Картка Обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»

(Лицьовий бік)

_______________________________________________________________________________________________________________________________ 1.Контроль ! 2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 ! 3. Гриф

_____________!________________________________________!____________

4.Кореспондент ! 5. Адресат

____________________________________!__________________________________________________________________!______________________________

6.Дата надходження та індекс !7. Дата та індекс документа

____________________________________!__________________________________________________________________!______________________________

8.Вид документа та його короткий зміст ! 9.Кількість примірників та

! їх номери

__________________________________________________________________10.Кількість сторінок

11. Резолюція або кому надісланий на виконання

____________________________________________________________________________________________________________________________________12. Відмітка про виконання документа ! 13.Номер справи за

номенклатурою

___________________________________!__________________________________________________________________!_______________________________

(Зворотний бік)

____________________________________________________________________________________________________________________________________14. Відмітка про отримання ! 15. Відмітка про повернення

___________________________________!__________________________________________________________________!_______________________________16. Перевірка виконання

__________________________________________________________________17. Інші відмітки

____________________________________________________________________________________________________________________________________.18. Фонд № ! 19,Опис № ! 20. Справа №

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом «Для службового користування». Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників. Облік документів та видань «Для службового користування» здійснюється у спеціальному журналі за формою 2 або на картках за формою 3, окремо від обліку іншої кореспонденції.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» ведеться окремо від обліку паперових носіїв. З цією метою створюється окремий журнал або заповнюється окрема картка.

Загальним для всіх журналів, в яких реєструється документація з грифом «Для службового користування» є нумерація сторінок, прошнуровування журналів та їх опечатування. На останній сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою «Для пакетів».

У тому випадку, коли обсяг документів з грифом «для службового користування» незначний вони можуть реєструватися в журналах реєстрації несекретної документації, однак при цьому у журналі або на картці до номера реєстрації додають позначку «ДСК».

На кожному зареєстрованому документі «Для службового користування» при реєстрації проставляється штамп, в якому зазначається найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження, а проходження документів в структурних підрозділах організації повинно своєчасно відображатися на картках та в журналах.

Тираж видання з грифом «Для службового користування», одержаний для розсилання, реєструється за одним вихідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом «Для службового користування» за формою.

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номерами цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (видання) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

ЖУРНАЛ

Обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування»

Відповідальність за випуск документів з грифом «Для службового користування», що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються.

Документи з грифом «Для службового користування», одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

Друкування документів з грифом «Для службового користування» здійснюється у друкарському бюро або у структурних підрозділах під відповідальність керівників. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкується кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, прізвище друкарки і дату друкування документа.

Надруковані документи разом з чернетками передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює облік надрукованих примірників, а чернетки та варіанти документа знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, про що робиться запис на копії вихідного документа.

Розмноження документів з грифом «Для службового користування» у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) під контролем канцелярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників. Після закінчення друкування документів з грифом «Для службового користування» набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника та виконавця. Під час розмноження документів з грифом «Для службового користування» з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюється відповідно зо законодавства.

Розсилання тиражу документів з грифом «Для службового користування» здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником організації та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірник, що розсилаються. Пересилання документів до інших організацій здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, вони можуть доставлятися також кур’єрами організації. Доставка документів з грифом «Для службового користування» персоналом інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

Документи, справи і видання з грифом «Для службового користування», що розсилаються, вкладають у конверти або упаковують таким чином, щоб унеможливити доступ до них. На упаковці чи конверті зазначаються адреси і найменування одержувача і відправника, номери вкладених документів з поставленням позначки «ДСК». При цьому на конвертах та упаковках забороняється зазначати прізвища і посади керівників організації і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

Ознайомлення іноземців та осіб без громадянства, а також представників засобів масової інформації з документами «Для службового користування» допускається у кожному окремому випадку відповідно до законодавства України.

Документи з грифом «Для службового користування» після їх виконання формуються у справи відповідно до порядку формування справ несекретного діловодства. Після закінчення діловодного року справа «Документи з грифом «Для службового користування» переглядається експертною комісією з метою її переформування, тобто документи постійного зберігання формуються у окрему справу, а документи тимчасового користування залишаються у цій справі. Якщо, за висновком експертної комісії, справа за сукупністю містить відомості, які становлять державну таємницю, то про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеженого доступу згідно із законодавством про державну таємницю.

До роботи із справами з грифом «Для службового користування» допускаються особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно зі списками, погодженими з канцелярією, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організації або структурного підрозділу. Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом «Для службового користування», визначається керівниками організації.

Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом «Для службового користування» Для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, на стендах. У разі необхідності з письмового дозволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв’язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та криптографічного захисту інформації.

Представники інших організацій можуть бути ознайомлені та можуть працювати з документами з грифом «Для службового користування» за письмового запиту керівника організації, де працює співробітник із зазначенням характеру завдання, що виконується та дозволу керівника організації, у володінні та розпорядження яких перебувають ці документи. Виписки з документів і видань для службового користування, що містіть відомості обмеженого поширення, робляться у окремі зошити, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються в організацію, яка робила запит на відповідні документи.

Справи та видання «Для службового користування» видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань.