20.2. Облік засуджених в установах виконання покарань та осіб, які тримаються в слідчих ізоляторах

Згідно з теорією статистики всі обліки прийнято поділяти на статистичні та оперативні. Для обліку засуджених в УВП використовуються як статистичні так і оперативні обліки.

Оперативний облік являє собою систему реєстрації окремих фактів, явищ у повсякденній діяльності установи. Він дозволяє своєчасно отримувати багатообразну інформацію про чисельність, склад, рух засуджених та ін. Основою оперативного обліку є первісний облік, тобто реєстрація поодиноких фактів, явищ, які виникають в період їх появи. Ця реєстрація відображається в різних журналах, картках, списках, тощо. На базі первинного та оперативного обліку будується статистичний облік (звітність), який ведеться за спеціальними, затвердженими державою, формами.

В установах виконання покарань облік засуджених ведеться:

1) персонально:

- за особовою справою засудженого (особи, взятої під варту ),

- за обліковою карткою,

2) кількісно:

- за журналом обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ;

Підрозділи СІЗО ведуть облік засуджених (осіб, взятих під варту):

1) персонально:

- за особовою справою засудженого (особи, взятої під варту);

- за алфавітною карткою форми 1;

2) кількісно:

- за добовими відомостями обліку доставлених осіб.

Службові особи СІЗО,УВП при прийманні засуджених до установи зобов'язані:

- прийняти особові справи та попутний список на засуджених (осіб, взятих під варту), які переміщаються під вартою (конвоюються). Перевірити наявність на попутному списку підпису представника конвойного підрозділу, який здійснював переміщення під вартою (конвоювання) засуджених;

- звірити кількість прибулих засуджених з кількістю засуджених, зазначеною в попутному списку, та перевірити наявність їх особових справ;

- встановити належність кожної особової справи конкретному засудженому шляхом опитування цього засудженого та зіставлення його відповідей з анкетними та іншими відомостями, які зазначаються в особовій справі, за фотокарткою, особистими прикметами, а в разі потреби - за дактилоскопічною картою;

- після цього поставити в попутному списку свій підпис про прийняття особових справ засуджених.

Відомості про кожного засудженого, прийнятого до установи, заносяться до журналу обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ.

Такі журнали обов’язково ведуться в кожній установі виконання покарань, що в цілому відповідає вимогам Мінімальних стандартних правил поводження з в’язнями, прийнятих ООН в 1955 році, які (п.7) передбачають, що “в усіх місцях ув’язнення має бути реєстр у вигляді переплетеного журналу з пронумерованими сторінками, куди повинні заноситься стосовно кожного ув’язненого, що прибув, відомості щодо його особи, причини ув’язнення, дані і час його прибуття і виходу з даного місця ув’язнення”.³⁷²

Вказаний журнал, з метою забезпечення точності контролю за пересуванням засуджених, ведеться так, що на лівій сторінці розкритого журналу враховуються тільки ті особи, які прибули до УВП, а на правій — ті, що вибули.

На лівій сторінці відображаються дата, номер за порядком, починаючи з 01.01. кожного року, номер за порядком на кожний день, прізвище, ім’я та по-батькові, звідки прибув. На наш погляд, і так свідчить практика, у цьому ряду повинні знаходитися і відомості про наявність паспорта (його №, серія, ким і коли виданий) засудженого, виконавчих листів, вказівок про необхідність примусового лікування від алкоголізму, наркоманії чи венеричного захворювання.

На правій сторінці журналу вказується номер особової справи засудженого, номер за порядком на кожний день, прізвище, ім’я та по-батькові, куди вибув. Тут також необхідно було б давати відомості про те, на якій саме підставі (№ наряду) вибув засуджений, на якій підставі звільнився, дату смерті і назву органу РАГСу, який зареєстрував цей факт.

