Формування справ і підготовка їх до передачі в архів

1. Облік і формування справ у діловодстві міської державної адміністрації здійснюється за номенклатурами, які складаються структурними підрозділами міської державної адміністрації за участю працівників архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується з завідуючим загальним відділом та працівником архіву і підписується керівником структурного підрозділу.

Зведену номенклатуру справ Київської міської державної адміністрації підписує завідуючий загальним відділом секретаріату державної адміністрації.

2. Усі виконані документи, після їх оформлення у встановленому порядку, формуються у відповідності з затвердженою номенклатурою. Справи формуються з оригіналів (при їх відсутності – з засвідчених в установленому порядку копій) лише виконаних документів. Невиконані документи підшивати в справи забороняється.

3. Документи постійного і тривалого зберігання, сформовані у справи підшиваються у твердій палітурці. На всі справи постійного і тривалого зберігання, після закінчення їх діловодством, складаються описи.

4. Закінчені діловодством справи разом з контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів міської державної адміністрації через 3 роки після завершення їх у діловодстві структурних підрозділів.

7. Содержание

   • Академія муніципального управління
   • Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування
   • Передмова
   • 1. Документ і документаційне забезпечення управління в україні
   • 1.1.Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні
   • Діловодство (справочинство) - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
   • Документ- це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини
   • 1.2. Нормативно-методична база діловодства
   • 1.3. Види документів та їх класифікація.
   • Класифікація основних документів у діловодстві
   • 1.4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських документів
   • 1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування.
   • Сукупність дії, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності
   • 1.6.Історія розвитку діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування
   • Контрольні питання та завдання:
   • 2. Основні вимоги, що пред'являються до складання та оформлення управлінських документів
   • 2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика
   • Реквізити - це елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.
   • Запам"ятайте: При підписанні документів не допускається ставити прийменник "за" або навкісну риску перед найменуванням посади.
   • Зверніть увагу!
   • 12.03.01
   • 10.10.02., № 124
   • 15.03.02., № 4
   • Зверніть увагу !
   • 2.2. Бланк документа, вимоги, що пред’являються до нього.
   • Н а к а з
   • Журнал Обліку видачі бланків
   • 2.3. Загальні вимоги до оформлення тексту документів
   • 1 2 3 4 5 6
   • 2) 3) 4) 5)
   • 3. Оформлення організаційно-розпорядчої документації
   • 3.1.Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою.
   • Управлінські документи та органи управління, що їх створюють
   • 3.2. Складання та оформлення організаційних документів.
   • Структура тексту
   • 15.12.99 Р. Структура тексту
   • 21.12.01.
   • Структура тексту:
   • 3.2. Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення
   • Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.
   • Р о з п о р я д ж е н н я
   • Розпорядження
   • Види наказів
   • Н а к а з
   • 3.4.Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення
   • 24.05.99
   • Протокол
   • Рішення
   • 4. Документація з особового складу
   • 4.1. Поняття та класифікація документів з особового складу
   • 4.2. Документи з контрактної системи наймання працівників.
   • 4.3. Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи
   • Ват “Рекорд”
   • 31 Травня 2002р.
   • 4.4.Особливості документального оформлення організації роботи з кадрами в органах місцевої влади
   • 4.5. Накази з особового складу
   • 4.6. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільненні працівників
   • 4.7. Складання особистих офіційних документів.
   • Доручення
   • 5. Особливості документального оформлення роботи з персоналом в органах державної влади та місцевого самоврядування
   • 5.1.Державна служба та її особливості в Україні
   • 5.2. Документальне оформлення участі у конкурсі державних службовців
   • Декларація Про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан Державного службовця та особи, яка претендує на заняття посади державного службовця щодо себе та членів своєї сім’ї *
   • Вищестояща організація, якій підпорядкована установа, організація Назва організації установи н а к а з
   • 5.3. Документальне оформлення та робота з кадровим резервом для зайняття посад державних службовців
   • Список Осіб, зарахованих до кадрового резерву
   • 5.4. Документальне оформлення підготовки та проведення атестації державних службовців
   • Атестаційний лист
   • 5.5. Особливості документального оформлення підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів в органах державного управління та місцевого самоврядування.
   • Угода-направлення
   • Картка працевлаштування
   • Направлення на роботу Випускника-магістранта в освітній галузі «Державне управління»
   • Повідомлення про працевлаштування Випускника-магістра в освітній галузі «Державне управління»
   • 5.6. Документальне оформлення подовження терміну перебування на державній службі
   • Подання Щодо погодження продовження Терміну перебування на державній службі
   • 5.7. Особливості ведення особових справ державних службовців в органах влади
   • Особова картка № _________ і. Загальні відомості12
   • Біографічна довідка
   • Картка погодження Щодо призначення на посаду
   • 6. Документування діяльності колегіальних органів державного управління і місцевого самоврядування
   • 6.1.Планування роботи в органах влади
   • Затверджено
   • План роботи
