logo
украинское деловое общение

Розділ l загальні вимоги до складання та оформлення документів § 1 Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фік­сує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єк­тивність.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному по­рядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу’.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції,

оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

1 ДСТУ 2732 — 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. — Чинний з 01.07.95.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інфор­маційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо­бового складу;

напрямкомвхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й ду­же термінові:

ступенем гласності секретні й несекретні (для службового

користування). Секретні документи мають угорі праворуч позна­чення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призво­дить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

складністю прості {односкладові) й складні;

строками зберігання постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації— оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх ство­рення називаються діловодством.