Остаточний підсумок кількості засуджених, які прибули та вибули з УВП, повинен відображатися у журналі щоденно, без виключення вихідних та святкових днів. Адже дані кількісного обліку засудженого повинні кожну добу співпадати з кількістю документів особового обліку, тобто особових справ, та фактичною наявністю в установі засуджених.

На засуджених, які згідно з рішеннями суддів зобов’язані відшкодувати матеріальні збитки та сплачувати аліменти, складається список , в якому вказується прізвище, ім’я та по-батькові засуджених, назва та адреса суду, який виніс це рішення. Примірник списку передається до бухгалтерії установи для виконання.

На засуджених, які згідно з рішеннями судів зобов'язані проходити примусове лікування, призначене відповідно до статті 96 Кримінального кодексу України, складається список у двох примірниках, один з яких у добовий строк передається до медичної служби установи, а другий залишається для контролю у підрозділі по контролю за виконанням судових рішень..

Протягом трьох діб повідомляється суд, який постановив вирок, про приведення його до виконання і про місце відбування покарання засудженим.

На осіб, які прибули для відбування покарання до виправного центру, для зарахування часу попереднього ув'язнення під вартою і часу слідування під вартою до виправного центру на підставах статті 58 Кримінально-виконавчого кодексу України у 10-денний термін подаються матеріали до суду за місцем розташування виправного центру.

Приймання осіб до СІЗО здійснює черговий помічник начальника СІЗО або його заступник.

Прізвище кожної особи, яка прибула у СІЗО, вноситься в добову відомість обліку доставлених осіб, що складається черговим на кожну добу (з 8 до 8 години ранку), і здається до підрозділу для формування їх у хронологічному порядку в окрему справу.

Черговий номер за порядком у добовій відомості обліку доставлених осіб, за яким зареєстровано прізвище особи, доставленої в СІЗО, є також номером її особової справи. Якщо особа доставлена в СІЗО з особовою справою, то в цій справі та в інших документах зазначається той номер, за яким проведена реєстрація особи в даному СІЗО.

Без зазначення порядкового номера записуються особи, які раніше переводилися з даного СІЗО з особовими справами в інші місця попереднього ув'язнення, установи, суди або передавались у розпорядження слідчих органів, розташованих в інших містах, зняті з обліку в даному СІЗО, але потім повернені назад, та особи, які тимчасово переведені в даний СІЗО.

Не зазначаються порядкові номери при реєстрації осіб, які переміщуються під вартою (конвоюються) через даний СІЗО. У таких випадках у добових відомостях обліку доставлених осіб замість порядкових номерів пишуться слова "прямує транзитом".

Облікові картки та алфавітні картки форми 1 заповнюються на підставі документів особових справ засуджених (осіб, взятих під варту), які прибули до установи (СІЗО). З цих карток складається картотека в алфавітному порядку.

Облікові картки та алфавітні картки форми 1 засуджених (осіб, взятих під варту), знятих з обліку, з картотеки вилучаються. На них робиться відмітка про підставу для зняття засудженого (особи, взятої під варту) з обліку. З цих карток складається архівна картотека в алфавітному порядку.

У разі, якщо засуджений (особа, взята під варту) змінив своє прізвище у зв'язку з одруженням, то на нього заповнюється сигнальна картка за обраним ним прізвищем. В обліковій картці або алфавітній картці форми 1 робиться запис про наявність сигнальної картки на нове прізвище. У разі розірвання шлюбу засудженим (особою, взятою під варту) та відновлення його дошлюбного прізвища сигнальна картка після внесення в неї виправлення поміщається до архівної картотеки.

На осіб, які на підставах статті 89 Кримінально-виконавчого кодексу України за наказом начальника СІЗО залишені для виконання роботи з господарського обслуговування у СІЗО, ведуться облікові документи, встановлені для засуджених.

При надходженні до установи (СІЗО) рішення про встановлення засудженому (особі, взятій під варту) родового або зміненого у встановленому законом порядку прізвища підрозділ сповіщає про це засудженого (особу, взяту під варту) під його підпис, заповнює на нього нову облікову картку або алфавітну картку форми 1 і вносить відповідні зміни в інші облікові документи. Стара облікова картка або алфавітна картка форми 1 після занесення в неї відповідних записів поміщається в архівну картотеку.

При надходженні документів про зміну засудженому (особі, взятій під

варту) строку покарання (тримання під вартою) в облікових документах робляться відповідні відмітки. На документі, який надійшов, робиться відмітка про дату, посаду та прізвище службової особи , яка внесла зміни в обліково реєстраційні документи, ставиться особистий підпис, а сам документ долучається до особової справи засудженого (особи, взятої під варту).

У разі народження дитини в жінки, яка тримається в установі (СІЗО), реєстрація цієї дитини проводиться в найближчому до установи (СІЗО) органі реєстрації актів цивільного стану .

Свідоцтво про народження дитини отримує службова особа підрозділу, вкладає його в конверт особової справи жінки і видає їй при звільненні з установи (СІЗО).

Якщо жінка відмовилась від дитини або якщо після досягнення дитиною трирічного віку вона передається родичам жінки чи до дитячого будинку, свідоцтво про народження дитини передається разом з дитиною, про що службовою особою підрозділу робиться відповідний запис на копії цього свідоцтва, яка зберігається в конверті, долученому до особової справи.

Засуджені (особи, взяті під варту), які вибули в інші місця відбування покарання, померли, звільнені, вчинили втечу з установи (СІЗО), знімаються з персонального та кількісного обліків в підрозділі установи (СІЗО).

Засуджені (особи, взяті під варту), які направляються на лікування до лікувальних закладів Міністерства охорони здоров'я або які одержали дозвіл на короткостроковий виїзд за межі установи (СІЗО), з обліків не знімаються.

Є певна специфіка щодо обліку переміщень та інформування органами (установами) виконання покарань стосовно взятих під варту та засуджених іноземців.

Відповідно до п.4 Положення про Державний департамент України з питань виконання покарань, затвердженого Указом Президента України від 31 липня 1998 року № 827/98, Віденської конвенції про консульські зносини (1963р.),міжнародно-правових зобов”язань України та з метою вдосконалення механізму зносин ДДУПВП з Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України і дипломатичними представництвами іноземних держав в Україні стосовно взятих під варту та засуджених іноземців, керівництво СІЗО чи тюрми при прийманні для взяття під варту іноземця повинно перевіряти наявність копії супровідного листа до МЗС України про направлення постанови про арешт цієї особи з органу , який заарештував іноземця .

Якщо повідомлення про арешт іноземця до МЗС України не надсилалось, керівництво СІЗО чи тюрми звертається до органу, який заарештував іноземця, з вимогою про безумовне виконання положень ч.2 ст.161 КПК України про необхідність направлення постанови про арешт іноземця до МЗС України.

Копія повідомлення додається до особової справи взятого під варту іноземця.

Після взяття іноземця під варту а також у разі його звільнення, керівництво СІЗО чи тюрми протягом доби електронною поштою надсилає до ДДУПВП відповідне повідомлення.

Після отримання такої інформації ДДУПВП у триденний термін повідомляє про це ДКС МЗС України.

У разі звільнення іноземця або вибуття його з інших причин( у тому числі при направленні на лікування до іншої установи) керівництво СІЗО,УВП протягом доби, а у випадку смерті негайно, повідомляє про такий факт ДДУПВП для інформування ДКС МЗС України.

Для направлення із СІЗО чи тюрми до УВП засуджених іноземців, після набрання вироками законної сили, керівництво вказаних установ запитує в ДДУПВП персональні наряди стосовно кожного з іноземців.

Підставою для прийняття іноземця до УВП є вирок суду, що набрав законної сили, та персональний наряд ДДУПВП.

Після прийняття засудженого іноземця до установи виконання покарань її керівництво у триденний термін надсилає повідомлення про це до ДДУПВП . Після одержання такого повідомлення ДДУПВП не пізніше трьох діб надсилає відповідне повідомлення до Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України.

