4.6. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільненні працівників

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На працівників, які працюють на мовах трудового договору у підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також на працівників, які працюють у окремих громадян по їхньому обслуговуванню (як домашні робітниці, няньки, шофери, охоронники та інше) трудові книжки не заводяться. Їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до фонду державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництво, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил України пред'являють військовий квиток.

Звільнені з місця покарання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.

Заповнення трудової книжки вперше проводить власник або уповноважений ним орган не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться:

1. відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження

2. відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення

3. відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно д чинного законодавства України;

4. відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим нагороди.

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись відповідно до формулювань чинного законодавства та з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення виносить власник або уповноважений ним орган після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітника або службовця прийнято на роботу 5 січня 2002 оку, у графі 2 трудової книжки записується “05.01.2002”.

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів: печаткою завіряються запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша)

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення, тощо, виправлення виконує власник або уповноважений ним орган, який зробив відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язані надати працівнику в цьому потрібну допомогу.

При потребі власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їхні прохання завірені виписки з трудових книжок щодо відомостей про роботу.

У розділі “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”, “Відомості про заохочення” трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

При потребі, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишуть: “Запис за № таким-то недійсний. Прийнято за такою-то професією (посадою)”, і у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення на, установленим органом, який розглядає трудові спори, робиться запис про поновлення на попередній роботі або зміну формулювання причини звільнення. Наприклад пишеться: “Запис за № таким-то є недійсним, поновлено на попередній роботі”. При зміні формулювання причин звільнення пишеться: “запис за № таким-то є недійсним, звільнено...” і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, вказаного недійсним.

Занесення відомостей про працівника. Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставить печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконує власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я, по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюють наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дату народження, записують нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряють підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Внесення відомостей про роботу. У графі 3 розділу “Відомості про роботу” як заголовок пишуть повну назву підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу.

У графі 3 пишуть: “Прийнято або призначено до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво” із зазначенням конкретної назви, а також роботи, професії або посади і набутого розряду. Записи про назву роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконують для робітників і службовців відповідно до назви професій і посад, зазначених у Єдиній державній класифікації професій всіх категорій працівників на підставі міжнародних стандартів.

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць і має відповідати назві Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Показники, зазначені у цих Списках, обов'язково повинні бути підтверджені у Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватись у дужках.

Якщо працівнику в період роботи надається новий розряд, тоді про це у встановленому порядку робиться відповідний запис.

Робота за сумісництвом оформлена у встановленому порядку, у трудовій книжці виділяється окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом проводять за бажанням працівника власник або уповноважений ним орган.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється таким порядком, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: “Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то”, а у графі 4 проставляється підстава перейменування, наказ (розпорядження), його дата і номер. Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам та клінічним ординаторам, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів є накази навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

До трудових книжок за місцем роботи вносять окремим рядком з посиланням на дату, номер, найменування відповідних документів такі записи:

5. про час служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби.

6. Про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункти тощо)

7. Про час навчання у імущих навчальних закладах та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі (сюди входить і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики)

8. Про роботу як членів колгоспу – у тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників

9. Про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. Е ст. 56 Закону України “Про пенсійне забезпечення”), у тому числі за престарілим, яки досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком)

10. Безробітним особам – про період одержання допомоги по безробіттю – заносить у трудову книжку орган державної служби зайнятості населення.

Передбачені цим пунктом записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві.

Занесення відомостей про нагородження і заохочення. До трудових книжок працівників у розділ “Відомості про нагородження” заносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ “Відомості про заохочення” заносяться відомості про заохочення за успіхи в праці.

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Порядок занесення відомостей про нагороди і заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується хто нагородив або заохотив працівника, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа)

Заповнення трудової книжки при звільненні. Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні проводиться у повній відповідності до формулювання чинного законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнено у зв'язку з прогулом без поважних причин, п.4 ст. 40 КЗпП України”.

При розірванні трудового контракту з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: “звільнено за власним бажанням з зарахуванням у вищий навчальний заклад, ст. 38 КЗпП України”.

Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з дотриманням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 – дата звільнення; у графі 3 – причина звільнення; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис – наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

Наприклад, трудовий договір з працівником припиняється у зв'язку із скороченням штату працівників 10 жовтня 1993 р., який є останнім днем роботи працівника на цьому підприємстві. У трудовій книжці працівника потрібно зробити запис: у графі 1 розділу “Відомості про роботу” ставиться порядковий номер запису, у графі 2 – дата звільнення (10.10.1993 р.), у графі 3 записується: “Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України”, у графі 4 зазначаються дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: “Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на таке-то підприємство, п. 5 ст. 36 КЗпП України”

У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис “Звільнено у зв'язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п.5. ст. 36 КЗпП України”

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв'язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується “Звільнено за скороченням штатів (чи чисельності) працівників, п. 1 ст.40 КЗпП України” і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп “Пенсію призначено”. Штамп ставиться у розділі “Відомості про призначенню пенсії”. У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 рік) зазначений штамп ставиться на першій сторінці.

Вкладиш до трудової книжки. У тому разі, коли у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому самому порядку, що й трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом “Видано вкладиш” і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має становитися новий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.

У разі потреби доповнити трудову книжку вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніше встановленого – 1938 і 1974 рр. – зразків).

Видача трудової книжки у разі звільнення. У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчують підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

При цьому для осіб працездатного віку потрібно зазначити час, тривалість та місце підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої особи та засвідчується печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами, обидва тексти засвідчуються окремо.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесенням до неї запису про звільнення.

При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ, а також вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому порядку.

Якщо працівник відсутній на роботі у день звільнення, то власник або уповноважений ним орган у цей день насилає йому поштове повідомлення із вказівкою про потребу отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі “Відомості про роботу” після дати запису у графі 3 записується: “Роботу припинено у зв'язку зі смертю”, далі заповнюється графа 4 – зазначається дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.

Дублікат трудової книжки. Особа, яка загубила трудову книжку(вкладиш до неї) зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику нову трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом “Дублікат” у правому верхньому кутку першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження” “Відомості про заохочення” при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ “Відомості про роботу” у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців і днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в який час і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівника переводили на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У такому разі, коли документи не містять усіх зазначених вище даних про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються назва, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті. Документи, щ підтверджують стаж роботи, повертаються власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

Не зазначаються в підсумковому загальному стажі роботи, а записуються окремим рядком з посиланням на дату, номер і назву відповідних документів, крім відомостей, передбачених в пункті 2.18 цієї інструкції записи:

А). Про час перебування у народному ополченні та партизанських загонах із зазначенням дати зарахування і дати звільнення зі служби;

Б). Про роботу як члена артілі промислової кооперації

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї ) стала непридатною (обгорілою, розірваною, забрудненою і т.і.) власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис: ”Видано дублікат”, а книжка повертається її власнику. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання. За виписування трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості. Видаючи дублікат трудової книжки, втраченої з вини працівника, власник або уповноважений ним орган стягує з працівника плату у розмірі 10 відсотків мінімальної заробітної плати.

У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування бланків внаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків сплачує підприємство.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, працівникові видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

Трудові книжки та дублікати, не одержані працівниками при звільнені зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства, окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку, їх можна знищити у встановленому порядку.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати в наявності потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Облік трудових книжок. На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

А). книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 року № 180

Б). Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 року № 180

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книгу веде бухгалтерія підприємства.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів або інший підрозділ підприємства, який оформляє прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них, видані працівникам знову із записом серії і номера.

У разі одержання трудової книжки у зв'язку з звільненням працівник розписується в особистій картці і книзі обліку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

Після закінчення кожного місяця, особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них та про суми, одержані за заповнення трудової книжки і вкладишів до них, з додатком прибуткового ордера каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 року № 180.

Розгляд трудових спорів. Відповідно до статті 224 Кодексу Законів про працю України комісія трудових спорів є обов'язковим первинним органом для розгляду трудових спорів, пов'язаних із застосуванням цієї інструкції.

Роз'яснення питань, пов'язаних із застосуванням цієї інструкції надає Мінпраці і соціальної політики України.