Види наказів

Як видно з табл.5, за призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності, накази по особовому складу.

Накази з основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А 4. перевагу віддають поздовжньому розташуванню основних реквізитів.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: “Призначити”, “Перевести”, “Оголосити подяку”, “Надати відпустку”, - які позначають конкретну дію, спрямовану наказом. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд тощо), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

Якщо в одному пункті наказу перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища називаються в алфавітному порядку.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов'язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне та всебічне вирішення питання.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить:

• вступ, доведення, висновок.

Розпорядчу частину починають словами Н А К А З У Ю : . Вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Текст наказу повинен мати наказову форму.

Кожен пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжується - назвою дії (в інфінітиві), строком виконання (за десятинною системою написання дати).

Проект наказу слід обов'язково погоджувати з усіма зацікавленими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі потреби – також інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

При цьому, візи погодження розташовуються нижче підпису керівника таким чином:

Проект наказу внесено:

Посадова особа або структурний підрозділ, які склали проект наказу

Розшифровка підпису

підпис

Проект наказу погоджено:

1. Посадова особа або структурний підрозділ, з якими погоджено проект наказу

Розшифровка підпису

підпис

1.

2.

Проект наказу погоджується із:

заступником керівника, куратором з питань, керівниками підрозділів, юристом організації. Оперограма підготовки наказу подана на рис.3. Формуляр- зразок на стор. 93.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не зазначено в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: за звичай, це право мають керівники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції.

Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.

Здебільшого, наказ діє, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Скасовувати накази може тільки вповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають: нормативними та індивідуальними. Наприклад, наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним (безособовим), оскільки стосується не конкретних осіб, а всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

Не зважаючи на багато спільних рис між розпорядженням та наказом, вони мають суттєву різницю, а саме:

1. накази пишуть, як правило із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження - часткових;

2. ключовими словами, що використовуються при складанні наказу є НАКАЗУЮ, а розпорядження - “пропоную”, “зобов’язую”, “доручаю”, ”вимагаю”, “дозволити” тощо.

3. Накази видають лише перші керівники підприємства, а розпорядження можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємства.