х 297)