Зверніть увагу !

Додатки. Іноді до документів додаються різного роду додатки. Є кілька способів їх оформлення:

1. якщо у документі згадується про додаток, тоді у ньому не наводять його найменування, а тільки вказують кількість аркушів і примірників.

Наприклад:

Додаток: на 2 арк. у 3 примірн.

2. якщо у документі не згадують додаток, то обов’язково пишуть його назву, наприклад:

Додаток: проект реконструкції ресторану "Чайка" та кошторису витрат на неї на 10 арк. в 1 примірнику.

3. якщо до документа додається інший документ з додатком, то відомості про наявність додатка подаються таким чином:

Додаток: лист міністра фінансів України від 01.01.02 № 4 -5/015 і додаток до нього, усього 15 арк.

4. у тому випадку, коли документ надсилається на кілька адрес, а додаток лише на одну, то відмітка про наявність додатка оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 3-х примірн., на другу адресу.

РЕЗОЛЮЦІЯ. Резолюція – це розпорядження керівника стосовно виконання документа та призначення конкретного виконавця. Резолюція складається з наступних елементів: прізвища виконавця або виконавців, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника та дата.

Текст резолюціях може бути викладений так: “На дошку оголошень”, “до відома”, “до виконання”, “до керівництва”, “задовольнити прохання”. “головному бухгалтеру”, “терміново вирішити”, “Передати Іваненко для виконання” тощо. Однак такі резолюції потребують ще додаткового роз’яснення стосовно вирішення того чи іншого питання, тому доцільно робити більш детальну резолюцію з вказівкою про бажане виконання документа.

Якщо в резолюції зазначено більше одного виконавця, то виконавець, прізвище якого зазначено першим, вважається відповідальним виконавцем, тому він координує роботу щодо виконання доручення, зазначеного в резолюції. Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті).

Бажано, щоб на документі було не більше однієї резолюції, але якщо необхідно деталізувати виконання роботи, то на документ можуть бути накладені інші резолюції.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, під кутом або паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, то її можна проставити на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку підшивки. Резолюцію не можна писати на лівому полі, яке використовується для підшивки документа. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточняються виконавці.

Відмітки про проходження та виконання документа. Проходження документів в організації позначається наступними реквізитами.

Про надходження (реєстрацію) документа робиться позначка на правому полі першого аркуша документа. Вона проставляється у вигляді штампа, на якому зазначено скорочене найменування організації (установи), дата надходження документа та індекс.

Про взяття на контроль проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово “контроль” або літера “К”.

Про виконання зазначають внизу документа зліва:

До справи 63/02. Відповідь дана 12-03/48 від 24.03.99. С. Лебедєва 25.03.99.

Відмітка “До справи” свідчить про те, що робота над документом закінчена.

Про виконавця. Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, яка складається з прізвища та службового телефону і зазначається зліва внизу на лицьовому боці останнього аркуша документа, наприклад:

Климук 221-01-01

Про розмноження документа. У разі потреби під прізвищем виконавця включають також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Оформлення копий документів. Копія документів виготовляється та видається тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу. Установа має право засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Однак це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні контори та приватних нотаріусів. Також установа може вирішити питання про копіювання документів про освіту, свідоцтва про народження та одруження працівників своєї установи.

Копія документів виготовляється рукописним та машинним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка “копія” зазначається у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення копії, складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “підпис”, наприклад:

Згідно

Зав.канцелярією (підпис) А.М.Сидорова

08.05.02.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписування документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дату засвідчення.

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Нумерація сторінок. Номера сторінок проставляються починаючи з другого аркуша вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв.

Згідно з основними положеннями єдиної державної системи документів (ЄДСД) складання і оформлення документів передбачає обов’язкову наявність наступних атрибутів¹¹ документів:

• зазначення установи-автора;

• найменування виду документа (включаючи лист);

• складання заголовка документа;

• адресування і датування документа;

• поставлення відміток про погодження тексту;

• засвідчення документа (підписання, затвердження, поставлення печатки);

• поставлення відміток про проходження і виконання документа.

З переліку обов’язкових атрибутів документа видно, що кожен з них може включати в себе від одного до дев’яти реквізитів або взагалі відсутні на бланку документа, але їх наявність дозволяє ефективно організувати рух документів. Наприклад, зазначення установи автора може включати до дев’яти реквізитів; засвідчення документа від одного до трьох; найменування виду документа – один.

Крім того, атрибути залежать від типів документів, тобто можуть бути специфічними і зустрічатися лише у певної групи документів. Наприклад, вхідні документи поряд з базовими атрибутами мають такі специфічні: контрольний термін виконання, який визначається чи безпосередньо у документі, чи вказується у чинному законодавстві щодо того або іншого документа, чи призначається керівником організації; контролююча особа (як правило це керівник організації, який в резолюції зазначає відповідального виконавця (виконавців) і терміни виконання документа). Слід зазначити, що даний атрибут не є характерним для всіх документів, а проставляється лише не найбільш важливих.

Внутрішні документи можуть мати такі атрибути:

• список підрозділів чи посадових осіб, які повинні бути ознайомлені з документом;

• контрольний термін ознайомлення чи виконання;

• список виконавців та питання, за виконання яких вони відповідали.

Вихідні документи можуть мати наступні додаткові атрибути:

• документ-підстава, на основі, або на вимогу якого створено документ;

• список (реєстр) розсилки;

• контрольний термін відповіді.

Крім того, можуть зустрічатися і інші атрибути, зокрема перелік осіб, які повинні візувати проект документа (наказу, заяви, подання тощо).