§ 2. Формуляр документа

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за за­твердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які на­зиваються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель

побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

1. державний герб;

2. емблема організації чи підприємства;

3. зображення державних нагород;

4. код установи, організації, підприємства;

5. код форми документа;

6. назва міністерства або відомства (вищої організації або за­мовника);

7. повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа;

8. назва структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10. назва виду документа;

11. дата;

12. індекс;

13. посилання на індекс та дату вхідного документа;

14. місце складання або видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. гриф затвердження;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту;

20. відмітка про контроль;

21. текст;

22. відмітка про наявність додатка;

23. підпис;

24. гриф узгодження;

25. візи;

26. печатка;

27. відмітка про засвідчення копій;

28. прізвище виконавця та номер його телефону;

29. відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

30. відмітка про перенесення відомостей на машинний носій;

31. відмітка про надходження.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк — це друкована стандартна форма документа з рекві­зитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють кон­кретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного ха­рактеру.