§ 3. Опыт зарубежных стран по правовому регулированию института корпоративных секретарей

Следует отметить, что в западных странах институт корпоративных секретарей, имея достаточно давнюю историю, органично встроен в систему корпоративного управления, поскольку они выполняют ряд важных функций, связанных с регулированием корпоративных отношений¹⁹⁸.

Наибольшее развитие концепция корпоративного секретаря получила в странах с англосаксонской правовой системой - системой общего права (Великобритания, Канада, Австралия) и в некоторых других странах, позаимствовавших названную правовую систему (Индия и Малайзия). В странах с континентальной правовой системой эта концепция используется значительно реже.

Так, в соответствии с законодательством Великобритании в штате любой компании - публичной или частной - должна быть предусмотрена должность корпоративного секретаря, но она не может совмещаться с должностью директора компании. Законодательство Индии содержит императивную норму, согласно которой должность корпоративного секретаря обязательно должна быть в числе руководящих должностей компаний, акционерный капитал которых превышает определенную величину, установленную законодательством. По законодательству Австралии наличие в штате должности корпоративного секретаря обязательно только для публичных компаний.

Должность корпоративного секретаря в штате акционерных компаний в западных странах предусмотрена с момента основания компании. И хотя в названии данной должности присутствует слово «секретарь», сотрудник компании, занимающий эту должность, не просто ведет протоколы собраний и заседаний, а является одним из ключевых должностных лиц в компании, отвечая за подготовку важнейших документов и обеспечивая информационную связь между советом директоров (наблюдательным советом), правлением и акционерами. Иными словами, корпоративный секретарь, можно сказать, служит связующим звеном между менеджментом компании и акционерами, а также между менеджментом компании и третьими лицами (аудиторами, банкирами, сторонними юристами, советниками по юридическим и налоговым вопросам, представителями государственных ведомств и т.д.). Таким образом, корпоративный секретарь в одном лице совмещает функции трех секретарей: секретаря наблюдательного совета, секретаря правления и секретаря общего собрания акционеров. Корме того, в ряде компаний корпоративный секретарь обеспечивает руководящие органы компании информацией о соответствии ее деятельности требованиям законодательства.

Здесь же необходимо отметить, что корпоративный секретарь непосредственно участвует в процессах принятия управленческих решений в компании, оказывая администраторские и консультационные услуги совету директоров, правлению или иным рабочим органам, а также комитетам и комиссиям совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества. Особенно важна деятельность в крупных публичных компаниях (открытых акционерных обществах), где имеется значительное количество акционеров и большой управленческий аппарат. Кроме того, в большинстве случаев крупные публичные компании являются эмитентами ценных бумаг, что обусловливает необходимость предоставлять большое количество разнообразных документов в Федеральную комиссию по ценным бумагам и биржам (в США) или в аналогичный орган (в других странах), отвечающий за регулирование рынка ценных бумаг. Таким образом, в западных компаниях корпоративный секретарь фактически исполняет целый ряд административных функций, оказывая при этом помощь руководству компании в планировании, управлении и текущем администрировании.

При более детальном изучении должностных обязанностей корпоративного секретаря в западных компаниях можно выделить следующие категории таких обязанностей.

Обязанности, связанные с созывом и проведением общих собраний акционеров, заседаний наблюдательного совета и комитетов либо комиссий наблюдательного совета (административные функции).

Исполняя указанные должностные обязанности, корпоративный секретарь осуществляет координационную работу по подготовке и проведению общих собраний акционеров и заседаний наблюдательного совета, а именно:

-информирует всех заинтересованных лиц о созыве общих собраний акционеров и проведении заседаний наблюдательного совета;

-формирует списки участников общего собрания акционеров;

-извещает членов совета директоров, акционеров и аудиторов (членов ревизионной комиссии) о предстоящем общем собрании акционеров;

-формирует повестку общих собраний акционеров;

-осуществляет общий контроль за соблюдением процедур проведения общих собраний акционеров;

-организует регистрацию участников общих собраний акционеров;

-осуществляет подготовку и редактирование отчетов компании, выносимых на утверждение общих собраний акционеров;

-отвечает за сбор и обработку необходимой документации для проведения общего собрания акционеров;

-принимает необходимые меры для обеспечения всех заинтересованных лиц документацией, необходимой для проведения общего собрания акционеров (годовые и промежуточные отчеты, финансовая и иная документация компании);

-осуществляет составление и хранение протоколов общих собраний и заседаний наблюдательного совета;

-осуществляет контроль за своевременностью и правильностью исполнения решений общего собрания, совета директоров (наблюдательного совета) и правления компании;

-отвечает за координацию технических и организационных мероприятий по подготовке годовых отчетов компании.

Обязанности корпоративного секретаря, связанные с организацией деятельности компании как акционерного общества и с отношениями собственности в компании.

Функции корпоративного секретаря по реализации данной категории его должностных обязанностей значительно разнообразнее и сложнее по сравнению с обязанностями, которые он выполняет в предыдущем случае. Здесь можно говорить о том, что корпоративный секретарь выступает в качестве советника по процедурным, технологическим, а при наличии специального образования и по юридическим вопросам. Итак, осуществляя рассматриваемый круг обязанностей, корпоративный секретарь принимает участие в следующих процессах:

-организация мониторинга изменений в структуре собственности компании;

-осуществление контроля за правильностью и своевременностью выплаты дивидендов акционерам (включая публикацию объявлений о выплате дивидендов);

-контроль за применением опционных схем в компании (схемы, при которых часть своего вознаграждения менеджмент компании получает в виде опционов на покупку акций данной компании);

-подготовка и проведение эмиссий ценных бумаг компании (включая листинг);

-подготовка и оформление сделок по слиянию и поглощению, а также по иным видам реорганизации компании;

-переписка с акционерами;

-информирование наблюдательного совета и акционеров компании о важных корпоративных событиях;

-информирование наблюдательного совета о решениях правления, а акционеров - о решениях наблюдательного совета;

-отслеживание конфликтов интересов в компании и при необходимости заблаговременное доведение до сведения руководства компании информации о данных конфликтах.

Обязанности, связанные с правовым обеспечением деятельности компании.

В данном случае корпоративный секретарь выполняет следующие функции:

-оказывает содействие и поддержку руководящим органам в создании и регистрации компании;

-отвечает за разработку и применение систем мониторинга за соблюдением компанией требований корпоративного, налогового, трудового и иного законодательства;

-выступает как полномочный представитель компании при подготовке, регистрации, представлении или нотариальном удостоверении любых официальных документов компании;

-отвечает за подачу в регулирующие органы необходимой отчетности (включая финансовую отчетность) в соответствии с требованиями корпоративного законодательства и осуществляет контроль за соблюдением сроков подачи указанной отчетности;

-принимает участие в переговорах о заключении коммерческих контрактов;

-отвечает за ведение внутренних документов компании, включая устав и иные нормативные акты компании, регламентирующие ее внутреннюю деятельность.

Отдельно следует отметить некоторые дополнительные обязанности корпоративного секретаря, которые в большей степени характерны для акционерных обществ с небольшим числом акционеров и штатных сотрудников. Наличие у корпоративного секретаря дополнительных обязанностей обусловлено тем, что многие небольшие компании не в состоянии содержать большой управленческий аппарат, и в такой ситуации корпоративному секретарю приходится брать на себя следующие дополнительные функции:

-управление пенсионными схемами в компании;

-руководство работой по страхованию сотрудников;

-осуществление закупок некоторых видов оборудования и инвентаря;

-осуществление функций офис-менеджера;

-осуществление связей с общественностью;

-реализация отдельных направлений финансового менеджмента.

В соответствии с законодательством ряда зарубежных стран корпоративного секретаря акционерного общества назначает на должность совет директоров (наблюдательный совет), и корпоративный секретарь несет ответственность перед назначившими его органами акционерного общества. Здесь же следует отметить, что поскольку наблюдательный совет обязан представлять интересы акционеров, то и корпоративный секретарь компании обязан действовать прежде всего в интересах акционеров и корпорации в целом.

Опыт зарубежных компаний показывает, что в связи с многообразным и сложным характером работы корпоративного секретаря в большинстве крупных и средних акционерных обществ целесообразно создавать аппарат корпоративного секретаря компании, в состав которого могут входить секретари и иные технические помощники, обеспечивающие деятельность корпоративного секретаря.

Приведенные положения зарубежного законодательства, регламентирующие назначение корпоративного секретаря на должность, а также наличие у него аппарата помощников известны и российскому законодательству. Аналогичные рекомендации содержатся в гл. 5 Кодекса корпоративного поведения, рекомендованного ФКЦБ России к применению в акционерных обществах, созданных на территории Российской Федерации.

Возвращаясь к зарубежному опыту, необходимо отдельно рассмотреть требования, которые содержит законодательство ряда стран к кандидату на должность корпоративного секретаря.

Чаще всего в средних и крупных акционерных компаниях на должность корпоративного секретаря назначают кандидатов, имеющих высшее юридическое или финансовое образование. При этом от них требуется наличие знаний в таких областях, как:

-законодательство в сфере корпоративных отношений, включая международное законодательство (данное уточнение особенно актуально для компаний, осуществляющих внешнеэкономическую деятельность);

-основы общего и финансового менеджмента;

-основы бухучета и отчетности;

-основы экономики и статистики;

-информационные технологии.

Законодательство Великобритании предъявляет к корпоративному секретарю в публичных компаниях следующие требования. Соискатель должен иметь определенный опыт работы, обладать подтвержденной квалификацией юриста или адвокатским статусом, являться членом одного из профессиональных сообществ, таких как, например, the Institute of Chartered Secretaries and Administrators или the Institute of Cost and Management Accountants.

Рассмотрев основные аспекты правового статуса и деятельности корпоративных секретарей на примере российского и зарубежного законодательства, можно сделать вывод о наличии ряда аналогичных положений, регламентирующих данный вопрос. Одновременно обращает на себя внимание детальное регулирование в зарубежном законодательстве института корпоративных секретарей. Во многом это объясняется тем, что в зарубежных странах корпоративное управление в целом, а, следовательно, и институт корпоративных секретарей как часть системы корпоративного управления имеет более длительную историю развития и изучения как учеными-юристами, так и сотрудниками компаний, на практике применяющих нормы и принципы корпоративного управления.