   • 6.2. Порядок підготовки, проведення та документального оформлення апаратних нарад, засідань, зборів, конференцій, колегій.
   • 6.3. Документування діяльності виборчих комісій та комісій з референдумів.
   • 7. Звернення громадян до органів державного управління та самоврядування
   • Сутність звернення громадян до органів державного управління та місцевого самоврядування
   • 7.2. Особливості складання окремих документів
   • 7.3. Термін розгляду і відповідальність за їх порушення
   • 7.4. Реєстрація звернень в державні органи управління
   • 7.5. Організація прийому громадян у місцевій державній адміністрації.
   • 7.6. Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації
   • 7.7. Звернення громадян в інші органи державної влади
   • 8 Організація документообігу в установі
   • 8.1.Організація роботи з документами
   • 8.2.Структура та обсяг документообігу на підприємстві.
   • Вхідний
   • 8.3. Основні принципи організації канцелярської роботи.
   • 8.4. Організація процесу руху документів.
   • Приймання вхідних документів
   • Реєстрація документів
   • Відповідальний виконавець
   • Проект вихідного документа
   • Ж у р н а л реєстрації вхідних документів
   • Журнал реєстрації вихідних документів
   • Складання номенклатури справ та їх формування
   • Питання для перевірки знань
   • 9. Мета, завдання та функції служби документаційного забезпечення управління
   • 9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством
   • 9.2.Функції ділової служби
   • 9.3.Функції керівника діловодної служби
   • 9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу
   • 9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування
   • Питання для перевірки знань.
   • 10. Захист документів
   • 10.1.Правова охорона документів
   • 10.2.Комерційна таємниця та її зберігання
   • 10.3. Захист за допомогою технічних засобів
   • 11. Робота та охорона документів, які містять державну таємницю та конфіденційну інформацію, що є власністю держави
   • 11.1.Сутність державної таємниці, особливості віднесення інформації до державної таємниці.
   • Відомості, що становлять державну таємницю
   • 11.2. Охорона та робота з документами, що містять державну та комерційну таємницю.
   • Трудова діяльність з часу первинного надання допуску
   • Облікова картка громадянина Про надання допуску до державної таємниці
   • 11.3. Сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави.
   • 11.4. Охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
   • Картка Обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»
   • Картка обліку справ та видань, що видаються з грифом «Для службового користування»
   • Акт Про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню
   • 11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності.
   • Акт Перевірки наявності та стану документів і справ
   • Журнал Обліку та видачі печаток і штампів
   • Журнал Обліку бланків
   • 12. Інформаційні технології підтримки документообігу
   • 12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій
   • Інформаційні технології - оптимізація менеджменту
   • Системи електронного документообігу
   • 12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу
   • Питання для перевірки знань.
   • Перелік умовних позначень, символів, одиниць скорочень і термінів до розділу 12.
   • Термінологічний словник
   • Список літератури:
   • Додатки
   • Стаття 3. Статутний фонд акціонерного товариства
   • 3.8. Додаткові питання, що випливають з прав на акції.
   • Стаття 4. Розподіл прибутків. Відрахування резервного та інших фондів
   • Стаття 5. Органи управління та контролю товариства
   • Стаття 6. Загальні збори акціонерів
   • Стаття 7. Спостережна рада товариства
   • 7.1. Спостережна рада Товариства.
   • 7.2. Кількісний склад та обрання.
   • 7.6. Засідання та прийняття рішень.
   • Стаття 8. Правління товариства
   • 8.1. Правління Товариства.
   • 8.2. Кількісний склад та призначення.
   • 8.3. Компетенція Правління Товариства. Правління Товариства:
   • Стаття 9. Ревізійна комісія
   • Стаття 10. Кадрові питання
   • Стаття 11. Право підпису від імені товариства
   • Стаття 12. Фінансово-облікові документи. Бухгалтерська та аудиторська звітність
   • Стаття 13. Припинення діяльності та ліквідація товариства
   • Додаток б ______________ міська держвна адміністрація розпорядження
   • Регламент ____________ міської державної адміністрації
   • Загальні положення
   • Планування роботи _______________міської державної адміністрації
   • Порядок підготовки та проведення апаратних нарад, організація роботи постійних та тимчасових робочих органів ___________ міської державної адміністрації
   • Порядок підготовки і видання розпоряджень ________ міської державної адміністрації
   • Організація діловодства в міській державній адміністрації
   • Формування справ і підготовка їх до передачі в архів
   • Організація контролю за виконанням документів у _________ міській державній адміністрації
   • Організація роботи з кадрами в ____________ міський державній адміністрації
   • Організація прийому громадян у ____________ міській державній адміністрації. Порядок розгляду письмових звернень.
   • Виконання машинописних і розмножувальних робіт у _____________ міській державній адміністрації
   • Інформування населення міста про діяльність міської державної адміністрації
   • Методичні рекомендації щодо розробки Положень про управління, відділи об’єднань, підприємств і організацій, різних господарчих товариств
   • 1. Мета розробки положень
   • 2. Склад і зміст положення
   • 3. Порядок розробки, узгодження та затвердження положень про управління і відділи трестів (об’єднань), підприємств і організацій, господарських товариств
   • 1. Загальні положення
   • 2. Склад і зміст посадової інструкції
   • 3. Порядок затвердження і введення в дію посадових інструкцій
   • Додаток д
   • 2. Посадові обов’язки.
   • 3. Права:
   • 4. Відповідальність:
   • 5. Повинен знати:
   • 6. Кваліфікаційні вимоги: