4.3. Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи

Порядок документального оформлення прийняття на роботу. Коли людина приходить з проханням про прийняття на роботу, нею займається відділ кадрів. Це перша фаза прийняття на роботу – фаза зустрічі. Заявникові дають бланки заяви, особистого листка з обліку кадрів, автобіографії, особової картки і розповідають про умови прийняття на роботу і про підприємство як місце роботи. Прийняття на роботу на підприємства різних форм власності здійснюється у відповідності з правилами внутрішнього трудового розпорядку, які запроваджені керівниками підприємств та погоджені із профспілковими організаціями, якщо такі існують на підприємстві.

Влаштовуючись на роботу, працівник має подати адміністрації:

• трудову книжку, а у випадках, коли особа влаштовується на роботу вперше – довідку з домоуправління, ЖЕКу або сільської ради про останню діяльність;

• звільнені у запас військовослужбовці подають військові квитки;

• молоді спеціалісти – направлення на роботу, якщо таке видається навчальним закладом.

У всіх випадках паспорт надається особисто.

У випадках, коли робота потребує спеціальних знань, адміністрація може вимагати від працівника диплом (копію) про закінчення навчального закладу та спеціальну професійну підготовку.

З метою охорони здоров'я населення працівники підприємств харчової промисловості, громадського харчування, продовольчих магазинів, дитячих закладів, усіх видів транспорту, а також підприємств зі шкідливими умовами праці під час працевлаштування надають медичну довідку.

Списки професій та порядок медичного обстеження встановлює Міністерство охорони здоров'я України.

Під час бесіди особа, яка приймає на роботу має пересвідчиться, що документи того, хто працевлаштовується відповідно оформлені, тобто записи зроблено вірно, фотокартки на документах відповідають особі пред'явника.

Потім працівникові, що влаштовується на роботу видається бланк наказу про прийняття на роботу, або це може бути типова форма заяви, яка візується керівником відділу, куди влаштовується працівник, тобто погоджується з можливістю прийняття працівника, а також визначається, на яку посаду може бути призначений претендент і з яким окладом.

Результати медичного обстеження, відмітки про всілякого роду інструктажі з техніки безпеки протипожежний мінімум проставляються на зворотному боці бланку-заяви про прийняття на роботу.

Після підписання заяви першою особою підприємства відділ персоналу заповнює особову картку та записує прізвище працівника у штатно-посадову та алфавітну книги.

Особова картка – це затверджена форма облікового документу, що заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, яка приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну). На всіх осіб заповнюється картка по формі Т-2; на спеціалістів з вищою освітою за Ф-206, наукових працівників Т-4. Заповнена картка підписується керівником, працівником та завіряється керівником служби персоналу. Особові картки комплектуються за структурними підрозділами, в алфавітному порядку.

Після звільнення працівника особова картка зберігається у відділі персоналу на протязі 2-х років, а в архіві – ще 73 роки.

Штатно-посадова книга – це книга реєстрації прийнято на роботу персоналу. Вона слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розкладу.

Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу дати оперативну відповідь на укомплектованість штату в якісному і кількісному вимірі.

Для оперативного пошуку даних про працівників підприємства існує алфавітна книга, в яку всі працюючі на підприємстві записуються в алфавітному порядку.

У випадках, коли особа призначається на посаду з матеріальною відповідальністю, з нею укладається особлива письмова угода про відповідальність за забезпечення збереження переданих їй цінностей, яка зберігається у бухгалтерії або в особовій справі працівника.

У разі бригадної відповідальності бригадир призначається наказом керівника, нових працівників до бригади зараховують тільки за згодою загальних зборів бригади.

Порядок документального оформлення переведення на іншу роботу. Переведення працівників із одного підрозділу до іншого оформлюється наказом про переведення.

Працівник звітує за попереднім місцем роботи, передає справи згідно з описом, якщо цього потребують умови. Медичне обстеження та інструктаж з техніки безпеки проводяться у випадках, коли це необхідно.

Переведення на іншу роботу реєструється у відділі кадрів, наказ про переведення зберігається у особовій справі працівника.

Видається наказ про зарахування на роботу, а у трудовій книжці робляться відповідний запис.

В наказі слід точно зазначити назву посади, на яку призначено робітника та службовця, відповідно до штатного розкладу.

Під час оформлення на роботу працівник знайомиться з посадовою інструкцією та з правилами внутрішнього розпорядку підприємства.

Всі подані у відділ кадрів документи підшиваються у папку, яка визначається як особова справа працівника.

Особова справа – це добір документів, що містить докладні відомості про працівника (студента). Кожній особовій справі присвоюють номер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. В особову справу підшиваються всі документи і розпорядження, які стосуються працівника і відображають його проходження по службі, відомості про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації, результати атестацій, відомості про догани і стягнення.

Порядок документального оформлення звільнення з роботи. Звільнення працівника з роботи у відповідності з чинним законодавством може здійснюватися за власним бажанням, переводом на іншу роботу в іншу організацію, зайняттям виборної посади (депутат Верховної Ради), призовом до лав армії, а також з ініціативи адміністрації.

Для звільнення з роботи за власним бажанням та у зв’язку з переведенням до іншої організації працівник пише заяву на ім’я керівника організації, ознайомлює з нею керівника структурного підрозділу, де працює, кадрову службу, а також інших осіб, які визначені організацією. Ознайомлення здійснюється за допомогою візування заяви посадовими особами. Після отримання відповідних віз на заяві, вона подається на підпис керівникові і направляється до кадрової служби, де складається наказ про звільнення працівника, в якому вказується підстава для звільнення і стаття кодексу законів про працю. У відповідності з чинним законодавством процес звільнення триває два тижні (14 днів).

У відділі кадрів працівник одержує обхідний лист. Обхідний лист – документ, який дозволяє зафіксувати повний розрахунок працівника з організацією. В ньому вказується перелік підрозділів, які повинні засвідчити відсутність боргів перед організацією у працівників, що звільняються. Обхідний лист має довільну форму, зразок наведено нижче.