Реквізити - це елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні – під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов’язкових елементів документів належать: дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до Держстандарту.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

До них належать:

1. Державний Герб України, Автономної Республіки Крим

2. Емблема організації

3. Зображення нагород

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО).

5. Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД)

6. Найменування міністерства чи відомства

7. Найменування організації

8. Найменування структурного підрозділу

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунку в банку.

10. Назва виду документа

11. Дата

12. Індекс

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа

14. Місце складання або видання

15. Гриф обмеження доступу до документа

16. Адресат

17. Гриф затвердження

18. Резолюція

19. Заголовок до тексту

20. Відмітка про контроль

21. Текст

22. Відмітка про наявність додатка

23. Підпис

24. Гриф погодження

25. Візи

26. Відбиток печатки

27. Відмітка про завірення копії

28. Прізвище виконавця і номер його телефону

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30. Відмітки про наявність документа в електронній формі

31. Відмітка про надійдення документа до організації

32. Запис про державну реєстрацію.

Розміщення реквізитів на аркуші паперу представлено на рис. 1.

З метою уніфікації та стандартизації документів в Радянському Союзі була розроблена та затверджена єдина державна система діловодства (ЄДСД).

Єдина державна система документації – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил та рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Єдиною державною системою документації визначено чотири головні напрямки дій щодо роботи з документами:

1. Уніфікація та стандартизація документів;

2. Раціоналізація документообігу;

3. Економія, планування та організація праці співробітників, що ведуть діловодство;

4. Автоматизація та механізація управлінської діяльності.

Створення ЄДСД спонукало введення в діяльність діловодних служб та організацію процесу документів електронно-обчислювальної техніки, оскільки з самого початку основні положення ЄДСД будувались на механізації процесів складання та оформлення документів, а її введення в апараті управління міністерств та відомств дало змогу зробити не тільки процес документування і сам документ однотипним, але й стала передумовою до активного переходу до АСУ.

Рис.1. Розміщення основних реквізитів на формулярі документа

Зупинимося на особливостях представлення на документах окремих реквізитів.

Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому випадку, коли воно офіційно зафіксовано у положенні чи статуті установи. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) записується на бланку друкарським або машинописним способом і повинне відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Адресування Є кілька способів адресування:

Академія муніципального управління

Факультет менеджменту

м.Київ, вул.Електриків 26/8

2. Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то при його адресуванні зазначається посада та прізвище посадової особи, які стоять у давальному відмінку, наприклад,

Академія муніципального управління Деканові факультет менеджменту канд. екон. наук, доц. Туляковій К.М.

3. У випадку, коли документ адресується кільком посадовим особам (керівникам), то допускається зазначати в документі не більше ніж чотири адреси

Президентові Холдінгової компанії “Торговий дім” Директорові з комерційних питань Начальникам торгових відділів

3. Якщо документ є відповіддю на скарги, заяви громадян тощо, то при адресуванні зазначається прізвище заявника, якому передує поштова адреса.

Сидоренку

вул Бажана 3, кв 15

02140 м. Київ 140,

3. При адресуванні кореспонденції приватній особі - вказується спочатку поштова адреса, потім прізвище та ініціали одержувача.

Батюку І.І.

вул Руденко 15, кв 88

02140 м. Київ 140,

При адресуванні прийменники в адресах випускаються.

Документ адресується конкретній посадовій особі у тих випадках, коли від неї безпосередньо залежить вирішення питання. При цьому слід пам’ятати, що одне прізвище вказувати не прийнято, необхідно вказати й ініціали.

Після прізвища зазначають адресу підприємства, яку пишуть згідно з правилами, встановленими органами зв’язку.

В одному документі рекомендується писати не більше чотирьох адресатів, слово "копія" перед другим, третім та четвертим примірниками не пишуть.

Якщо є необхідність розіслати більшу кількість копій, наприклад, лист відділу освіти райдержадміністрації керівникам загальноосвітніх шкіл щодо проведення районної наради директорів шкіл та прирівняних до них навчальних закладів, то складають список на розсилку (реєстр), а на кожному примірнику документа проставляють тільки одну адресу.

Часто документи розсилають групі однорідних організацій. У цьому випадку користуються узагальненою адресою, а самі документи розсилають за списком, наприклад інформаційний лист КДМА щодо проведення “Шкільного базару” на Хрещатику напередодні початку навчального року та запрошення прийняти в ньому участь зацікавлені підприємства.

При написанні адреси розділові знаки між окремими її елементами не ставляться, тобто застосовуються правила відкритої пунктуації.

Датування документів. Датою створення документа вважається:

1. день підписання та реєстрації листа або наказу;

2. день затвердження плану, звіту, інструкції;

3. день фіксації вчинків у протоколах, актах;

4. день набрання чинності розпорядчого документу після одержання адресатом (якою документ її не обумовлює).

Стандарт встановлює два способи написання дат:

Традиційний - словесно-цифровий : 1 травня 2002 рік.

цифровий - 02.10.02.

Місце датування, як правило, визначено на бланку, або якщо документ виконано на аркуші паперу, то дата проставляється після тексту перед або під підписом, дата затвердження документа проставляється у відповідній графі.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, як правило, в момент підписання чи затвердження документа.

Обов’язковому затвердженню підлягають усі службові документи та відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та направлення його до справи.

Індексація документа. Індексація документів – це присвоєння документу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа. В кожній організації повинна бути єдина і стабільна система індексування документів і простійне розташування складових частин індексу.

В основі індексування лежить номенклатура справ організації. Індекс наводять лише арабськими цифрами. Простий індекс складається з порядкового номера документа і індексу справи за номенклатурою.

Індекс на вхідних документах та документах, які створені в установі (організації) складаються з порядкових номерів у межах груп документів, що реєструються, наприклад, накази, розпорядження, протоколи, листи, акти тощо. Вони можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців і тому подібне.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий номер реєстрації у межах групи документів, індекс за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців.

Індекс спільного нормативно-правового документа двох організацій складається з індексів установ, що його видали, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад, 225/02-325/27 або 35/48/95.

При індексації заяв, пропозицій та скарг громадян в індекс включають перші літери прізвища заявника.

Наявність в індексі порядкового номера забезпечує прискорення пошуку і зберігання документів.

Заголовок документа. До тексту документа, який перевищує 10 рядків слід обов’язково складати заголовок, який складає виконавець. Заголовок до тексту формулюється однією фразою. В узагальненій формі заголовок означає зміст ділового паперу. Називається не лише поняття про яке йдеться, але й суть дії. Заголовок має відповідати на питання про що? Цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника "Про". Заголовок звичайно ставиться у лівому верхньому кутку під номером і датою або посередині рядка після назви документа. Наявність заголовка значно скорочує час при реєстрації документа, вивільнюючи працівників від прочитання тексту і полегшує його пошук.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може бути узагальненим. У разі складання документа на основі уніфікованої форми, постійна части заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на форматі А-5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки також не складаються до текстів телеграм та повідомлень.

Погодження документів. Погодження - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно покликане забезпечити правильне розв’язування комплексу питань:

- про якість підготовленого документа;

- його своєчасність і доцільність;

- науково-технічне і економічне обґрунтування;

- відповідність діючому законодавству, правовим актам, що визначають компетентність організації, яка видає документ.

Проекти документів погоджуються установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа.

Існує внутрішнє та зовнішнє погодження.

Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа. Віза – це підпис посадової особи на документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним. Вона включає особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування. У разі необхідності може бути зазначена посада особи, що візує документ.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього не вистачає. Візи проставляються на примірниках, які залишаються в установі.

Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші паперу, про що робиться відповідний запис при візуванні, наприклад:

Юрист-консульт

(підпис) А.К.Сидоров

зауваження та пропозиції додаються

05.04.02.

Із зауваженнями обов’язково знайомиться особа, яка підписує документ.

Крім того, проекти нормативно-правових актів організації перевіряються працівниками юридичної служби на відповідність їх чинному законодавству і візуються ними у відповідності з існуючими правилами.

Зовнішнє погодження здійснюється поставлянням підпису у два способи:

1. нижче реквізитів, якщо погоджень не багато,

2. на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим зі значною кількістю посадових осіб.

При цьому в обох випадках зазначається посада, робиться підпис і подається розшифровка підпису, наприклад,

При погодженні документа з колегіальним органом, вказується номер протоколу, або листа, наприклад,

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання профкому 10.04.02 № 5

або

ПОГОДЖЕНО Лист Міносвіти України 10.05.02 № 01-3/125

Якщо погодження робляться на основному аркуші і додаються до документа, то такий документ оформляється наступним чином: в тексті документа робиться посилання на наявність аркуша погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

В такому разі аркуш погодження оформляється за такою формою:

Аркуш погодження

Кошторис на будівництво торгового дому

“Барвінок”

Засвідчення документів. Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставлені печатки. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує керівник організації або його заступник, відповідно до повноважень. В деяких випадках документи можуть бути підписані керівником певного структурного підрозділу, якщо це здійснено у відповідно до компетенції керівника.

Реквізит "підпис".

• складається з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю і в дужки не береться; наприклад:

Декан факультету

професор (підпис) І.П.Притула

• ініціали ставляться перед прізвищем;

• повне найменування посади не вказується в тому випадку, коли документ виконано на бланку і є відомості про адресата. Якщо таких відомостей немає, то наводиться повністю посада;

• якщо документ підписує кілька осіб, то підписи розташовують один під іншим, у порядку субординації, наприклад,

Директор заводу

Ремпобуттехніка (підпис) А.К. Петров

Головний бухгалтер (підпис) В.В. Юшко

• у випадку, коли підписують документ керівники одного і того ж рівня, то підписи розташовують на одному рівні, наприклад,

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа відсутня, то документ підписує її заступник, або особа на яку покладено обов”язки відсутнього. При цьому обов’язково визначається посада особи, яка підписує документ та вказується її прізвище (виправлення вносяться в текст чорнилом або на машинці, наприклад, “В.О.”, “Заст.” тощо.).