8.4. Організація процесу руху документів.

В кожній організації документи знаходяться в постійному обігу, тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами; приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву (рис. 8.).

Відповідно до вимог ДСТУ та ЄДСД на кожному документі, що надійшов до установи робиться відмітка про надходження. Ця відмітка проставляється у вигляді реєстраційного штампу, який проставляють на нижньому полі першого аркуша праворуч. Штамп включає в себе скорочене найменування організації, установи або підприємства, дату одержання документа і його індекс.

Основним завданням, яке повинна виконувати канцелярія, є організація проходження по підприємству вхідних документів. Служба ДЗУ відповідає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує контрольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути проходження документа:

• Документ передається безпосередньо виконавцю;

• Документ передається виконавцю після прийняття рішення про