6.3. Документування діяльності виборчих комісій та комісій з референдумів.

З метою забезпечення належної організації роботи виборчих комісій та комісій з референдумів, відповідно до пункту 1 частини другої статті 15, статті 18 Закону України “Про вибори Президента України”, пункту 1 частини другої статті 22, статті 25, частини першої, другої четвертої статті 86 Закону України “Про вибори народних депутатів України”, статті 14, 48 Закону України “Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим”, статті 21, частини першої, другої, третьої статті 56 Закону України “Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів”, пункту 4 статті 26, частини першої, другої статті 31 Закону України “Про всеукраїнський та місцеві референдуми”, Закону України “Про звернення громадян”, частини другої статті 1, статей 11, 12, пунктів 7, 9статті 13, пунктів 6, 15 статті 14. Пунктів 6,8 статті 15 та частини першої статті 17 Закону України “Про Центральну виборчу комісію”, з урахуванням постанови Кабінеті міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 “Про затвердження Інструкцій з діловодства за зверненнями громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об’єднань громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, Центральна виборча комісія розробила та прийняла “Порядок ведення діловодства виборчих комісій та комісій з референдумів”, зобов’язавши виборчі комісії по виборах Президента України, народних депутатів України, комісії з всеукраїнського референдуму після їх утворення забезпечити неухильне дотримання затвердженого Порядку.

Підготовка та оформлення документів до засідання виборчої комісії чи комісії з референдумів. Підготовку матеріалів до засідання виборчої комісії та комісій з референдумів, оформлення та доопрацювання прийнятих на її засіданні документів, достовірність документування засідання комісії – забезпечує секретар комісії.

Проект порядку денного засідання комісії – готується секретарем комісії згідно з планом роботи та за дорученням голови комісії при цьому необхідно врахувати пропозиції членів комісії. Порядок денний має бути підготованим не пізніше ніж за день до засідання.

Проект порядку денного після його погодження з головою комісії – секретарем комісії доводиться до відома членів комісії, як правило не пізніше ніж за день до засідання комісії, а в день, що передує дню виборів, референдумів і в день виборів, референдумів – негайно.

Про порядок денний засідання комісії та дату його проведення члени комісії та інші зацікавлені особи повідомляються, як правило, не пізніше, ніж за день до засідання комісії. При необхідності про засідання комісії, порядок денний повідомляються засоби масової інформації та особи, які мають право брати участь у засіданні комісії, а також обов’язково повідомляються особи, запрошені на засідання комісії.

Проект постанови комісії повинен відповідати чинному законодавству України та прийматись в межах повноважень комісії. Постанова комісії повинна містити наступні реквізити: назва комісії, назва документа (постанова), місце та дату прийняття постанови, порядковий номер, заголовок до тексту постанови, мотивувальну частину, резолюційну частини.

Заголовок до тексту постанови комісії має бути лаконічним та таким, що від ображає її основний зміст. Якщо в постанові комісії йдеться про кілька питань, назва може бути узагальнюючою.

Мотивувальна частина постанови має містити обставини, висновки комісії та настанови, що зумовили прийняття постанови з відповідного питання, посилання на закони чи інші нормативно-правові акти або судові рішення, якими керувалася комісія при прийнятті рішення.

Резолютивна частина постанови містить відповідне рішення комісії, викладене у формі висновку із зазначеними завданнями і заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії, з питань, що розглядаються. У разі потреби резолютивна частина може містити вказівки на необхідність доведення її змісту до суб’єктів, на яких поширювалась дія постанови, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, а також строки його виконання та додатки.

Резолютивна частина постанови складається з пронумерованих пунктів та підпунктів.

Після ознайомлення з підготовленими матеріалами і в разі відсутності потреби внесення поправок до тексту голова комісії ставить на проекті постанови, що пропонується прийняти, резолюцію для розгляду на засіданні комісії.

Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні, та перед його початком подає голові комісії список цих осіб.

Оформлення рішення, прийнятого на засіданні комісії. Рішення комісії приймається як правило, у формі постанови. Обговорення рішення, що розглядається та приймається на засіданні комісії, фіксується протоколом засідання комісії, який оформляється після засідання на підставі записів, зроблених під час засідання секретарем комісії чи особою, яка виконувала обов’язки за дорученням комісії або її голови.

Протоколи мають такі реквізити: назва виду дільничної комісії – засідання, назва комісії, дата і місце проведення засідання, загальна кількість членів комісії, кількість присутніх на засіданні членів комісії, кількість запрошених на засідання (у разі потреби до протоколу додається реєстраційний лист), порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку, текст протоколу, який складається з трьох частин, що прочинаються словами “Слухали”, “Виступили” “Вирішили” (Постановили).

