Управление делами аппарата

Основные задачи управления:

– документационное обеспечение управления в администрации муниципального образования:

• подготовка и выпуск постановлений и распоряжений Главы, администрации города;

• обеспечение своевременного прохождения и исполнения документов в администрации города;

• организация хранения документов, их систематизация, ведение сводной номенклатуры дел (рис. 8);

• подготовка наградных материалов;

• материально-техническое и организационное обеспечение деятельности администрации:

• изготовление печатей, штампов, удостоверений, бланков, журналов и т. д.;

• размещение и материально-техническое обеспечение работы всех служб администрации (содержание помещений, транспортное обслуживание, пожарная безопасность и т. д.);

• организация службы протокола (подготовка официальных встреч, церемоний, стенографирование, протоколирование и т. д.)

Рис. 8. Структура управления делами

Архивный отдел управления делами

Основные задачи отдела:

1) обеспечение сохранности и учета документов администрации города, представительного органа, Думы, муниципальных учреждений, предприятий города;

2) комплектование архива документами по личному составу;

3) организационно-методическое руководство деятельностью аппарата Главы муниципального образования представительного органа администрации, предприятий, учреждений по вопросам делопроизводства и архивного дела;

4) контроль за соблюдением законодательства об архивном фонде и архивах, нормативных правовых актов по документационному обеспечению управления в муниципальном образовании, на предприятиях и в организациях города.

Отдел внешнеэкономических связей аппарата

Основные задачи отдела:

1) систематизация и координация внешнеэкономической деятельности муниципального образования в области финансового, культурного, инвестиционного, социального и научно-технического сотрудничества с муниципальными образованиями России, ассоциациями, межрегиональными объединениями, иностранными партнерами (правительственные и неправительственные организации, фонды, объединения, государственные образования, муниципальные образования и т. д.), в т. ч.

2) развитие и укрепление связей с городами-побратимами;

3) оказание содействия предприятиям города в установлении внешнеэкономических связей, в поиске деловых партнеров для создания совместных производств, открытии представительств инофирм в муниципальном образовании.

Комитет по юридической работе

Основные цели и задачи комитета:

– обеспечение деятельности Главы муниципального образования как высшего должностного лица органа местного самоуправления и администрации в полном соответствии с действующими законодательствами Российской Федерации и субъекта федерации, контроль за соответствием законодательству правовых актов, принимаемых Главой и Администрацией;

– приведение действующих нормативных правовых актов Главы и Администрации в соответствие с федеральным и региональным законодательствами.

Функции комитета:

1. Проверка и согласование проектов правовых актов, принимаемых Главой муниципального образования и Администрацией.

2. Проверка и согласование заключаемых Главой муниципального образования, заместителями Главы гражданско-правовых договоров.

3. Подготовка проектов документов правового характера Главы муниципального образования, заместителей Главы по вопросам, относящимся к компетенции органов местного самоуправления, в том числе подлежащим внесению на рассмотрение представительного органа.

4. Рассмотрение протестов, представлений прокуратуры на принимаемые Администрацией, Главой правовые акты.

Согласование ответов на представления, протесты органов прокуратуры, рассмотрение которых было поручено структурным подразделениям Администрации муниципального образования.

5. Ведение претензионной работы, представление интересов органов местного самоуправления при рассмотрении дел в суде, арбитражном суде, правоохранительных органах и иных государственных органах.

6. Рассмотрение жалоб и заявлений граждан.

7. Консультации по правовым вопросам работников Администрации и социально незащищенных категорий граждан.

8. По поручению Главы муниципального образования дает заключения по отдельным правовым вопросам.

9. Взаимодействие с прокурором по вопросам соблюдения законности при издании Администрацией нормативных правовых актов.

10. Систематизация законодательства.

11. Поэтапное приведение нормативных правовых актов органа муниципального образования в соответствие с действующим законодательством.

Комитет возглавляет председатель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой муниципального образования. В случае временного отсутствия председателя (отпуск, болезнь и др.) исполнение обязанностей председателя возлагается по его предложению на одного из работников комитета.

Председатель представляет комитет по вопросам, входящим в компетенцию комитета, а именно:

– организует работу комитета и несет ответственность за выполнение задач, возложенных на комитет;

– утверждает положение об отделах комитета, определяет обязанности работников, утверждает должностные инструкции работников;

– вносит предложения по структуре и штатам комитета, назначению на должность и увольнению работников комитета, их поощрению и привлечению к дисциплинарной ответственности;

– издает приказы, обязательные для исполнения работниками комитета.

