4.5. Накази з особового складу

З особливою увагою необхідно підходити до складання тексту наказів з кадрових питань, пам’ятаючи, що його чіткість і правильність допоможе уникнути порушень права про працю.

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень та ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.

Складення й оформлення наказів про особовий склад має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: “Про особовий склад”. Констатуюча частина може опускатись. У розпорядчій частині пункти розміщуються у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізвища тощо.

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує використання їх як довідкових. Кожний пункт наказу починається з дієслова, що означає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку та ін.) і пишеться великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, а потім викладається текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається його підстава для складання. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чинності.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників.

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити: на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу людина; вид прийняття на роботу (на постійну – з випробувальним терміном, зі стажування тощо, на тимчасову – на певний термін, за сумісництвом і т. ін.); особливі умови роботи (прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченням робочим днем тощо). При переведенні на роботу в тексті зазначаються вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основний, додатковий, навчальний, без обмеження заробітної плати), загальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, за який період роботи надано відпустку.

Звільняючи працівників, обов'язково зазначають дату і мотивують звільнення.

До особливостей накладання стягнення на порушника трудової дисципліни і видання у відповідності з цим наказу, слід віднести той факт, що цій процедурі має передувати отримання від порушника пояснення щодо вчиненого проступку, а потім видання наказу.

Наказ про заохочення видається на підставі подання керівника підрозділу і за погодження профспілки, якщо така існує на підприємстві. У тексті наказу наводиться підстава і вид заохочення.

Накази про особовий склад оформляють аналогічно для наказів з основної діяльності. При цьому особлива увага приділяється візуванню.

Накази по особовому складу мають такі реквізити:

1. назва установи, що видає наказ;

2. назва документа;

3. місце видання наказу;

4. номер наказу;

5. дата підписання наказу;

6. заголовок;

7. текст наказу;

8. підпис керівника установи.