Для здійснення контролю за своєчасним звільненням засуджених, а також за вирахуванням строків розгляду питання відносно подання до суду матеріалів щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107

Кримінального кодексу України), заміни не відбутої частини покарання більш м'яким (стаття 82 Кримінального кодексу України) або подання до Департаменту матеріалів щодо переведення засуджених на підставах, встановлених частиною першою статті 101 Кримінально-виконавчого кодексу України, на кожного засудженого, що прибув до установи, заповнюється контрольно-строкова картка засудженого.

З таких карток складається контрольно-строкова картотека. Наприкінці кожного року з неї вилучаються картки на засуджених, які підлягають звільненню в наступному році, і розташовуються за датами закінчення строку покарання (місяцем та днем).

При переміщенні засудженого в інше місце відбування покарання, звільненні або смерті контрольно-строкова картка засудженого вилучається з картотеки й долучається до його особової справи.

У виховних установах на засуджених, яким у поточному році виповнюється 18 років, заповнюються контрольні картки, з яких складається картотека на один рік. Контрольні картки розташовуються за датами виповнення засудженим 18 років (місяцем та днем). При переміщенні неповнолітнього засудженого в іншу установу контрольна картка долучається до його особової справи.

Відомості про наявність та пересування засуджених складаються кожного дня за добу, що минула, на підставі даних про засуджених, які перебувають на обліку, та документів про надходження та вибуття засуджених за минулу добу. Одержані дані звіряються з результатами перевірок наявності засуджених і відображаються в журналі обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ за кожну минулу добу.

Дані кількісного обліку засуджених мають збігатися з та фактичною наявністю засуджених в установі кількістю документів персонального обліку (особових справ засуджених).

Особова справа є основним обліковим документом засудженого (особи, взятої під варту). Вона складається з двох частин, вкладається в обкладинку встановленого зразка і комплектується документами, що засвідчують особу та підтверджують законність тримання її в установі (СІЗО), звільнення з неї, а також відображають процес її тримання в установі (СІЗО). Перелік документів, долучених до особової справи, зазначається в описі, який ведеться окремо для першої та другої частини справи.

В одному томі особової справи може бути не більш ніж 250 аркушів. У разі, якщо кількість аркушів перевищує встановлену норму, формується наступний том особової справи.

До першої частини особової справи долучаються такі документи:

- судові рішення;

- Протокол про затримання особи (якщо таке мало місце);

- розпорядження Департаменту про виконання указів Президента України щодо помилування;

- рішення Апеляційної та Регіональної комісій;

- копія довідки про звільнення;

- довідка ДІТ при МВС України про наявність чи відсутність судимості;

- документи про смерть особи.

До другої частини особової справи долучаються документи. Які відображають процес тримання особи в СІЗО та відбування засудженим покарання в установі.

До особової справи долучаються також інші документи, які мають відношення до конкретної особи (характеристики, подання, постанови про заохочення, стягнення тощо).

В установі особові справи обов'язково реєструються в журналі обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ, а в СІЗО - в добових відомостях обліку доставлених осіб.

Відлік реєстраційних номерів особових справ осіб, які прибули до установи (СІЗО), починається з першого січня кожного року.

Реєстраційний номер особової справи особи, взятої під варту, складається з порядкового номера та двох останніх цифр року.

Реєстраційний номер особової справи засудженого складається з порядкового номера із зазначенням першої літери прізвища засудженого та двох останніх цифр року.

Особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) зберігаються в належному порядку, до них акуратно підшиваються всі документи, долучені до особової справи. Дані про усі долучені до особової справи документи обов'язково заносяться до опису, який складається окремо на першу та другу частини особової справи.

В опис документів, долучених до другої частини особової справи, заносяться також медичні картки, конверт з особистими документами засуджених та копіями судових документів. Цей опис складається на внутрішньому боці другої сторінки обкладинки особової справи. При включенні в опис паспорта необхідно вказати його серію, номер, ким і коли він виданий. Особисті документи видаються особам при їх звільненні з установи під їх підпис в описі.

Обкладинки особових справ, які під час роботи з ними прийшли в непридатний для використання стан, замінюють новими. У цьому разі дані про переміщення засудженого (особи, взятої під варту) та інші дані переписуються зі старої обкладинки на нову і підписуються начальником підрозділу, після чого стара обкладинка знищується. Усі інші документи особової справи, у тому числі описи першої та другої частин, із особової справи не вилучаються.

У разі виявлення підрозділом СІЗО невідповідностей у судових рішеннях, до особової справи осіб, які підлягають направленню для відбування покарання до установ, долучаються довідки довільної форми з інформацією про встановлені дефекти.

У разі, якщо виявлені помилки або неточності в судових рішеннях впливають на призначений строк відбування покарання, термін якого спливає найближчим часом, підрозділ СІЗО негайно інформує суд, який постановив дане рішення, а також прокурора, який здійснює нагляд за СІЗО. Початок строку відбування покарання засудженого вираховується згідно з судовими рішеннями, а коли особу було взято під варту після винесення обвинувального вироку, то згідно з документом про взяття під варту.

Якщо строк покарання визначений у місяцях та днях, то вирахування точної дати закінчення строку проводиться в такому порядку: до дати початку строку покарання додається кількість місяців, а потім, починаючи з наступного дня, - відповідна кількість календарних днів.

Особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) зберігаються в сейфах чи металевих шафах в алфавітному порядку. Особові справи різних категорій засуджених (осіб, взятих під варту) зберігаються окремо.

Для тимчасового користування (на строк не більше п'яти діб) особові справи видаються персоналу оперативної служби установи (СІЗО), начальнику установи (СІЗО), першому заступнику та заступнику із соціально-психологічної роботи. Видача та повернення особових справ реєструються в журналі обліку особових справ, виданих у тимчасове користування.

Інші службові особи установи (СІЗО) (начальники відділень соціально-психологічної служби, психологи, вихователі, персонал медичної частини, працівники відділу нагляду та безпеки) ознайомлюються з особовими справами засуджених (осіб, взятих під варту) безпосередньо у приміщенні розташування підрозділу, де для цього обладнуються окрема кімната або робочі місця.

Безпосередньо підрозділ установи (СІЗО) надсилає особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) тільки за письмовими запитами суду та органів прокуратури. На письмове прохання інших органів та установ особові справи надсилаються з дозволу керівників територіальних органів Департаменту або осіб, які виконують їх обов'язки.

При направленні особової справи засудженого (особи, взятої під варту), який тримається в установі (СІЗО), з неї вилучаються оригінали судових рішень, на підставі яких засуджений (особа, взята під варту) відбуває покарання (тримається під вартою), а до особової справи долучаються їх копії.

Особові справи осіб, які вчинили втечу з установ (СІЗО), негайно передаються до оперативних частин цих установ (СІЗО).

Якщо особову справу засудженого (особи, взятої під варту) було втрачено, то вона підлягає терміновому відновленню. Для цього необхідно провести дактилоскопірування та виготовити фотокартки особи, ґрунтовно опитати особу з одночасним порівнянням відповідей із записами, які знаходяться в облікових документах (картках). Установа (СІЗО) направляє до суду запити для отримання копій судових рішень, які є підставою для тримання особи в установі (СІЗО).

У разі потреби для встановлення особи та її даних використовуються дактилоскопічний та алфавітний облік Департаменту інформаційних технологій при МВС та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ.

На підставі матеріалів опитування та тих матеріалів, що знаходяться в облікових документах, робиться письмовий висновок, який після затвердження керівником територіального органу управління Департаменту є підставою для тримання в установі (СІЗО) особи до одержання копії судових рішень.

На обкладинці відновленої особової справи ставиться напис "Відновлена".