Комитет по контролю и обращениям граждан

Комитет по контролю и обращениям граждан муниципального образования (далее именуется – Комитет) является структурным подразделением аппарата Главы муниципального образования. Комитет подчиняется руководителю аппарата. Непосредственное руководство комитетом осуществляет председатель.

В состав комитета входят:

– приемная по личным обращениям граждан;

– приемная по письменным обращениям граждан;

– сектор контроля.

Структура и штатное расписание комитета определяются в соответствии с общей схемой местного самоуправления.

Правовую основу деятельности комитета составляют Конституция Российской Федерации, Законы РФ, Устав муниципального образования, соответствующие нормативные правовые акты и инструкции, регулирующие порядок работы с обращениями граждан, контроль и проверку исполнения и Положение.

Основные задачи и функции комитета:

1. Организует централизованный учет письменных обращений граждан, поступивших в администрацию города.

2. Обеспечивает в соответствии с Порядком разрешения обращений граждан, направление обращений граждан в соответствующие структурные подразделения администрации, отдельным должностным лицам для решения поставленных в них вопросов, своевременное и объективное разрешение ими письменных и устных обращений, организует в необходимых случаях проверки фактов, изложенных в обращениях граждан, с выездом на место.

3. В приемной по личным обращениям ведет прием граждан, обратившихся в администрацию города, проводит с ними беседы, дает консультации по интересующим вопросам, в зависимости от характера вопросов направляет посетителей в соответствующие организации или в структурные подразделения администрации города.

В случае необходимости производит запись на прием к должностным лицам администрации города в соответствии с утвержденным Порядком организации личного приема граждан в администрации.

Самостоятельно принимает решения по вопросам граждан не требующим изучения или проверки.

Запрашивает ежемесячно от структурных подразделений администрации данные о личном приеме граждан и результатах рассмотрения их просьб.

4. Обеспечивает в установленном порядке своевременное сообщение гражданам в письменной или устной форме о принятых по их обращениям мерах, а в случае отклонения – о мотивах отказа.

5. Анализирует и обобщает устные и письменные обращения граждан, готовит предложения по устранению причин, порождающих жалобы.

6. Изучает опыт работы с письменными и устными обращениями граждан в структурных подразделениях администрации, оказывает им методическую помощь.

7. Осуществляет контроль за выполнением постановлений и распоряжений Главы муниципального образования, его заместителей, поручений административного совета, деловых документов.

8. Организует исполнение поступающих в администрацию решений, постановлений, распоряжений и других нормативных документов вышестоящих органов управления, документов прокурорского реагирования.

9. Организует и контролирует работу по рассмотрению и исполнению просьб и предложений граждан, поступающих в процессе проведения «прямых линий», анализирует их и готовит соответствующую информацию.

10. Анализирует состояние работы по исполнению решений, распоряжений и других, находящихся на контроле документов.

Информатизация в муниципальном образовании

Бурное развитие цивилизации в XIX-XX вв. привело к возникновению нового глобального ресурса, играющего ключевую роль в жизни общества, – информации. Развитые страны фактически вступили в эпоху постиндустриального, информационного общества. Если ранее наибольшее влияние имели энергетические и материальные потоки, то сегодня решающее значение принимают информационные потоки, являющиеся решающим фактором процессов управления. В последнее время наблюдается скачкообразный рост объема потребляемой и производимой информации всеми субъектами жизни общества. В этой связи очень важно упорядочить взаимоотношения собственников и потребителей информации с целью наиболее полного и качественного удовлетворения информационных потребностей населения, хозяйствующих субъектов, органов местного самоуправления и государственной власти. Именно эти цели преследует информатизация – организационный социально-экономический и научно- технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Основные аспекты информатизации:

– информационные ресурсы;

– информационные технологии – технологии сбора, обработки, хранения, предоставления и защиты информации;

– телекоммуникационная инфраструктура – распределенные сети доступа к информационным ресурсам;

– организационные мероприятия;

– обучение пользователей;

– сервисное обслуживание техники и технологий, внедрение и сопровождение программного обеспечения.

