Термінологічний словник

Автобіографія - життєпис особи, який складено особою власноруч. Форма викладу тексту довільна. Автобіографія – документ з незначним рівнем стандартизації, тому основні вимоги до його написання, полягають насамперед в невичерпності потрібних відомостей і в лаконізмі викладу

Акт - документ. складений однією або кількома особами, що підтверджує якісь установлені факти, події. Нормативні або законодавчі акти містять рішення щодо законів, указів, постанов. Вони мають форму законів, указів, постанов, рішень, статутів, інструкцій, типового договору. Адміністративні складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ (організацій) та окремих осіб. Громадянського стану – підтверджує факти, пов’язані з укладанням шлюбу, народженням, смертю людини. Господарські - відображають явища, факти події, пов’язані з господарською діяльністю підприємства. Акти - це документи постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників сторонніх організацій

Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Віза – це підпис посадової особи на документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним.

Витяг з офіційного документу - це копія офіційного документа, що відтворює його частину і завірена у встановленому порядку.

Вихідні документи – це документи, які складені в організації для використання їх іншими організаціями.

Вказівки – розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об'єднань, організацій, установ. Вказівка – правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Внутрішні документи – це документи, які використовуються для організації роботи підприємства.

Вхідні документи – це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів як правило породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що

Довідка - документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки можуть бути службового і особистого характеру

Документ- це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документ відзначений стандартом як "Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людьми способом для її передачі у часі і просторі"¹⁵.

Документ власний - це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов’язки, службове або громадське становище і у ньому можуть бути також інші відомості біографічного характеру.

Документ власного походження – це документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов’язків.

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення.

Документування управлінської діяльності – це сукупність дії, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів.

Доповідь - документ, в якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції. Вона призначена для усного (публічного) виголошення та обговорення

Доповідні, пояснювальні і службові записки - цими документами інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася.

Доручення - це письмове повноваження, що видається установою або окремою особою іншій для подання третій особі (фізичні чи юридичній) при здійсненні якихось юридичних дій, одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей., іншими словами, доручення – це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Заява – це публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Індексація документів – це присвоєння документу умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа.

Інструкція - правовий акт, що створюють органи управління для встановлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.

Класифікація документів – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Машинний документ - це документ, створений засобами обчислювальної техніки.

Машиноорієнтований документ - це документ, пристосований для обробки даних засобами обчислювальної техніки.

Машиночитаємий документ - це документ, пристосований для автоматичного читання вміщеної в ньому інформації. Інформація в цьому документі відображена кодом, а пошук та видача інформації здійснюється тільки машиною.

Наказ – це правовий акт, розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції

Номенклатура справ - список конкретних назв справ, що створюються в структурних підрозділах є обов’язковим документом управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ у діловодстві

Обсяг документообігу визначається як сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Обхідний лист - документ, що посвідчує відсутність будь-якої заборгованості працівника перед організацією у разі його звільнення з роботи.

Організаційні документи - група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов’язки та права на тривалий час

Оригінал офіційного документу - це перший або єдиний примірник офіційного документу.

Особова картка – це затверджена форма облікового документу, що заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, яка приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну).

Особистий листок з обліку кадрів - документ, в якому містяться основні відомості про працівника. Він заповнюється працівником і має типову форму.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади, або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків.

Перепустка - це посвідчення особи, що дає право на вхід до організації, має типову форму, друкується типографським способом, або має форму картки з відповідним рівнем захисту від підробки.

Печатка гербова - ставиться на документах, перелік яких передбачено нормативними актами.

Печатки прості - круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. Їх ставлять на копіях , розмножених примірниках розпорядчих актів, на довідках про трудову діяльність громадян, перепустках, при відправленні бандеролей, пакетів тощо.

Погодження - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа.

Положення - це правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органів, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковані.

Постанова – це правовий акт, що приймається вищим та деякими центральними органами управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки. Постанова - це заключна частина протоколу засідання колегіального органу.

Пояснювальна записка складається для пояснення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків працівника. Вона складається на вимогу керівника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Правила - службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Протокол - це один з найпоширеніших видів документів колегіальних органів. У протоколі фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференції, засідання, наради, склад присутніх, зміст доповідей, що заслухані, виступів і ухвал з обговорених питань

Реквізити - це елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються і доповнюються індексом кореспондента для вихідних документів - індексом управління (самостійного відділу)

Резолюція – це розпорядження керівника стосовно виконання документа та призначення конкретного виконання.

Розписка - письмовий документ, що підтверджує якусь дію, що відбулась, найчастіше одержання грошей, або матеріальних цінностей від установи, організації або приватної особи. Складається довільно.

Розпорядження - це правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим воно адресовано. Цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Резюме – документ, в якому подаються відомості про громадянина, який шукає роботу, окрім загальних відомостей про себе, переліку посад, які особа займала та видів робіт, які вона виконувала, особливо в останні роки, вказуються захоплення людини, професійні навички, знання іноземних мов тощо.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними формами.

Службова заява - це письмове підтвердження громадян чи організацій з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів.

Службові листи - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються за єдиним способом передачі текстів (поштою), складаються довільно.

Службові телеграми. Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації адресатові

Справжній - документ, відомості про час і місце створення якого і про автора якого є в самому документі або виявлені будь-яким способом і відповідають дійсності.

Справочинство (діловодство) - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій

Стандартизація –це встановлення єдиних норм та вимог, які пред’являються до документів.

Статут - юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їх стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їх структуру, функції, правовий статус та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності

Телефонограми – термінові повідомлення, що передають адресатам по телефону. Вони використовуються для документального оформлення усних переговорів і є одним з видів ділової кореспонденції

Трафаретизація – це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація. Яка характерна для групи документів умовно поділилась на трафаретну, або постійну. Та індивідуальну, або змінну.

Трудовий договір - це договір працівника з організацією, підприємством, що містить взаємні зобов’язання сторін. Він є формою здійснення права на працю, забезпечує право громадянина на вільний вибір роботи з врахуванням його устремлінь та інтересів

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню

Трудова угода - документ, яким оформляються взаємовідносини між установою і працівником, який не належить до її штату

Уніфікація документів – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Рішення - правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями (виконавчими комітетами). Рішенням оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

Факс – це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа.

Формування справ - це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ.

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови кострукційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-2004).

Характеристика – документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

Штатно-посадова книга – слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розкладу.

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення.