12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу

Спектр сучасних систем автоматизації діловодства і документообігу досить різноманітний щодо їх функціональності та технологічного рівня. Дамо коротку характеристику західних програмних продуктів, які на даний час є лідерами ринку систем автоматизації діловодства і документообігу.

Система InterOffice (Orаcle): забезпечує організацію документообігу, колективну роботу, інтеграцію з іншими засобами колективної роботи, підтримку базової системи передачі повідомлень, календаря, служби каталогів і папок, національних мов.

Система GroupWise WorkFlow Professional (Novell): являє собою графічну версіюGroupWiseWorkFlow, тісно інтегрується з електронною поштою для організації колективної роботи і вдосконалення робочих процесів, широкий спектр використання піктограм (елементів графіки) для опису документообігу.

Система Saros Document Manager (Saros Corporation): двохрівневе управління документами – бібліотечний сервер і клієнтське ПЗ, універсальний доступ до сховищ даних, єдина система безпеки і управління життєвим циклом інформації, атрибутивний пошук, автоматизація рутинної роботи (друк, архівування, обмін по електронній пошті).

Система Action WorkFlow (Action Technologies):призначена для автоматизації інформаційних потоків у середовищіLotusNotesабоMicrosoftSQLServer, підтримує стандартні технології управління документопотоками, графічне моделювання бізнес-процесів, функції перевірки цілісності моделі і її оптимізації, розрахунок часу виконання та вартості процесів, генерує звіти.

Система Work Expeditor (Compag):швидка та ефективна організація колективної роботи і автоматизація бізнес-процесів, захист інформації на рівні полів даних, аудит всіх видів операцій, цілісність транзакцій і документів, автоматичний контроль версій документів, потужний графічний редактор карт ділових процесів, підтримка жорсткої та вільної, а також послідовної та паралельної маршрутизації, контроль виконання та розсилка повідомлень, прозору інтеграцію зOutlook, можливість швидкої розробки замовлень на базі стандартних інтерфейсівMicrosoft

Система EDMSuite (IBM):містить систему автоматизації документообігуFlowMark, засоби обробки графічних документів, трьохрівневий розподіл прав доступу, контроль версій документів.

Система FormFlow (Symantec): призначена для повного забезпечення всіх потреб організації по автоматизації бізнес- процесів на основі електронних форм.

Більшість вітчизняних систем документообігу побудовані на базі західних ІС, але на ринку вже з’явились і повноцінні вітчизняні розробки, які відповідають державним стандартам і враховують специфіку вітчизняного діловодства (мову, традиції ведення та організації, нормативні вимоги, технологію автоматизації).

Система “Босс-Референт” (“Ай-Ти”): розроблена на основі Lotus Notes, виконує централізоване зберігання, пошук, пересилку складних документів будь-яких форматів та розмежування доступу до них. Як система керування документообігом, є складовою АСУП –“БОСС”.

Система “Євфрат’99” (Cognitive Technologies): працює в середовищіWindows95/98NT/2000 і забезпечує комплексну автоматизацію діловодства, включаючи реєстрацію, контроль виконання, організацію та обслуговування електронного архіву документів, отриманих із різних джерел.Пошук тексту за вмістом документа та по реквізитах, морфологічний аналіз документів, підтримка широкого спектру графічних форматів. Наявні робочі столи – “Секретпріат”, “Бухгалтерія”, “Відділ кадрів”, “Страхова компанія”, “Домашня база Євфрат”. Підтримуються додаткові можливості: утиліти для тестування БД, її ущільнення, архівування, функції фільтрування інформації.

Система “Дело” (“Електронні офісні системи”). Основа продукта - поняття предметної області діловодства, взяті із нормативних документів, інформаційна та функціональна моделі діловодства, побудовані з урахуванням міжнародних стандартів структурного аналізу і проектування систем з використання сучасних CASE-технологій. РозробленийWeb-орієнтований варіант системи для розподіленої роботи з документами вInternet.

Система “LanDocs” (АО “Ланит”): двохрівневий комплекс ПЗ, призначений для автоматизації функцій реєстрації та заповнення облікових карток документів, розсилки документів, завдань, доручень, контроль стану документів, версій, створення звітів, запис в архів.

Система “Docs Open” (“Весть”). В основі потужна система керування документами масштабу підприємства, автоматизація ділових процесів на основі карт бізнес-функцій. Система ефективно підтримує не тільки електронний документообіг, але й паперовий.

Система “Крон” (“Анкей”). Має СКД, яка забезпечує електронний підпис, спільне використання і контроль версій, поштову систему, систему реєстрації та виконання як простих, так і складних, документів.

Система Optima WorkFlow (“Оптима”)– комплексна система керування потоками робіт і організації конфіденціального документообігу.

Враховуючи те, що придбання кожної із вищезгаданих систем пов’язане з вагомими витратами та подальшою адаптацією для конкретних потреб, можна вважати, що більш доцільною є розробка власних систем автоматизації діловодства з урахуванням підходів та технологій найбільш конкурентноспроможних охарактеризованих систем такого класу.