Документ- це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення тобто юридичну силу).

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути:

1. Достовірним;

2. Переконливим;

3. Належним чином відредагованим і оформленим

4. Повинен містити конкретні пропозиції та вказівки.

Більшість документів має задовольнити таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність.

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції. До загальних функцій документів слід віднести:

• Інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);

• Соціальну (документ – соціально значимий об’єкт, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу);

• Комунікативну (документ – це засіб зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);

• Культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).

До спеціальних функцій документа належать такі:

• Управлінська (документ грає велику роль в управлінні);

• Правова (документ має юридичну силу);

• Історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.

У сучасних умовах для складання документа використовують як на звичайну мову, так і штучну, з використанням нових носіїв інформації. Сьогодні частина документів обробляється за допомогою обчислювальної техніки, тому розрізняють такі документи:

• машиноорієнтований - це документ, пристосований для обробки даних засобами обчислювальної техніки;

• машиночитаємий - це документ, пристосований для автоматичного читання вміщеної в ньому інформації. Інформація в цьому документі відображена кодом, а пошук та видача інформації здійснюється тільки машиною;

• машинний - це документ, створений засобами обчислювальної техніки.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організаційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах². Крім того, у відповідності з “Примірною інструкцією з діловодства…”, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14.10.97 р.³, в державних установах та інших центральних і місцевих органів виконавчої влади визначається конкретний комплекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхідних і достатніх для документування їх діяльності.

Склад документів в організації залежить від:

• порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіальність);

• обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;

• характеру взаємостосунків з іншими організаціями та державними органами.