Протокол засідання комісії оформляється секретарем комісії. До протоколу додаються у вигляді додатків оригінали документів, прийнятих на засіданні, а також викладені в письмовій формі окремі думки осіб, які входили до складу комісії і не погоджувалися з прийнятими на засіданні комісії рішеннями.

Протокол засідання комісії підписується головуючим на за сіданні та секретарем комісії чи особою, яка виконує обов’язки секретаря.

Постанова, прийнята на засіданні комісії, підлягає подальшому оформленню для підписання, надсилання і оприлюднення (у разі, якщо документ підлягає оприлюдненню відповідно до закону або за рішенням комісії) протоколи одного робочого дня засідання мають один номер, якщо інше не встановлено головою комісії.

При доопрацюванні постанови комісії секретарем комісії вносяться до тексту зміни і доповнення, схвалені шляхом голосування на засіданні комісії.

Комплектність матеріалів, що додаються до постанови, а також реєстрація їх у відповідному журналі із зазначенням реєстраційних номерів на документах забезпечуються секретарем комісії.

Постанова, додатки до неї підписуються головою комісії чи головуючим на засіданні.

Залежно від характеру питання, що розглядалось комісією, постанова надсилається учасникам виборчого процесу і референдумів, органам місцевого самоврядування, місцевим органам виконавчої влади, виборчим комісіям, комісіям з референдумів, місцевим засобам масової інформації, громадськості, якщо предметом розгляду на засіданні , були цікаві чи важливі для них питання, як правило, у день підписання постанови або наступного дня, напередодні та в день виборів, референдуму – постійно.

Реєстрація та розгляд документів і звернень. що надходять до комісії. Документи, звернення, що надходять до комісії, приймаються головою комісії, заступником голови комісії, секретарем комісії або за дорученням голови комісії чи заступника голови комісії – членом комісії.

Звернення може бути усним, викладеним громадянином і зафіксованим головою, заступником голови або членом комісії на особистому прийомі; чи письмовим, надісланим поштою або переданим особисто до комісії чи через уповноважену особу, якщо її повноваження оформлено відповідно до чинного законодавства України.

Документи, звернення реєструються у день їх надходження у журналі реєстрації документів і звернень виборчих комісій на комісій з референдумів. Документи, що надходять до комісії телефонним або факсовим зв’язком чи електронною поштою також реєструються.

Не реєструються в комісії особисті, поздоровні листи, запрошення, що надходять на адресу комісії.

У правій нижній частині першого аркуша документа, звернення або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (вільне місце з ліва призначено для підшивки документа) зазначають реєстраційний номер, що відповідає порядковому номеру запису у журналі реєстрації документів і звернень та дата надходження.

У разі повторного надходження документа, звернення. Після присвоєння чергового реєстраційного номеру і поставленого у правій верхній частині його першого аркуша побиться напис “повторно”.

Документ, звернення після реєстрації розглядаються головою комісії, а в разі його відсутності заступником голови комісії або секретарем комісії з метою поставлення резолюції про його виконання.

Не підлягають розгляду (залишаються без розгляду) документи, звернення без зазначення дати, місця проживання заявника, не підписані автором (авторами) або за ними неможливо встановити авторство. За винятком повідомлення про вчинення злочину. Таке повідомлення надсилається до органів Міністерства внутрішніх справ України за місцем розташування комісії.

Не розглядаються повторно документи, звернення від однієї і тієї ж особи з одного і того ж питання, якщо перший раз питання вирішено по суті, про що повідомляється особі, яка подала звернення, а також звернення особи, визнаної судом недієздатною.

Особистий прийом громадян проводиться в порядку, встановленому головою комісії.

Реєстрація осіб, які звернулися до комісії, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчий комісії та комісії з референдуму.

Контроль за виконанням документів передбачає безпосередньо первинне і коригування процесу їх виконання, облік та аналіз результатів виконання документів, що контролюються дотримання встановленого терміну здійснюються секретарем окружної комісії.

Про виконання документів робиться відмітка у відповідній графі журналу реєстрації документів і звернень та журналу обліку особистого прийому громадян.

Розглянуті документи, звернення, що надійшли до комісії, передаються секретарю комісії для подальшого формування справи відповідно до затвердженої головою комісії номенклатури справ.

Про виконання документів, звернень секретар комісії інформує голову комісії.

Питання для перевірки знань.

1. Опишіть порядок планування роботи колегіальних органів управління.

2. Особливості розробки проекту плану роботи та його затвердження.

3. Порядок денний: сутність документа та особливості його складання.

4. Протокол засідання колегіального органу управління.

5. Апаратні наради: сутність, порядок проведення та документального оформлення.

6. Підготовка та оформлення документів до засідання виборчої комісії чи комісії з референдумів.

7. Оформлення рішення, прийнятого на засіданні комісії.

8. Реєстрація та розгляд документів і звернень. Що надходять до комісії.