§ 4. Вимоги до тексту документа і-

Основою службового документа є текст, який має чітко й пере­конливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: рступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у за­кінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

• Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопо­четься...

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

•Ф Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

ф- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

• Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ;

Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги... ; У порядку обміну досвідом...; У зв ’язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

ф- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Вра­ховуючи... ; Беручи до уваги... ; Розглянувши...; Вважаючи...

ф- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

•Ф Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки —■ після опорного слова; вставні слова на початку речення).

■ф Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто.заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не ви­словили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції...

2*

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то то­ді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; від­кликати працівників...

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструк­ції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

• Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними прави­лами: р-н, обл., км, напр., канд. філал. наук.

■0- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...