Основу информатизации составляет внедрение и использование новых информационных технологий, реализующих более эффективные приемы и способы сбора, обработки, хранения и предоставления информации. Применение передовых информационных технологий в сфере управления дает большой социально-экономический эффект, поскольку приводит к повышению эффективности местного самоуправления за счет ускорения процесса подготовки и принятия управленческих решений, повышения их качества и прогнозируемости, эффективного использования бюджетных средств. Внедрение новых информационных технологий – важнейшее направление информатизации органов местного самоуправления.

Применение современных информационных технологий базируется на современных средствах связи, поскольку основу большинства систем составляют распределенные сети доступа к информационным ресурсам. Развитие телекоммуникационной инфраструктуры – фундамент информатизации.

Формирование информационных ресурсов, их пополнение, защита и эффективное использование – важнейшие задачи информатизации. Разработка и применение единых стандартов, протоколов, форматов, правил и процедур обработки информации обеспечат быстрый и надежный доступ к различным базам и банкам данных, обеспечат требуемый уровень информационной безопасности.

Организационные мероприятия в рамках информатизации призваны упорядочить взаимоотношения собственник потребитель информации.

Широкий спектр задач информатизации связан с расширением учебно-методической базы, модификацией и адаптацией имеющегося технического и программного обеспечения, сервисным обслуживанием техники и т. д.

Решение такой сложной, многогранной задачи как информатизация, требует соответствующей организации и упорядочивания работ, выделения направлений, этапов и т. д. Процесс информатизации, как и любой другой процесс, должен быть управляем. Эту задачу призван решать орган по информатизации администрации муниципального образования (управление, комитет, центр, отдел).

Развитие информационных и коммуникационных технологий в Российской Федерации определяется целым рядом факторов, создающих искусственные препятствия для ускорения информатизации, для широкого внедрения и эффективного использования информационных и коммуникационных технологий в государственном и негосударственном секторах экономики, для развития отечественного сектора по производству информационных и коммуникационных технологий. К числу таких негативных факторов относятся:

1) несовершенная, неполная и устаревшая нормативно-правовая база, разрабатывавшаяся без учета возможностей, предоставляемых современными информационными технологиями, изначально ориентированная на ограничительный подход по отношению к доступу граждан и хозяйствующих субъектов к информации;

2) недостаточное развитие современных информационных технологий в области государственного и муниципального управления, создающее барьеры для ускоренного распространения информационных и коммуникационных технологий в остальной части экономики и общества; неготовность органов власти всех уровней к применению эффективных технологий управления и организации взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами;

3) затратный, не стимулирующий эффективный возврат инвестиций характер существующей практики использования бюджетных средств, выделяемых на реализацию программ информатизации;

4) недостаточное внимание к уровню подготовки кадров, как в области создания, так и в области использования информационных технологий;

5) высокий уровень монополизации в области инфраструктуры телекоммуникаций, являющийся следствием высоких входных барьеров и приводящий, в отсутствии должного регулирования, к нерыночным перекосам в тарифной политике;

6) узкотехническое понимание роли и возможностей информационных и коммуникационных технологий, низкая культура работы с ними.

Эти проблемы, описанные в рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия», имеют общий для всех муниципальных образований характер.

Муниципальные информационные ресурсы. Правовое регулирование информатизации

В подразделениях органов управления муниципального образования собраны и используются информационные ресурсы различной тематической направленности. В Муниципальном регистре баз и банков регистрируются различные базы данных, земельный кадастр, муниципальная собственность, население, инфраструктура, бюджет, нормативные документы и др. Важно, чтобы эти базы данных не дублировали информацию, а их совместное использование для проведения сложных форм анализа в целях принятия управленческих решений было возможным.

Имеющаяся нормативно-правовая база позволяет создавать единую информационную базу данных органов местного самоуправления.

Наиболее острой проблемой в области правового регулирования информатизации является защита прав собственника информационных ресурсов при сборе, обработке и хранении информации. Распространение информационных технологий привело также к необходимости законодательного решения проблем обеспечения безопасности компьютерной информации, ее целостности и сохранности.

В настоящее время приняты законы РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных», «Об информации, информатизации и защите информации», регулирующие отношения в области формирования и использования информационных ресурсов, в области защиты информации и прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Приняты законы субъектов Российской Федерации. Данные законы определяют компетенцию органов государственной власти и местного самоуправления в сфере информатизации и защиты информации. Однако требуется их конкретизация и дальнейшее развитие с учетом особенностей муниципального уровня.

Для упорядочивания информационных отношений при работе с информационными ресурсами муниципального образования принимаются положения о муниципальных базах и банках данных. Они являются практическим руководством по работе с муниципальными базами данных. Действуют положения о муниципальных информационных ресурсах и о защите информации.

Основные направления информатизации органов местного самоуправления

Разработанная специалистами автоматизированная система казначейского исполнения бюджета позволяет полностью контролировать все расходы всех муниципальных учреждений и предприятий, финансируемых из местного бюджета. Она построена на принципах масштабируемости, гибкости и открытости, используется клиент-серверная технология. Построение данной системы ведется сверху – вниз. Т. е. сначала был введен в эксплуатацию основной модуль, обслуживающий департамент финансов, затем были введены модули в организациях – прямых бюджетополучателях, далее дошла очередь до главных распорядителей кредитов. На последнем этапе устанавливается программное обеспечение в муниципальных учреждениях. С вводом в эксплуатацию всей системы полностью автоматизируется бюджетный процесс, начиная от подачи предварительных заявок на следующий календарный год и заканчивая получением итоговых бухгалтерских отчетов. Еще один немаловажный плюс от внедрения данной системы – это установление единого стандарта в бухгалтерском учете в муниципальных учреждениях и предприятиях, что, несомненно, приведет к повышению его качества.

Автоматизированная система делопроизводства и документооборота позволяет не только регистрировать все существующие сегодня виды документов, но и отслеживать весь ход их исполнения, контролировать сроки, получать развернутые отчеты как статистические, так и по исполнительской дисциплине, а также иметь быстрый доступ к электронным экземплярам документов. Система построена по технологии клиент-сервер, сертифицирована в России. Весь поток входящих и исходящих документов органов местного самоуправления регистрируется в данной системе, а большая часть документов доступна в электронном виде. Это существенно повышает исполнительскую дисциплину, сокращает сроки прохождения документов, позволяет населению оперативно получать информацию о ходе рассмотрения документов.

Автоматизированная система проведения заседаний позволяет подготавливать и проводить заседания органов управления муниципального образования на качественно более высоком уровне. Она состоит из локальной сети, сервера баз данных, рабочих мест оператора заседания и звукооператора, рабочих мест постоянных участников заседаний. Рабочие места участников заседаний организованы с использованием портативных компьютеров типа «Палм». Это позволяет участникам заседания не только проводить автоматическую регистрацию присутствующих и голосования, но и подавать заявки на различные виды выступлений, вызывать помощника в зале, обмениваться информацией между собой по локальной сети. Вся система обеспечивает автоматическое составление протокола заседания, а имеющийся в ее составе стенограф позволяет автоматизировать процесс расшифровки стенограммы заседания.

Использование современных информационных технологий в организации заседаний позволило организовать прямую трансляцию звукового сопровождения в Интернет. Теперь любой гражданин, где бы он не находился, может услышать заседание органов местного самоуправления в прямом эфире.

В муниципальных образованиях ведется база данных населения. При этом используется программное обеспечение, база регистрируется в Муниципальном регистре баз и банков данных. База населения является основой для всех информационных систем, ориентированных на работу с населением, таких как: «Муниципальный регистр предприятий и предпринимателей», «Единый расчетный центр», «Адресная социальная помощь», «Управление работой с персоналом», и для формирования списков избирателей. Автоматизированная система «Муниципальный регистр населения» разрабатывается в технологии клиент-сервер с учетом необходимости ее стыковки с другими системами.

Городской кадастр на геоинформационной основе

Данная система предназначена для работы с пространственно распределенными данными, которые наиболее удобно представлять в картографическом представлении. К таким данным относятся, прежде всего, адресный план города, включающий в себя все здания и сооружения, улицы, транспортные артерии, границы округов и городскую черту и др., а также тематические слои различной направленности: коммуникации, территории, границы избирательных округов и центры голосования, зафиксированные места продажи наркотиков и многое другое. Городской кадастр предназначен в первую очередь для проведения пространственного анализа, например – плотность населения, степень загрязненности территории, уровень преступности, размещение органов внутренних дел и др. Информация в городском кадастре должна оперативно обновляться из многих мест, его пользователями также будут многие подразделения администрации, поэтому он представляет из себя очень сложную, распределенную систему, строить которую имеет смысл только в случае наличия крупного потребителя информации – аналитического центра.