У випадках виявлення в особових справах неточностей щодо строку покарання, дат звільнення та сумнівів стосовно будь-яких документів такі особові справи засуджених визнаються дефектними, підлягають обліку в журналі обліку дефектних справ і зберігаються окремо від інших . Після одержання уточнених документів із відповідних органів внесення до дефектних справ необхідних змін вони долучаються до основної частини особових справ.

Після надходження від медичної служби установи (СІЗО) інформації про смерть засудженого (особи, взятої під варту) негайно повідомляється один з близьких родичів померлого, а до РАЦС подаються необхідні документи для реєстрації факту смерті.

До особової справи померлої особи долучаються: копія сповіщення близьким родичам про смерть, копія повідомлення (заяви) про смерть в орган РАЦС, копія свідоцтва про смерть, акт про нещасний випадок (якщо смерть сталася внаслідок нещасного випадку), матеріали службового розслідування, акт судово-медичного експерта про розтин трупа, акт про поховання або акт про передачу родичам тіла померлого, квитанції про вислання (видачу) законним спадкоємцям особистих речей, грошей та коштовностей померлої особи.

Якщо смерть засудженого (особи, взятої під варту) сталася під час його конвоювання, то його тіло та речі здаються підрозділом, який здійснював конвоювання, до найближчого органу внутрішніх справ на транспорті, про що складається акт у трьох примірниках, один з яких передається органу, якому було передано тіло померлого.

У цьому разі повідомлення (телеграма) одному з близьких родичів померлого готується та надсилається органом внутрішніх справ на транспорті, який прийняв його тіло.

Особова справа померлого передається посадовою особою конвойного підрозділу МВС до штабу військової частини, який пересилає її з одним примірником акта до установи (СІЗО), що відправляла цього засудженого (особу, взяту під варту). Вказана особова справа у місячний термін здається для зберігання до архіву територіального органу управління у Державного департаменту України з питань виконання покарань.

Є певні особливості у обліку осіб, тимчасово вибулих зі слідчого ізолятора. Тимчасово вибулою вважається особа, яка вибуває із СІЗО без особової справи на строк не більше однієї доби.

Підставою для видачі особи, взятої під варту, конвою є належним чином оформлена письмова вимога суду або слідчого органу, за яким рахується ця особа.

Підрозділ СІЗО, отримавши вимогу, готує заявку на конвоювання осіб, взятих під варту, яка не пізніше як за одну добу до часу проведення судового засідання надсилається командиру частини (начальнику органу внутрішніх справ) або вручається начальнику конвою після прибуття його в СІЗО для приймання осіб, взятих під варту.

Напередодні відправлення осіб, взятих під варту, до судового або слідчого органу підрозділ здає черговому їх особові справи під підпис з листом слідчого чи судового органу про доставляння цих осіб.

Черговий записує прізвища цих осіб у добову відомість обліку тимчасово вибулих і забезпечує їх відправлення, а при поверненні їх в СІЗО робить відповідну відмітку в добовій відомості.

Якщо особа, яка тимчасово вибула із СІЗО, протягом доби не буде повернута, черговий зобов'язаний з'ясувати причину і відмітити про це в добовій відомості обліку тимчасово вибулих.

Якщо встановлено, що особа не повернута до СІЗО у зв'язку зі звільненням з-під варти, СІЗО робить запит до суду або до слідчого органу щодо надання копії рішення, на підставі якого її було звільнено.

Загалом практика свідчить, що на рівні слідчих ізоляторів та установ виконання покарань , крім передбачених інструкціями, ведуться і різні додаткові, допоміжні оперативні обліки засуджених, необхідні для організації роботи різних частин і служб / нагляду та безпеки ,виробничої , медичної тощо/. Такі обліки містять у собі відомості про кількість засуджених, їх соціально-демографічний склад, стан дисципліни та інше і можуть використовуватися для відновлення основних облікових документів на засуджених у разі їх втрати.