В заключение следует сказать о перспективах развития института корпоративных секретарей.

После одобрения Кодекса корпоративного поведения Правительством Российской Федерации, принятия распоряжения ФКЦБ России об обязательном раскрытии компаниями информации о своей практике корпоративного управления и ее соответствии рекомендациям Кодекса корпоративного поведения вопрос о введении института корпоративных секретарей в практику работы российских акционерных обществ стал весьма актуальным.

В целом корпоративное управление, основанное на соблюдении прав акционеров, прозрачности управления помогает обеспечить учет компанией интересов широкого круга заинтересованных лиц, а также сообществ, в которых она осуществляет свою деятельность, и способствует подотчетности органов управления как самой компании, так и ее акционерам. Это помогает поддерживать доверие инвесторов - как иностранных, так и отечественных, привлекать инвестиции в экономику страны. В связи с этим следует отметить, что в настоящее время прослеживается устойчивая тенденция к глобализации инвестиционных процессов. Происходит массовый выход инвесторов-акционеров за национальные границы в поисках наиболее прибыльных сфер и объектов использования своих капиталов. В современных условиях потенциальный инвестор, прежде чем осуществить покупку акций акционерного общества, обычно осуществляет сбор информации о состоянии дел данной компании с целью определить степень риска и возможность получения последующих дивидендов от предстоящих инвестиций, а в случае негативной оценки (после ознакомления с соответствующей информацией) акционер может просто продать принадлежащие ему акции. Таким образом, в связи с процессами глобализации возникла необходимость в выработке и повсеместном внедрении общих правил, которые позволили бы потенциальным акционерам получить полную и ясную картину, отражающую принципы управления в той или иной компании, кто является ее владельцем, какова степень эффективности ее работы, с тем чтобы в сжатые сроки и при минимальных затратах принять решение, инвестировать в нее свой капитал или нет.

На основании изложенного необходимо отметить, что внедрение института корпоративных секретарей, имея конечной целью повышение инвестиционной привлекательности российских предприятий, эффективности работы органов управления и развитие отношений с инвесторами, является важной и неотъемлемой составляющей развития корпоративного управления.

Однако введение института корпоративных секретарей компании может способствовать улучшению корпоративного управления только в тех компаниях, которые сами стремятся к этому, поскольку для повышения качества корпоративного управления одних законодательных мер недостаточно - важна инициатива именно внутри компании и корпоративная культура. Именно для таких компаний введение в штат корпоративного секретаря принесет несомненную пользу.

Введение института корпоративных секретарей должно стать частью комплексного подхода к развитию корпоративного управления в России, так как само по себе оно не в состоянии существенно повлиять на качество корпоративного управления.

Решая вопрос о введении института корпоративных секретарей, необходимо использовать дифференцированный подход, учитывая число акционеров конкретного акционерного общества, а также является ли оно открытым или закрытым. Применяя подобный метод, можно прогнозировать повышение уровня корпоративного управления в компаниях.

Определяя основные направления реализации концепции корпоративного секретаря в акционерном обществе, надо иметь в виду, что наличие в штате компании корпоративного секретаря не должно быть обязательным требованием для всех акционерных обществ. Возможно, было бы целесообразно ориентироваться на определенное число акционеров данной компании, при превышении которого наличие штатного корпоративного секретаря становится для общества обязательным.

Кроме того, надлежит строго следовать положению, закрепленному в гл. 5 Кодекса корпоративного поведения, в соответствии с которым корпоративный секретарь должен быть подотчетен совету директоров (наблюдательному совету) акционерного общества и приниматься на работу (равно как и увольняться) также советом директоров (наблюдательным советом). Использование на практике данного предписания позволит значительно повысить эффективность деятельности корпоративного секретаря акционерного общества, в то время как подотчетность корпоративного секретаря менеджменту компании может в ряде случаев препятствовать осуществлению им своих функций.

Что касается широко применяемой в зарубежных странах практики лицензирования (аттестации) корпоративных секретарей компании, то в России вводить подобную процедуру было бы пока очень сложно. Здесь необходим постепенный подход к введению обязательных требований по квалификации корпоративных секретарей, к их членству в профессиональных ассоциациях или саморегулируемых организациях.

Еще один немаловажный аспект функционирования института корпоративных секретарей в системе корпоративного управления акционерных обществ - это соответствие функций и ответственности корпоративного секретаря. В данном контексте особое внимание следует уделять недопустимости возложения на корпоративного секретаря ответственности за решения и деятельность органов управления акционерного общества.

Итак, на основании изложенного зарубежного опыта деятельности корпоративных секретарей в компаниях и положений Кодекса корпоративного поведения, рекомендованного ФКЦБ России к применению в акционерных обществах, созданных на территории Российской Федерации, можно сделать вывод об актуальности и перспективности дальнейшего развития института корпоративных секретарей, а также его внедрения в практику российских компаний.